Ist es Zeit, das Inventar zu verfolgen?

Für viele neue oder schnell expandierende Unternehmen kann der Wert des Inventars oft einen bedeutenden Prozentsatz ihres Gesamtvermögens ausmachen. Für andere sind die Lagerkosten eine unbedeutende Summe. Es sei denn, Ihr Geschäft verkauft oder speichert Gegenstände, die der gesetzlichen Aufsicht unterliegen, wie bestimmte gefährliche Materialien oder Pharmazeutika, gibt es keine Gesetze, die Sie verpflichten, ein Inventar-Tracking-System zu implementieren oder zu pflegen.

Die meisten Unternehmen stellen jedoch fest, dass die Vorteile einer effektiven Bestandsverwaltung ihre Bemühungen lohnen, aber es stimmt auch, dass nicht jedes Unternehmen den Bestand nachverfolgen muss.

Da keine konkreten Regeln darüber bestehen, ob eine Bestandsverfolgung erforderlich ist, muss die Entscheidung, ob Ihr Unternehmen den Bestand verfolgen soll, auf Faktoren basieren, die für jedes Unternehmen spezifisch sind. Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob es für Sie an der Zeit ist, ein Inventarverwaltungssystem zu starten.

1. Kaufen Sie nur die Mengen, die Sie benötigen, um Bestellungen zu erfüllen, wenn Sie sie erhalten? Wenn Sie zum Beispiel Brautjungfernkleider verkaufen, die in einer Vielzahl von Größen und Farben erhältlich sind, führen Sie alle möglichen Optionen in mehreren Einheiten oder kaufen Sie die genauen Größen in der gewünschten Farbe, wenn Ihr Kunde eine Bestellung aufgibt? Wenn Letzteres, müssen Sie wahrscheinlich Inventar nicht verfolgen.

2. Ist der Wert Ihres Inventars mehr als 25 Prozent Ihres monatlichen Umsatzes?

Wenn dies der Fall ist, empfehlen viele Buchhalter, dass Sie einen Bestandsführungsplan erstellen.

3. Wie oft verpassen Sie eine Verkaufsmöglichkeit aufgrund von nicht vorrätigen Artikeln? Verlorene Gelegenheiten können schwer zu identifizieren sein, aber möglicherweise haben Kunden Ihren Laden anrufen oder besuchen lassen, um sich zu erkundigen, ob Sie einen bestimmten Artikel haben.

Sie können auch feststellen, dass ein Regal leer ist. Vielleicht sehen Kunden ein leeres Regal anstelle des Artikels, den sie kaufen und dann ohne Verkauf verlassen wollen. Ein oder zwei Artikel, die im Laufe eines Jahres nicht vorrätig sind, haben wahrscheinlich keinen Einfluss auf Ihre Verkäufe, aber häufigere Fälle könnten dies tun. Ein gut verwaltetes Inventar-Tracking-System könnte Ihnen dabei helfen, Out-of-Stock-Artikel zu vermeiden.

4. Wie oft erhalten Sie mehr Bestellungen für Artikel, als Sie rechtzeitig einlösen können? Dies wird als Überverkauf bezeichnet und obwohl es ähnlich wie bei nicht vorrätigen Artikeln ist, wird der Begriff häufiger im E-Commerce verwendet. Das Überschreiben kann sich besonders nachteilig auswirken, wenn Sie für den Versand am nächsten Tag werben oder ähnliche Zusagen machen, wie z. B. die Garantie, dass eine Bestellung im Urlaub ankommt. Overselling ist ein guter Hinweis darauf, dass Sie Ihr Inventar verfolgen müssen.

5. Wie zuversichtlich sind Sie, dass Sie keine Schrumpfung des Lagerbestands feststellen? Verschwindendes Inventar kann ein Zeichen von Diebstahl durch Käufer oder Mitarbeiter sein.Es kann auch einen nicht gemeldeten Bruch anzeigen. Möglicherweise bemerken Sie, dass ein bestimmter Artikel einfach verschwunden ist, aber Sie werden möglicherweise auch feststellen, dass das Verhältnis zwischen Ihren Verkäufen und Waren, die Sie gekauft haben, ungünstig ist. Mithilfe der Inventarverfolgung können Sie Schwund identifizieren, um Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können.

6. Pflegen Sie einen Vorrat an Rohstoffen oder Komponenten, die Sie zur Herstellung von Fertigprodukten verwenden? Wenn dies der Fall ist, benötigen Sie möglicherweise ein Inventar-Tracking, um sicherzustellen, dass Sie genügend Materialien zur Verfügung haben, um die Artikel zu produzieren, die Sie benötigen, um die Anforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen.

