Berichtsanforderungen des ACA für Arbeitgeber

Das Arbeitgebermandat des Affordable Care Act ist in vollem Umfang wirksam. Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Vollzeitbeschäftigten (und ihren unterhaltsberechtigten Kindern) ab 2015 ein gewisses Maß an Krankenversicherung anbieten und ab 2016 (für das Kalenderjahr 2015) spezifische IRS-Meldepflichten erfüllen müssen. Arbeitgeber müssen das Mandat einhalten oder müssen mit einer Steuerstrafe rechnen.

Welche Arbeitgeber sind betroffen?

Das Arbeitgebermandat betrifft in erster Linie große Arbeitgeber mit 50 oder mehr vollzeitäquivalenten Mitarbeitern (bekannt als "anwendbarer großer Arbeitgeber").

Anwendbare große Arbeitgeber, die das Arbeitgebermandat nicht einhalten, müssen mit einer Strafe von $ 2 000 oder $ 3 000 rechnen, wenn einer oder mehrere ihrer Vollzeitbeschäftigten (Arbeitnehmer, die im Durchschnitt mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten) Erwerbsdeckung in einer staatlichen oder föderalen Börse und qualifizieren sich für eine Subvention.

Eine potenzielle jährliche Strafe von $ 2.000 ($ 166.67 pro Monat) könnte gegen jeden Vollzeitbeschäftigten festgesetzt werden, wenn dieser Arbeitgeber es versäumt, mindestens 95% seiner Zeit Mitarbeiter und ihre Angehörigen (70% im Jahr 2015), und nur ein Vollzeit-Mitarbeiter qualifizieren sich für eine Subvention.

Darüber hinaus kann, selbst wenn der Arbeitgeber die Mindestanforderung für die wesentliche Deckung erfüllt, eine jährliche Strafe von $ 3.000 ($ 250.00 pro Monat) immer noch für jeden Vollzeitbeschäftigten, der sich für eine Subvention qualifiziert, berechnet werden, wenn die angebotene Deckung nicht Erfüllen sowohl eine Erschwinglichkeits- als auch eine Mindestwertanforderung.

Dies bedeutet, dass der Versicherungsschutz dem Arbeitnehmer nicht mehr als 9,5% seines Einkommens für die Abdeckung durch Arbeitnehmer (als sicherer Hafen) und einen versicherungsmathematischen Wert von 60% oder Mehr.

Ein anwendbarer großer Arbeitgeber muss dem Internal Revenue Service (IRS) auch melden, dass seine Deckung diese Anforderungen erfüllt.

Um diese Informationen zu melden, haben die Arbeitgeber neue Berichtspflichten gemäß Internal Revenue Code Section 6055 und 6056.

Diese Abschnitte verlangen von Arbeitgebern und Krankenkassen, dem IRS Deckungsinformationen zu melden und den Mitarbeitern die Informationen bereitzustellen, über die sie Bericht erstatten müssen. ihre eigenen individuellen Steuererklärungen.

Mit den Meldepflichten verknüpfte Formulare

Die folgenden Formulare sind mit dem Einzelmandat verknüpft (Kodex-Abschnitt 6055):

• Form 1094-B: Dies ist das Übermittlungsformular, das der Arbeitgeber für die Einreichung verwendet. die Formulare 1095-B.
• Formular 1095-B : Versicherungsgesellschaften werden dieses Formular bis zum 31. Januar 2016 ausstellen, wenn der Gesundheitsplan des Arbeitgebers vollständig versichert ist und als Beleg für die Deckung der individuellen Steuererklärungen 2015 verwendet wird. Die Formulare 1095-B , die für jeden gedeckten Mitarbeiter (und Angehörige) erstellt werden, müssen ebenfalls bis zum 29. Februar 2016 (31. März 2016 bei elektronischer Anmeldung) beim IRS eingereicht werden.
• Für Arbeitgeber, die selbstversicherungspflichtige Pläne unterstützen, kann der Arbeitgeber entweder das Formular 1095-B ausfüllen oder den Prozess vereinfachen und Abschnitt III des Formulars 1095-C ausfüllen. (nachfolgend diskutiert).

