Betrieb eines Beschaffungskartenprogramms

Die Beschaffungskarte (P-Card) ist eine Form einer Firmenkreditkarte, die an Mitarbeiter ausgegeben wird, die dann Waren und Dienstleistungen erwerben können, ohne die Transaktion im herkömmlichen Kaufverfahren abwickeln zu müssen. als Verwendung von Bestellanforderungen oder Bestellungen.

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Beschaffungskartenprogrammen, von denen einige nur die Verwendung von vom Unternehmen genehmigten Lieferanten beinhalten, während andere die Verwendung eines beliebigen Anbieters zulassen.

Die Einkäufe eines Mitarbeiters mit einer Beschaffungskarte sind in der Regel klein und von geringem Wert. Viele negative Reaktionen auf Beschaffungskartenprogramme zielen speziell auf den Missbrauch der Karte durch die Mitarbeiter ab. Die Vorteile von Beschaffungsprogrammen sind jedoch weitaus größer als die Risiken und Kosten, die mit der Durchführung des Programms verbunden sind.

Vorteile von Beschaffungskarten

Die Regierung der Vereinigten Staaten stellte fest, dass Käufe unter 2500 Dollar nur 2 Prozent der gesamten Staatsausgaben ausmachten, aber 85 Prozent aller Käufe ausmachten. Da die Verwaltungskosten dieser kleinen Einkäufe oft die tatsächlichen Dollarausgaben überstiegen, nahm der Einsatz von Beschaffungskarten in vielen Regierungsabteilungen zu. Eine Regierungsbehörde, das Department of Commerce, schätzte, dass durch die Verwendung von Beschaffungskarten mehr als 22 Millionen US-Dollar pro Jahr an Verwaltungskosten und der Verkürzung der Bearbeitungszeit eingespart wurden.

Durch die Verwendung der Karten konnten sich die Einkaufsabteilungen auf die 15 Prozent der gesamten Beschaffungsausgaben konzentrieren, die 98 Prozent der Gesamtausgaben ausmachen.

Implementieren interner Kontrollen

Der Missbrauch von Beschaffungskarten ist Schlagzeilen, aber oft zeigen diese Missbräuche, besonders in Regierungsabteilungen, normalerweise einen hohen Dollarwert, aber oft weniger als ein halbes Prozent der Gesamtausgaben.

Es kommt jedoch zu Missbrauch, der jedoch kontrolliert werden kann, indem geeignete interne Kontrollen durchgeführt werden, um Verschwendung und Missbrauch zu verringern.

Eine starke Managementrichtung ist entscheidend für ein erfolgreiches Beschaffungsprogramm. Das Management sollte klar definieren, was die erlaubten Verwendungszwecke für die Karte sind, und ihre Strafen für Zahlungsverzug, Betrug und Missbrauch festlegen und auferlegen. Natürlich müssen die Back-Office-Verfahren und Ressourcen vorhanden sein, um die Kontrollen zu implementieren. Wenn es nicht genügend Ressourcen gibt, um den Missbrauch von Beschaffungskarten zu überwachen und damit umzugehen, dann werden die Missbräuche weiter zunehmen und zunehmen, da der Mangel an Engagement im Programm von seinen Nutzern gesehen wird.

Wer erhält eine Karte?

Ein weiterer Nachteil bei Beschaffungskartenprogrammen besteht darin, dass Unternehmen glauben, dass sie allen ihren Mitarbeitern, die Einkäufe tätigen, Karten ausstellen müssen. Das ist nicht der Fall; die Ausgabe einer Beschaffungskarte wird vertrauenswürdig.Ein Unternehmen muss in der Lage sein, dem Benutzer der Karte zu vertrauen, da es tatsächlich das Geld des Unternehmens ausgibt. Es sollte ein Genehmigungsprozess stattfinden, bei dem Mitarbeiter ausgewählt, überprüft und genehmigt werden müssen. Wenn ein Mitarbeiter einen schlechten Kredit hat, sollte er dann eine Firmenbeschaffungskarte erhalten?

Imposante Ausgabenlimits

Wie bei jeder Kreditkarte sollte es ein Kreditlimit für den Nutzer geben.

Kreditkartenunternehmen geben den Karteninhabern eine Begrenzung aufgrund ihrer Zahlungsfähigkeit. Für die Inhaber von Beschaffungskarten sollten Unternehmen den Karteninhabern ein Ausgabenlimit zuweisen, das ihrer Position und ihren wahrscheinlichen Ausgaben angemessen ist. Zum Beispiel kann eine Person, die als IT-Analytiker beschäftigt ist, nur Druckertinte und kleine Computerperipheriegeräte kaufen müssen, die nur ein paar hundert Dollar pro Jahr betragen können. Das Ausgabenlimit für diesen Mitarbeiter sollte dies widerspiegeln und darf keine pauschale Ausgabegrenze von 2500 US-Dollar für alle IT-Mitarbeiter enthalten. Ausgabenlimits sollten regelmäßig überprüft werden, damit die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer tatsächlichen Ausgaben ein angemessenes Niveau erhalten.