Video: Wenn sie DAS erfahren.. 2024
Jedes Projekt kann von Zeit zu Zeit von einer Prüfung profitieren. Aber keine Sorge, es ist nicht so gruselig, wie es sich anhört. Ein Projektaudit ist der Ort, an dem eine unparteiische Person Ihr Projekt überprüft und Hilfestellung gibt, was anders getan werden könnte, um die Erfolgsaussichten zu verbessern. In diesem Artikel wird alles erklärt und Sie erfahren, wie Sie sich auf ein Projektaudit vorbereiten.
Wie formal ist ein Projektaudit
Eine Projektprüfung ist normalerweise eine formelle Übung.
Das informelle Äquivalent wird normalerweise als Peer Review bezeichnet. Hier blättert ein Kollege über Ihr Projekt und die zugehörige Dokumentation und gibt Ihnen Feedback, wo Sie etwas mehr Zeit verbringen sollten.
Projekt-Audits sind insofern formell, als sie normalerweise einen definierten Satz von Fragen haben und von jemandem ausgeführt werden, der solche Dinge regelmäßig tut.
Wer führt Projektaudits durch
Die Person, die Ihr Projektaudit durchführt, könnte ein anderer Projektmanager sein (wahrscheinlich jemand mit viel Erfahrung in der Durchführung von Projekten), aber es ist eher das Project Office, das häufig Audits durchführt.
Es wird jemand sein, der sich als unparteiisch betrachten kann, also nicht Ihr Vorgesetzter oder Projektsponsor. Es könnte sogar ein Team von Leuten sein, abhängig von der Größe des Projekts.
Vorbereitungen für ein Projektaudit
Die erste und wichtigste Sache, die organisiert werden muss, ist, Kopien Ihrer Projektdokumentation für den Auditor zu erstellen.
Wenn Sie einen Projektkoordinator haben, bitten Sie ihn, ein Paket von Dokumenten zusammenzustellen (vorzugsweise elektronisch). Sie sollten alle Ihre Informationen leicht zugänglich haben, aber selbst wenn Sie dies tun, kann dieser Schritt noch einige Zeit dauern. Stellen Sie mindestens sicher, dass der Projektplan, das Risikoprotokoll, das Problemprotokoll, das Budget und der Zeitplan für den Auditor verfügbar sind.
Wer beteiligt sein möchte
Das hängt davon ab, welche Dinge der Auditor betrachten möchte. Sie als Projektmanager werden einige Zeit mit ihnen verbringen müssen. Erwarten Sie, dass Ihre Teammitglieder auch zum Chat mit dem Auditor eingeladen werden.
Bedenken Sie, dass je länger sie die Arbeit an auditbezogenen Aufgaben verbringen, desto weniger Zeit haben sie für die Projektarbeit. Daher müssen Sie möglicherweise einige Aktivitäten neu planen und während des Auditzeitraums langsamer arbeiten.
Wie lange ein Projekt-Audit dauert
Es gibt keine feste Zeitspanne für ein Projekt-Audit. Bei großen Projekten dauert es viel länger. Bei kleinen Projekten könnte der Auditor innerhalb weniger Stunden fertig sein. Sobald Sie wissen, dass Ihr Projekt auditiert wird, fragen Sie Ihr Auditteam, wie lange es dauert, bis die Arbeit erledigt ist.
Worauf das Audit achtet
Wenn das Audit aufgrund eines bestimmten Problems aufgerufen wurde, z. B. wenn Qualitätsziele nicht erreicht wurden, wird erwartet, dass das Audit diesen Bereich eingehend untersucht.Ein Routine-Audit wird umfassend die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements und die Ergebnisse, an denen das Projekt arbeitet, untersuchen. Es wird die Zeit, Kosten und Qualität Ihres Projekts und Stakeholder-Engagements abdecken.
Ziel des Audits ist es herauszufinden, ob das Projekt seine Ziele erreichen wird oder nicht.
Wenn der Auditor der Ansicht ist, dass das Projekt auf der Grundlage der aktuellen Leistung diese Ziele nicht erreicht, wird er oder sie Handlungsempfehlungen aussprechen.
Empfehlungen hängen davon ab, was gefunden wird
Die Empfehlungen im Bericht des Prüfers hängen davon ab, was sie gefunden haben. Erwarten Sie, dass sie positiv und so formuliert sind, dass Sie sie leicht annehmen können. Sie sollten praktisch sein.
Im einen Extremfall kann der Auditor empfehlen, dass Ihr Projekt geschlossen wird, obwohl dies nur dann der Fall wäre, wenn es keine Möglichkeit gäbe, dass ein Projekt ab diesem Zeitpunkt funktionieren würde.
Betrachten Sie Ihre Projektprüfung als positive Erfahrung. Es sollte Ihnen frühzeitig Hinweise geben, dass Ihr Projekt in Schwierigkeiten ist und es ist eine Gelegenheit, mit einem erfahrenen Projektmitarbeiter zusammenzuarbeiten.
Die Umsetzung ihrer Empfehlungen sollte Sie, Ihr Team und Ihr Projekt erfolgreicher machen, und das kann nur eine gute Sache sein.
Abwertung des US-Dollars - Wie man von einem fallenden Dollar profitieren kann
Wie können Anleger von einem fallenden US-Dollar profitieren? Es gibt Investmentfonds, die als Absicherung arbeiten, wenn die US-Währung an Wert verliert.
Wie man von einem stärkeren US-Dollar profitieren kann
Lernen, sich gegen die Auswirkungen von Fremdwährungen abzusichern und ob die Strategie für Ihr internationales Portfolio geeignet ist.
Profitieren, die vom Pariser Abkommen am meisten profitieren wird?
Das Übereinkommen von Paris trägt wesentlich dazu bei, die Ziele für erneuerbare Energien mit mehr als 200 Ländern an Bord zu erreichen. Was bedeutet das für Investoren?