Medizinische Dateien und ihr Inhalt

Die medizinische Akte für Angestellte ist der Aufbewahrungsort für alles, was mit Gesundheit, gesundheitlichen Vorteilen, gesundheitsbedingtem Urlaub sowie der Auswahl von Leistungen und der Abdeckung des Mitarbeiters zu tun hat.

Der Arbeitgeber führt für jeden Mitarbeiter eine medizinische Akte getrennt. Die Inhalte dieser Dateien werden niemals mit anderen Mitarbeiterdateien wie der Personalakte vermischt.

Da die medizinische Datei sensible und vertrauliche Informationen enthält, muss sie sich an einem sicheren, verschlossenen und unzugänglichen Ort befinden.

Der Aktenschrank, in dem sich die medizinischen Patientenakten befinden, sollte ebenfalls gesperrt sein, und die Personalabteilung sollte die einzigen Schlüssel haben. Der Zugriff auf Mitarbeiterakten ist nur Mitarbeitern der Personalabteilung vorbehalten.

Das Krankenversicherungs-Übertragbarkeits- und Rechenschaftsgesetz von 1996 (HIPAA) schreibt vor, dass Arbeitgeber die medizinischen Unterlagen von Angestellten vertraulich behandeln müssen; medizinische Aufzeichnungen sollten separat und getrennt von anderen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden. Speichern Sie die medizinischen Unterlagen des Mitarbeiters niemals in der allgemeinen Personalakte des Mitarbeiters.

Aufgrund der Vertraulichkeit der Informationen müssen Datensätze von Dateien isoliert werden, auf die Mitarbeiter wie Vorgesetzte oder Manager zugreifen können. (Dies wird eigentlich auch für Personaldateien im Allgemeinen empfohlen - geben Sie nur HR-Mitarbeitern Zugriff.)

Inhalt der Mitarbeiter-Krankenakte

Dies sind die Arten von Artikeln, die sicher in der medizinischen Akte des Mitarbeiters gespeichert werden sollen. Im Zweifelsfall sollten Sie die medizinisch relevanten Informationen Ihrer Mitarbeiter schützen.

• Krankenversicherungsanträge und -formulare
• Lebensversicherungsanträge und -formulare
• Ausgewiesene Informationen für Begünstigte
• Anträge auf andere Leistungen für Arbeitnehmer, für die medizinische Informationen erforderlich sind, z. Anträge auf bezahlte oder unbezahlte medizinische Abwesenheiten
• Familienmediziner- und Urlaubsgesetz (FMLA) Berichte und zugehörige Anträge und Papiere
• Arztunterzeichnete FMLA-Papiere
• Dokumentation über die Krankheiten eines Familienangehörigen oder eines Kindes für wen Sie sich für FMLA bewerben Zeit für die laufende Pflege
• medizinisch bezogene Urlaub Dokumentation für Mitarbeiter, die nicht für FMLA Freistellung von der Arbeit
• ärztliche Untersuchungen, Notizen, Korrespondenz und Empfehlungen
• medizinisch bedingte Ausreden für Absentismus oder Säumigkeit von einem Arzt
• Ärztliche Einstellungsbeschränkungen mit Unterlagen des empfohlenen Arztes
• Unfall- und Verletzungsberichte, einschließlich OSHA-Unterlagen
• Entschädigungsberichte der Arbeitnehmer über Verletzungen oder ess
• Jedes andere Formular oder Dokument, das private medizinische Informationen über einen Mitarbeiter enthält.
• Wenn Sie diese Dateien zu 100 Prozent vertraulich behandeln, werden Ihre Mitarbeiter Ihnen vertrauen und Sie werden den Geist und die Bedeutung des Gesetzes wahren.

Diese zusätzlichen Dokumente, die sich auf Personaldateien beziehen, können überprüft werden.

Personaldatei-Übersicht

• Personaldatei-Zugriffsrichtlinie
• Auch bekannt als

Mitarbeiterdateien, Mitarbeiterdatensätze, Personalakten, Dokumentation Haftungsausschluss - Bitte beachten Sie:

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