Einführung
Die Einkaufsfunktion eines Unternehmens ist für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Durch Verhandlungen mit Lieferanten kann eine Einkaufsabteilung die besten Qualitätsartikel zum besten Preis und zur richtigen Lieferzeit erhalten. Auf diese Weise kann eine Firma sicherstellen, dass sie die Teile für ihren Herstellungsprozess zur Verfügung hat, was es wiederum dem Produktionsteam ermöglicht, Qualitätsartikel an den Kunden zu produzieren und zu liefern.
Die Art und Weise, wie ein Einkauf strukturiert ist, hängt direkt von der Art und Weise ab, in der das Unternehmen tätig ist. Eine falsch strukturierte Einkaufsorganisation kann zu höheren Materialkosten und Inkonsistenzen bei der Produktion von Fertigwaren führen, was zu einer Verschlechterung der Kundenzufriedenheit führen kann.
Small Business
Für kleine Unternehmen ist der Einkauf von Materialien ebenso wichtig wie für große Unternehmen. Ein kleines Unternehmen arbeitet schlank, und der Kaufprozess ist zwar einfach, muss aber trotzdem erfolgreich verlaufen. Ein kleines Unternehmen kann einen Einkäufer haben, der alle für das Geschäft erforderlichen Artikel beschaffen muss. Der Vorteil eines einzelnen Einkaufsberaters liegt darin, dass er in der Regel eine persönliche Beziehung zu den Lieferanten hat und schnell handeln kann, wenn Probleme auftreten.
Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Materialien ankommen, wenn sie benötigt werden und zum richtigen Preis.
Wenn Unternehmen wachsen, kann der einzelne Einkäufer leicht überfordert werden und dies kann dazu führen, dass er nicht mehr in der Lage ist, die Anbieter und Lieferungen im Auge zu behalten. Für kleine Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, dass ein wachsendes Unternehmen sicherstellen muss, dass seine Einkaufsabteilung schrittweise wächst, um sicherzustellen, dass die Effizienzgewinne, die geschaffen wurden, erhalten bleiben.
Zentraler Einkauf
Größere Unternehmen verwenden häufig eine zentrale Einkaufsstruktur, in der alle Einkäufer dem Einkaufsleiter unterstellt sind. Die zentrale Einkaufsorganisation wird die Einkaufsanforderungen für das gesamte Unternehmen berücksichtigen. Wenn beispielsweise ein Unternehmen sieben Werke in den USA hat, befindet sich die zentrale Einkaufsorganisation an einem Ort und kauft Artikel für alle sieben Werke.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Unternehmen diese Art der Einkaufsstruktur wählen würden. Durch eine einzige Einkaufsorganisation kann das Unternehmen die Gesamtausgaben des Unternehmens bei Verhandlungen mit Lieferanten nutzen. Dies sollte es der Einkaufsabteilung ermöglichen, den besten Preis und die besten Konditionen von Anbietern zu ermitteln, indem sie ihnen angeboten werden, größere Mengen zu kaufen.
Durch zentralisierte Einkaufsorganisationen können sich auch Einkaufsfachleute auf einen Bereich spezialisieren.Zum Beispiel könnte ein Einkäufer mit Lieferanten zusammenarbeiten, die Stahlprodukte liefern, während sie in einer kleineren Einkaufsabteilung mit Lieferanten aus vielen Branchen zusammenarbeiten müssten.
Unternehmen mögen oft zentrale Einkaufsabteilungen, da sie ihnen einen höheren Grad an Kontrolle über den Kaufprozess geben.
Dadurch, dass der Einkauf in der gesamten Organisation verstreut wäre, gäbe es eine viel größere Anzahl von Mitarbeitern, die in den Prozess involviert sind, und weniger Kontrolle über den Kaufprozess.
Dezentraler Einkauf
Organisationen mit vielen Standorten können ein dezentrales Einkaufsmodell übernehmen. Dies ermöglicht es jeder Einrichtung oder einer Gruppe von Einrichtungen, ihren eigenen Einkauf durchzuführen. Dieses Einkaufsmodell kann dort erfolgreich sein, wo die Unternehmenskultur so gestaltet ist, dass jeder Standort als eigenes Profitcenter fungiert oder ein Geschäft hat, das sich von anderen Standorten unterscheidet. Für Unternehmen, die Unternehmen akquiriert haben, die ihrem Kerngeschäft nicht entsprechen, wäre die dezentrale Einkaufsstruktur angemessener. Lokale Einkaufsorganisationen arbeiten häufig ähnlich wie kleine Geschäftsmodelle, wo sie engere Beziehungen zu lokalen Anbietern haben und bei Bedarf schnell reagieren können.
In Fällen, in denen Einrichtungen die Lieferung von Artikeln in kürzester Zeit erfordern, ist das zentralisierte Einkaufsmodell nicht angemessen. Wenn eine Bevorratung bevorsteht und die Produktion gestoppt wird, kann ein lokaler Lieferant oft noch am selben Tag liefern, wohingegen der zentralisierte Einkauf sich wahrscheinlich an einen nationalen Anbieter richtet, der nicht in der Lage ist, die gleiche Antwort zu bieten.
Viele Unternehmen haben versucht, eine Mischung aus zentralisiertem und dezentralisiertem Einkauf einzuführen, bei der Anlagen die Einkaufsverantwortung für bestimmte kritische Produktionspositionen haben, aber die zentrale Einkaufsorganisation hat die Aufgabe, nicht kritische Artikel zu kaufen.