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Sie werden von Zeit zu Zeit Buchungsfehler machen. Daher ist es wichtig, diese Probleme zu erkennen, unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Sie in Ihrem kleinen Unternehmen verwenden. Sie können viele Fehler erkennen, indem Sie die Testbilanz Ihres Unternehmens überprüfen. Sie werden jedoch feststellen, dass nicht alle Buchungsfehler die Testbilanz beeinflussen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich mit diesen Arten von Abrechnungsfehlern vertraut zu machen, damit Sie diese finden und korrigieren können.
Sie sollten beachten, dass diese Art von Fehlern am schwierigsten zu identifizieren und zu beheben ist.
Fehler bei der Auslassung
Ein Unterlassungsfehler tritt auf, wenn eine Transaktion vollständig aus den Büchern Ihrer Firma ausgelassen wird. Sie können vergessen, eine Aufwendungstransaktion einzugeben oder den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung einzugeben. Diese Transaktionen sind schwer zu erkennen. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine solide Routine für die rechtzeitige Eingabe dieser Transaktionen haben. Der häufigste Grund, dass diese Transaktionen nicht erfasst werden, ist, dass die Dokumentation (z. B. die Rechnung eines Lieferanten) verloren geht. Es ist unwahrscheinlicher, dass Sie diese Belege verlieren oder verlegen, wenn Sie diese so schnell wie möglich in Ihr Buchhaltungssystem eingeben.
Fehler Storno
Ein Storno-Fehler tritt auf, wenn eine Transaktion, die als Soll gebucht werden soll, als Haben gebucht wird. Beispielsweise können Sie eine Rechnung als Zahlung oder Erstattung eingeben.
Sie werden diesen Fehler in Ihrem Testguthaben nicht bemerken, da die Testbilanz immer noch ausgeglichen ist.
Prinzipfehler
Ein prinzipieller Fehler liegt vor, wenn Sie oder Ihr Buchhalter fälschlicherweise ein Rechnungslegungsprinzip anwenden. Sie können Vermögenswerte ausgeben, die als Vermögenswerte erfasst werden sollen. Vermögenswerte und Aufwendungen werden beide als Debitoren in den Büchern erfasst. Dies ist ein technischer Fehler.
Fehler der Provision
Bei einem Provisionsfehler geben Sie eine Transaktion in die korrekte Klasse ein, jedoch in das falsche Nebenbuch. Zum Beispiel begehen Sie diesen Fehler, wenn Sie eine Zahlung auf die falsche Rechnung anwenden. Ihr Testguthaben zeigt den korrekten Betrag an, der von einem Kunden geschuldet wird, aber die Nebenbücher Ihres einzelnen Kunden werden nicht korrekt sein.
Fehler bei Nebeneintrag
Ein Fehler bei Nebeneintragung tritt auf, wenn bei der Eingabe einer Transaktion ein Fehler auftritt. Zum Beispiel, wenn Sie einem Kunden $ 5.000 leihen, aber nur $ 500 als Darlehen und $ 500 Rückzug von Ihrem Cash-Konto eingeben, dann werden Sie feststellen, dass dieser Fehler zu Ihrem Testguthaben übertragen wird. Ihre Testbilanz ist korrekt. Die gebräuchlichste Methode zur Erkennung dieser Fehler ist die Durchführung von Buchungsabgleichen. Wenn Sie mit dem vorherigen Beispiel fortfahren, würden Sie diesen Fehler feststellen, wenn Sie Ihre Bankabstimmungen durchgeführt haben.Sie würden feststellen, dass Sie ein kurzes Bargeld in Höhe von $ 4, 500 auf Ihrem Bankkonto haben und dann in der Lage wären, den Fehler zu korrigieren.
Fehler vermeiden
Sie müssen gute interne Kontrollen und Prozesse entwickeln, um Fehler zu erkennen. Zum Beispiel sollten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Formulare konsistent sind, so dass Mitarbeiter in eine Routine bei der Eingabe von Informationen in Ihre Buchhaltungssoftware eingehen.
Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie über genügend Personal verfügen, um die Arbeitslast bewältigen zu können. Unterbesetzung wird zu Müdigkeit der Mitarbeiter führen, was zu Müdigkeit der Arbeiter, eiliger Arbeit und mehr Buchungsfehlern führt.
Erkennen von Fehlern
Während Sie Methoden zur Fehlervermeidung entwickeln möchten, wann immer dies möglich ist, werden die oben aufgeführten Fehler von Zeit zu Zeit auftreten. Sie können nicht verhindern, dass alle Fehler auftreten. Sie sollten am Monats- und Jahresende verschiedene Abstimmungen durchführen, um viele Fehler zu erkennen, damit sie korrigiert werden können. Bankabstimmungen sollten zum Beispiel monatlich durchgeführt werden. Anlagegüter können nur einmal jährlich abgeglichen werden, damit Sie sicherstellen können, dass Sie den korrekten Abschreibungsbetrag gebucht haben. Sie werden feststellen, dass wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, um Fehler zu vermeiden und eine Routine der Durchführung von Überprüfungen und Abstimmungen Ihrer Buchhaltungsunterlagen haben, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Sie die Anzahl Ihrer Buchungsfehler reduzieren werden.
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