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Jede Organisation und jedes Unternehmen (von Anwaltskanzleien bis zu produzierenden Unternehmen) benötigen eine Richtlinie, die Besucher an den Arbeitsplatz anspricht. Diese Arbeitsplatzrichtlinien schützen Besucher, Mitarbeiter und Unternehmen im Allgemeinen. Besucher können sich selbst verletzen, andere verletzen oder Sachschäden verursachen. Es gibt auch die Gefahr von Diebstahl (geistig oder körperlich), Sabotage und sogar Terrorismus. Während jede Organisation etwas anderes erfordert (ein Fortune-50-HQ-Büro erfährt viel mehr Besucher als ein kleiner Elektronikfertiger), deckt das folgende Beispiel die Hauptpunkte ab.
Besucherzugangsrichtlinien werden von der Personalabteilung entwickelt, und die meisten Personalfachleute haben entweder eine Richtlinie oder wissen, wie sie eine schreiben können. Wenn nicht, können sie eine von einer professionellen Organisation wie SHRM (Society of Human Resource Management) bekommen.
Eine Fallbeispiel
Zipline International (ein fiktives Unternehmen) ist erfolgreich, weil sie talentierte Fachkräfte einstellen und führende Produkte in ihrer Branche herstellen. Da unbefugte Besucher geistiges Eigentum stehlen, sich in gefährlichen Produktionsbereichen verletzen oder den Mitarbeitern Schaden zufügen können, hat Zipline eine strikte Richtlinie für Besucherzugriffe eingeführt. Die Politik geht weit, um Geschäftsgeheimnisse zu schützen und Besucher und Angestellte zu schützen.
Einchecken und Auschecken
Alle Besucher müssen in dem Besucherverwaltungs-Softwaresystem registriert sein, das von der Rezeptionistin bedient wird. Das System erfasst den Namen und die Firmenzugehörigkeit jedes Besuchers sowie den Zweck und die Dauer ihres Besuchs.
Besucherausweis
Beim Einchecken erhält jeder Besucher ein Foto und erhält ein Lichtbildausweis. Zusammen mit ihrem Foto zeigt das Abzeichen den Namen des Besuchers und die Dauer seines Besuchs an. Das Besucherabzeichen muss zu jeder Zeit getragen werden.
Besucher müssen jederzeit von einem Sponsoring-Mitarbeiter begleitet werden
Alle Besucher müssen während der Dauer ihres Aufenthalts von dem / den Mitarbeiter / innen begleitet werden, den / die sie besuchen.
Diese Anforderung gilt nicht für Besucher von Filialen der Zipline. Sondervereinbarungen können getroffen werden, um Auftragnehmern Rechnung zu tragen, die für langfristige Aufträge eingestellt werden, aber diese Vereinbarungen müssen mit dem Sicherheitsdirektor geklärt werden.
Fotos
Es dürfen keine Fotos ohne vorherige Genehmigung der Rechtsabteilung oder des Sicherheitsdirektors angefertigt werden. Darüber hinaus darf Fotografie, die erlaubt ist, nicht ohne vorherige Genehmigung des Marketingdirektors veröffentlicht werden.
Non-Disclosure
Alle Besucher müssen beim Check-in eine NDA (non-disclosure agreement) unterschreiben.
Gastnetzzugriff
Besucher, die einen Internetzugang benötigen, erhalten einen Gastbenutzernamen und ein Passwort für das drahtlose Netzwerk von Zipline.Zu keinem Zeitpunkt darf ein Gast mit seinem Laptop oder einem anderen mobilen Gerät auf das Intranet des Unternehmens zugreifen.
Die Rolle des Floor Marshall
Jeder Mitarbeiter, der einen Besucher ohne ein Badge bemerkt, sollte sofort die Aufmerksamkeit des designierten Stock Marshalls auf sich ziehen. Der Floor Marshall hat die oberste Verantwortung für die Durchsetzung der Besucherverwaltungspolitik. Im Falle einer Notfallevakuierung druckt die Empfangsdame an der Rezeption eine Liste aller Besucher aus und liefert die Liste an den Stockmarschall im Evakuierungsbereich.
Floor Marshals sind verantwortlich für die Abrechnung aller Besucher während einer Evakuierung.
Haftungsausschluss: Dies ist eine Musterrichtlinie und stellt keine Rechtsberatung dar. Es ist nur als Ausgangspunkt gedacht, um eine Politik zu erstellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Zipline International ist ein fiktives Unternehmen (nach meinem besten Wissen) und der Name wurde nur als Beispiel verwendet, um diese Richtlinie zu schreiben.
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