Informationen zum Aufzeichnen von Aufzeichnungen während des Mandanten-Screenings

Wenn Sie potenzielle Mieter suchen, um eine freie Stelle in Ihrem Mietobjekt zu besetzen, erhalten Sie viele Anrufe von Personen, die die Immobilie besichtigen möchten. Die Informationen können überwältigend sein, daher gibt es bestimmte Dinge, die Sie über jeden Mieter aufzeichnen möchten, sei es nur ein Anruf, ein persönlicher Besuch oder wenn der Mieter tatsächlich eine Mietanwendung ausgefüllt hat. Lernen Sie sieben wichtige Informationen, um zukünftige Mieter zu halten, die Ihnen in der Zukunft helfen können.

3 Gründe, um Aufzeichnungen über potenzielle Mieter zu führen

Sie wissen vielleicht, dass Sie Aufzeichnungen über Ihre aktuellen Mieter führen sollten, aber Sie wissen vielleicht nicht, wie wichtig es ist, Aufzeichnungen über die Mieter zu führen, die nicht Mieten Sie Ihre Wohnung. Diese Aufzeichnungen sind aus drei Gründen wichtig.

1. Sie haben bereits Informationen für den Fall, dass der Mieter in Zukunft wieder anruft.

2. Hilft Ihnen zu verstehen, warum der Mieter die Wohnung nicht gemietet hat.

3. Dient als Beweis für den Fall, dass Ihnen Diskriminierung aufgrund von Wohnraum vorgeworfen wird.

8 Datensätze, die während der Mandantenprüfung aufbewahrt werden

Die Datensätze, die Sie für potenzielle Mandanten aufbewahren, hängen davon ab, wie weit der Mandant tatsächlich in den Bewerbungsprozess gelangt ist. Für einige potenzielle Mieter ist alles, was Sie haben, ein Vorname und eine Telefonnummer, und für andere werden Sie einen ausgefüllten Antrag und eine Kaution haben, um die Wohnung zu halten.

1. Name, Telefonnummer und Angerufenes Datum:

Wann immer ein potenzieller Mieter anruft, um sich nach Ihrer Immobilie zu erkundigen, sollten Sie die folgenden Informationen in eine Tabelle eingeben:

• Datum, an dem sie angerufen wurden.
• Nummer, von der sie angerufen haben.
• Ihr Name.

Auch wenn der Mieter kein Interesse mehr an der Immobilie hat, kann Ihnen diese Liste in Zukunft helfen. Wann immer ein potenzieller Mieter anruft, sollten Sie die Telefonnummer in der Tabelle suchen. Während diese Methode nicht narrensicher ist, da Leute ihre Telefonnummer ändern, kann es Ihnen helfen, zu entdecken, wenn ein zukünftiger Mieter vorher gerufen hat.

Wenn zum Beispiel ein Mieter, der vor fünf Monaten angerufen hat, erneut anruft, um eine Immobilie zu besichtigen, sollten Sie die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass diese geräumt wurden.

2. Tabelle der Antworten auf berechtigte Fragen:

Sie sollten eine Liste von qualifizierenden Fragen haben, die Sie jedem potenziellen Mieter stellen, bevor er die Immobilie überhaupt besichtigen kann. Diese Fragen können Ihnen ein grundlegendes Verständnis der Situation des Mieters vermitteln.

Beispiele für berechtigte Fragen:

• Voraussichtliches Einzugsdatum
• Wie viele Schlafzimmer suchen Sie?
• Wie viele Menschen leben auf dem Grundstück?
• Ungefähre monatliche / jährliche Einkünfte
• Haben Sie eine Mietunterstützung?
• Haben Sie Tiere?
• Wann können Sie die Eigenschaft anzeigen?

Mit diesen Fragen können Sie nicht nur feststellen, ob ein Mieter für die Vermietung Ihrer Immobilie qualifiziert ist, sondern auch als Vergleich zu dem, was der Mieter in der Mietanwendung tatsächlich ausfüllt, wenn er zu diesem Zeitpunkt kommt. Wenn ein potenzieller Mieter in Zukunft erneut anruft, können Sie außerdem seine aktuellen Informationen mit den vorherigen Informationen vergleichen, die Sie zur Hand haben.