Einrichtung eines Bestandsverfolgungssystems

Große Produktions- und Einzelhandelsbetriebe verfügen in der Regel über komplexe Bestandsverfolgungssysteme, die ihre Logistik, Auftragserfassung, Beschaffung, Produktionsplanung, Verkaufsstellengeräte, Kostenrechnung und andere Abteilungen miteinander verbinden. Kleinere Unternehmen benötigen diese komplizierte Methode der Bestandsverfolgung jedoch normalerweise nicht, zumindest nicht auf den ersten Blick. Ein System kann so einfach sein wie eine Datei-Box mit Index-Karten oder eine Mappe, die ein Blatt Papier für jeden Gegenstand in Ihrem Inventar enthält.

Es gibt auch eine Reihe von Standardsoftwareprogrammen für die Bestandsverwaltung, und einige der rudimentäreren Programme können kostenlos heruntergeladen werden.

Natürlich muss Ihr Warenwirtschaftssystem die Art Ihres Unternehmens und Ihre spezifischen Bedürfnisse widerspiegeln. Die meisten guten Inventarsysteme enthalten jedoch die folgenden Informationen.

1. Standort: Weisen Sie jedem Spot, der zum Speichern von Inventar verwendet wird, einen einfachen Standortcode zu. Wenn Sie zum Beispiel drei Regaleinheiten haben, können Sie die Buchstaben A, B und C verwenden, um die Einheiten darzustellen, gefolgt von einer Zahl, die das spezifische Regal repräsentiert, wie A-2 oder C-4.

2. Element: Sie müssen für jeden Artikel, den Sie inventarisieren möchten, eine Artikelnummer oder eine Beschreibung festlegen. Die Komplexität der Artikelnummer variiert. Wenn Sie zum Beispiel eine große Auswahl an Damenkleider verkaufen, können Sie ein Nummerierungssystem einrichten, das den Stil, die Farbe und die Größe jedes verkauften Kleides angibt. Auf der anderen Seite können Sie einfach alle Kleider unter eine einzige Nummer aufnehmen, separate Nummern für jede Größe festlegen oder eine andere Methode wählen. Wenn Sie Artikel, die Sie bei einem Großhändler kaufen, weiterverkaufen, können Sie einfach die Lagerbestandsnummer des Großhändlers verwenden. Dies wird auch das Nachbestellen ziemlich einfach machen.

3. Kosten: Sie müssen die Stückkosten jedes Gegenstands kennen, um Ihr Inventar zu bewerten. Diese Kosten können sich bei jeder neuen Bestellung ändern. Das Verfolgen schwankender Kosten wirkt sich direkt auf Ihre Bruttogewinnmarge und die Kosten der verkauften Waren aus. Eine genaue Anzahl ist daher ein Schlüsselfaktor für eine genaue Gewinn- und Verlustrechnung.

4. Quelle: Geben Sie den Namen des Lieferanten an, von dem Sie den Kauf getätigt haben. Mit dieser Dokumentation können Sie Änderungen des Lieferanten schnell nachverfolgen oder nach Qualitäts- oder Kostenvariationen verfolgen.

5. Datum: Zeichnen Sie das Datum auf, an dem Sie die Ware erhalten haben.

6. Menge: Geben Sie die Anzahl der Einheiten ein, die Sie erhalten haben oder aktuell haben.

7. Nachbestellung: Auf der Grundlage Ihrer erwarteten Umsätze und der Vorlaufzeit des Lieferanten sollten Sie den Zeitpunkt bestimmen, an dem Sie das Produkt nachbestellen müssen.

8. Aktivität: Erfassen Sie bei Verkäufen das Datum und die Menge und subtrahieren Sie dann die verkauften Einheiten von der vorhandenen Menge. Sie müssen außerdem Elemente aufzeichnen, die im Geschäft beschädigt oder anderweitig nicht veräußerbar gemacht wurden.

Ganz gleich, ob Sie sich für ein manuelles System oder eine Softwarelösung entscheiden, der Schlüssel zur effektiven Bestandsverfolgung ist die regelmäßige und regelmäßige Verwaltung Ihrer Datensätze. Abhängig von Ihrem Unternehmen müssen Sie Ihre täglichen Aufzeichnungen täglich, wöchentlich oder monatlich aktualisieren. Eine computergestützte Lösung kann viele der manuellen Aufgaben eliminieren, aber selbst ein automatisiertes System erfordert eine Wartung, beispielsweise die Eingabe neuer Artikelnummern oder das Aktualisieren von Standortcodes. Dies bedeutet, einen standardisierten Prozess zu entwickeln und jeden, der ihn anrührt, darüber zu unterrichten, wie er am besten verwaltet und gewartet werden kann.

Letztendlich muss die Entscheidung, ob Inventar-Tracking und die beste Methode implementiert werden soll, bei jedem Unternehmer liegen. Nur Sie können feststellen, ob die Art Ihres Unternehmens, Ihr Volumen und Ihre besonderen Probleme von einer formalen Bestandsverwaltungsrichtlinie profitieren können.