Die folgenden Formulare sind dem Arbeitgebermandat (Code Section 6056) zugeordnet:

• Formular 1094-C: Dies ist ein Übermittlungsformular, das kumulative Informationen über die Mitarbeiter des Arbeitgebers und dessen Deckungsangebote enthält.
• Formular 1095-C: Der Arbeitgeber muss das Formular 1095-C im Auftrag aller Vollzeitbeschäftigten bis zum 31. Januar 2016, vorbereiten und beim IRS einreichen (zusammen mit dem Formular 1094-C ) bis spätestens 29. Februar 2016 (31. März 2016, bei elektronischer Anmeldung) .
  Arbeitgeber mit 50 oder mehr vollzeitäquivalenten Mitarbeitern müssen die Teile I und II dieses Formulars im Auftrag eines Vollzeitmitarbeiters ausfüllen, unabhängig davon, ob sie eine Deckung erhalten oder nicht. Wenn der Arbeitgeber seine gesundheitlichen Vorteile selbst versichert, muss er auch Teil III ausfüllen. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber ein vereinfachtes Formular 1095-C für jene nicht vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter vorbereiten, die im Plan eingeschrieben sind, um die Anforderungen gemäß Code Section 6055 zu erfüllen.
• Diese Formulare sind dem IRS zu verdanken. bis zum 29. Februar 2016, falls per Papier eingereicht, oder bis zum 31. März 2016, sofern elektronisch eingereicht. Beachten Sie, dass eine elektronische Übermittlung von Arbeitgebern mit einer Rendite von 250+ erforderlich ist. Dies wird jedes Jahr weitergehen.

IRS-Indikatorcodes

Ein Arbeitgeber benötigt ein klares Verständnis der IRS-Indikatorcodes als kritische Komponente bei der Vorbereitung auf die Berichterstattung. Ein Arbeitgeber sollte ein starkes Verständnis dafür haben, wie die Erschwinglichkeit des Anteils des Mitarbeiters an den Kosten (Berechnung, Formel usw.) bestimmt werden kann, ob es für jeden Vollzeitangestellten ein Deckungsangebot gibt und ob die Gesundheitsfürsorge war für die eingeschriebenen Angestellten erschwinglich.

Erste Schritte: Erstens müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Abrechnungssysteme und / oder Leistungsverwaltungssysteme auf dem neuesten Stand und bereit sind, die für die Berichterstattung erforderlichen Informationen zu erfassen und zu speichern. Arbeitgeber sollten heute mit ihren Lohnabteilungen oder -verkäufern beginnen, eine Strategie zu entwickeln, und die Einbeziehung von Beratern in Erwägung ziehen, damit sich ihre Unternehmen auf die Einhaltung vorbereiten können.

Die Personal-, Nutzen- und Finanzteams eines Unternehmens spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle bei der Vorbereitung einer Berichtsstrategie. Emittenten von Krankenversicherungen, Makler, Wirtschaftsprüfer oder Steuer- und Finanzberater und manchmal Administratoren von Drittparteien sind Partner, die ein Arbeitgeber benötigt, um die Erfassung und Berichterstattung von Versicherungsinformationen genau zu unterstützen.

Die Arbeitgeber sollten sich so bald wie möglich mit diesen Partnern treffen und sie in eine Berichterstattungsstrategie einbinden.

Sanktionen und Erleichterungen: Anwendbare Arbeitgeber werden mit allgemeinen Strafvorschriften gemäß Code Section 6721 konfrontiert (Nichteinreichung korrekter Informationserklärungen) und Abschnitt 6722 (keine korrekte Zahlungsempfängererklärung) . Im Großen und Ganzen reichen die Strafen von $ 100 bis zu $ ​​1.5 Million für das Unterlassen, abzulehnen oder falsch einzureichen.

Wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er sich in gutem Glauben bemüht hat, die Berichtspflichten zeitnah und genau einzuhalten, kann eine kurzfristige Befreiung von der Meldung von Sanktionen möglich sein.

Diese Entlastung bietet zusätzliche Zeit, um Prozesse zu entwickeln, erforderliche Daten zu sammeln und die Abdeckungsinformationen des Unternehmens angemessen zu berichten. Daher kann die Vorbereitung im Voraus die Chancen eines Arbeitgebers, eine Strafe zu erhalten, sparen.

Die Takeaway

Arbeitgeber sollten jetzt eine Strategie für die Berichterstattung in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz beginnen. Ein Arbeitgeber sollte sicherstellen, dass er mit seiner Personalabteilung, Lohnbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung, Leistungsverwaltungssystem, Leistungsvermittler / -berater und Steuerberatern zusammenarbeitet, um alle notwendigen Informationen zu erhalten.

Eine Strategie, die diese Partner einschließt, ist der Schlüssel zur korrekten Berichterstattung, um Strafen zu vermeiden und das allgemeine Wohlergehen des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Arbeitgeber, die vorbereitet sind und wissen, was im Voraus geschehen muss, werden letztendlich die Berichtspflichten erfüllen.

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