3. Datum und Uhrzeit Angezeigte Eigenschaft:

Für potenzielle Mieter, die den Termin für die Besichtigung der Immobilie festgelegt haben, sollten Sie der Tabelle folgende Informationen hinzufügen:

• Datum der Bestellung
• Zeitpunkt der Bestellung < Haben sie sich gezeigt?
• Haben sie angerufen, um abzubrechen?
• 4. Anmerkungen zum Objekt:

Wenn potenzielle Mieter die Immobilie besichtigen, sollten Sie sich Notizen machen, was sie an der Immobilie machen und nicht mögen. Dies kann Ihnen helfen, die positiven und negativen Eigenschaften Ihrer Immobilie zu bestimmen. Einige Negative können leicht repariert werden, wie zum Beispiel eine hässliche Farbe, während andere, wie zum Beispiel ein dritter Stock, nicht so einfach fixiert werden können. In diesen Situationen müssen Sie versuchen, das Positive zu spielen, zum Beispiel, wenn Sie sich im obersten Stockwerk befinden, erhalten Sie die beste Sonneneinstrahlung und es gibt keine Mieter über Ihnen.

Diese positiven und negativen Punkte können auch als Ratschläge für zukünftige Einkäufe dienen. Wenn viele Mieter den Mangel an einer Waschmaschine und Trockner in Ihrer Eigenschaft kommentiert haben, kann das etwas sein, das Sie sicherstellen möchten, dass irgendeine zukünftige Eigenschaft hat.

5. Abgeschlossene Mietanwendung:

Wenn ein potenzieller Mieter einen Mietantrag ausfüllt, sollten Sie eine Kopie des Mietantrags aufbewahren, auch wenn der Mietvertrag nicht abgeschlossen wird. Dies ist ein guter Beweis für den Fall, dass ein potenzieller Mieter versucht, Sie der Diskriminierung in Wohnimmobilien zu beschuldigen. Sie können nachweisen, dass Sie den Antragsteller abgelehnt haben, weil sie nicht die für alle Antragsteller geltenden Qualifikationsstandards erfüllt haben, z. B. dass ihr Einkommen nicht mindestens doppelt so hoch war wie die monatliche Miete. Wenn der potenzielle Mieter die Vermietung der Einheit beendet, können Sie die Anwendung verwenden, um sie mit den Informationen zu vergleichen, die sie im Leasingvertrag angegeben haben.

6. Hintergrundprüfungen / Bonitätsprüfungen / Beschäftigungsprüfung

Wenn der potenzielle Mieter die anfänglichen Qualifikationsstandards erfüllt und Sie die nächsten Schritte zur Durchführung von Bonitätsprüfungen, Hintergrundprüfungen und Beschäftigungsüberprüfungen unternehmen, sollten Sie diese Dokumentation aufbewahren. Wenn der potenzielle Mieter die Einheit vermietet, kann sie in ihre Datei aufgenommen werden. Wenn Sie den Bewerber aufgrund von Informationen, die in diesem Screening-Prozess entdeckt wurden, ablehnen, haben Sie einen Beweis dafür, warum Sie den Antragsteller abgelehnt haben, z. B. weil sie in der Firma, für die sie arbeiten, nicht arbeiteten.

7. Grund der Ablehnung:

Sie sollten klar angeben, warum Sie den Antragsteller abgelehnt haben. Sie können Bewerber nur aus rechtmäßigen Gründen ablehnen, weil sie die Mindesteinkommensanforderungen nicht erfüllen, zu viele Personen in der Miete leben oder eine gewalttätige Vorstrafengeschichte haben. Sie müssen sich an die Fair Housing Laws halten.

8. Deposit-to-Hold-Vereinbarung:

Wenn ein potenzieller Mieter eine Einlage unterschrieben hat, um die Einheit zu halten und Ihnen Geld gegeben hat, bewahren Sie diese Dokumentation auf.Die staatlichen Gesetze werden variieren, also überprüfen Sie mit Ihrem Staat. Einige Staaten geben Mietern drei Tage, um aus dieser Einzahlung zurückzutreten, um Vereinbarung ohne Strafe zu halten.

Normalerweise, wenn ein Mieter diese Vereinbarung unterschreibt, stimmen sie zu, dass sie die Einheit vermieten werden oder, falls sie dies nicht tun, bestätigen, dass sie jede Einlage verlieren werden, die sie hinterlegt haben. Eine unterzeichnete Kopie dieses Dokuments kann Sie schützen, wenn ein potenzieller Mieter versucht, zu behaupten, dass Sie seine Einzahlung widerrechtlich zurückgehalten haben.