Lernen die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Meetingleiters

Der Meetingleiter ist der Mitarbeiter, der für die Planung, Organisation und Verwaltung der Details zuständig ist und die Teilnehmer zu einem Meeting einlädt. Er oder sie ist der Angestellte, der verantwortlich und verantwortlich für den Fortschritt des tatsächlichen Treffens ist. Sie ergreifen Maßnahmen vor, während und nach dem Meeting, um sicherzustellen, dass das Meeting seine Ziele erfolgreich erreicht.

Wer leitet das Treffen?

Der Meetingleiter ist der Schlüssel, um Meetings und Teams erfolgreich zu machen.

Der Mitarbeiter, der als Konferenzleiter fungiert, ist von entscheidender Bedeutung. In einigen Sitzungen ist der Leiter der Abteilungsleiter, der Teamleiter oder die Person, die von der Geschäftsleitung ernannt wurde, um eine Initiative zu leiten. Diese Mitarbeiter wurden aufgrund ihrer wahrgenommenen Fähigkeiten als Manager oder Führungskraft für ihre Führungsrolle ausgewählt.

In anderen Fällen kann ein Mitarbeiter natürlich als Leiter auftreten. Diese Führungskräfte sind Mitarbeiter, auf die andere Mitarbeiter achten und sie achten. Bei anderen Gelegenheiten kann ein Team entscheiden, die Führungsrolle unter allen Mitgliedern zu wechseln. Auf diese Weise können alle Teammitglieder ihre Fähigkeiten als Konferenzleiter weiter ausbauen und im Allgemeinen erfolgreiche Besprechungen erstellen.

Verantwortlichkeiten des Meeting Leaders

Im Folgenden sind die Hauptaufgaben eines Konferenzleiters aufgeführt.

• Legt das Ziel, die Aufgabe oder den Zweck fest, der ausgeführt werden muss. Dies ist oft eine Aufgabe oder ein Teil der Stellenbeschreibung des Leiters.
• Beschließt, ob eine Besprechung die bestmögliche Methode ist, um das Ziel oder den Zweck zu erreichen oder das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Beantworte die Frage: Ist eine Besprechung nötig?
• Legt fest, wer zur Planung des Meetings beitragen muss.
• Beschließt mit einem Team oder als Leiter die Tagesordnung für das Treffen. (In laufenden Besprechungen wird diese Aufgabe am Ende der aktuellen Besprechung ausgeführt.)
• Bestimmt das Datum, die Uhrzeit und den Ort am häufigsten unter Verwendung eines gemeinsamen organisatorischen Kalenders.
• Versammlungsvorbereitungen wie Lesen, Finanzinformationen, Verlauf, zugehörige Teambesprechungsprotokolle und so weiter.
• Lädt die Teilnehmer ein und verteilt Aufgaben und Vorarbeiten, um so viel Zeit wie möglich einzuplanen, damit die Teilnehmer sich auf das Meeting vorbereiten können.
• Stellt sicher, dass die Besprechung einen Rekorder oder Protokollführer hat, um die Verfahren und Verpflichtungen, Maßnahmen oder Entscheidungen zu dokumentieren. Benennt einen Zeitnehmer, wenn dies für die ordnungsgemäße Durchführung einer Sitzung erforderlich ist.
• Kann einen Eisbrecher verwenden, um die Teilnehmer aufzuwärmen und eine Umgebung zu schaffen, in der die Teilnehmer des Meetings sich wohl fühlen, miteinander zu kommunizieren und Ideen und Informationen auszutauschen.
• Kommt früh an und führt das Meeting an, indem es die Aufgabe auf dem richtigen Weg hält und alle Teilnehmer einbindet, damit jeder das Gefühl hat, dass ihre Anwesenheit bei dem Meeting unerlässlich war.Dies sichert ihre Teilnahme am nächsten Meeting.
• Gewürzt das Firmenmeeting, damit sich die Teilnehmer nicht langweilig und gelangweilt fühlen. Ob Eisbrecher, Humor oder lustige Beispiele, kein Treffen sollte ohne ein Lachen enden.
• Stellt sicher, dass die nächsten Schritte und Aktionselemente zugewiesen und bearbeitet werden.
• Besprechung des Treffens und Planung der Tagesordnung für das nächste Treffen.
• Follow-up mit den Teilnehmern zwischen den Besprechungen, um sicherzustellen, dass die Aktionsgegenstände auf dem richtigen Weg sind, und um Hilfe und / oder Ressourcen anzubieten, wenn der Freiwillige Probleme hat.

Zusätzliche Führungsrollen

Der Sitzungsleiter übernimmt diese Aufgaben, hat aber auch Rollen im Zusammenhang mit Kommunikation, Berichterstellung und Mitspieler-Leistung.

Jedes Mitglied eines Teams oder Meetings, das funktionsübergreifend arbeitet, ist verpflichtet, seine Abteilung oder Funktion über die Aktivitäten und den Fortschritt eines Meetings oder eines laufenden Teams zu informieren. Sie sind auch dafür verantwortlich, Beiträge von Mitarbeitern einzuholen, die nicht im Team oder im Meeting sind. Nicht jeder Mitarbeiter kann an jedem Meeting teilnehmen.

Der Leiter hat die zusätzliche Verantwortung, die Führungskräfte durch effektive Kommunikation und Feedback in die Arbeit einzubinden und zu informieren.

Gebäudeeigentum von Mitarbeitern außerhalb des Teams oder der Besprechung, insbesondere Organisationsleiter, stellt sicher, dass das Team oder die Besprechung bei der Entwicklung, Implementierung und Integration ihrer Lösungen oder Ideen erfolgreich ist.

Wenn ein Meeting-Teilnehmer in der Sitzung ineffektiv arbeitet, ist der Leiter dafür verantwortlich, das Verhalten durch effektive Meeting-Leader-Techniken während des Meetings und effektives Coaching außerhalb des Meetings zu korrigieren. Ein Besprechungsteilnehmer, der das Treffen mit seinen Meinungen monopolisiert oder andere Mitglieder für ihre kritisiert, muss korrigiert werden, bevor die Person den Erfolg der Versammlung sabotiert.

Diese Handlungen sind notwendig, bis die Sitzungsteilnehmer einen Grad an Bequemlichkeit und Reife erreicht haben, der es ihnen ermöglicht, dem Leiter zu helfen, indem sie sich in sich selbst als unwirksame Ereignisse entfalten und dysfunktionale Mitglieder den Fortschritt unterbrechen.

Ein effektiver Konferenzleiter garantiert nicht, dass ein Projekt oder Team erfolgreich arbeitet, aber er oder sie trägt wesentlich dazu bei, dass Projekte, Abteilungen, Meetings oder Teams erfolgreich sind.

Sitzungsprotokolle sind ein effektiver Beitrag zu erfolgreichen Besprechungen, wenn Protokolle angemessen geschrieben und zeitnah verteilt werden.