Anleitung zum Erstellen eines Projektmanagementplans

Ein Projektmanagementplan ist das Dokument, das festlegt, wie das Team an dem Projekt arbeiten wird. Es beschreibt den Lebenszyklus des Projekts und deckt ab, wie die Arbeit ausgeführt, überwacht, kontrolliert und dann formal abgeschlossen wird.

Der Projektmanagementplan ist eigentlich ein Oberbegriff für alle Teilpläne, die Sie für das Projekt erstellen. Wir können den Projektmanagementplan als alles definieren, was in diesen Plänen behandelt wird:

• Anforderungsmanagementplan
• Bereichsmanagementplan
• Zeitplanverwaltungsplan
• Qualitätsmanagementplan, falls vorhanden
• Kostenverwaltungsplan
• Risikomanagementplan (der sollte Verweisen Sie auf Ihr Risikoprotokoll.
• Änderungsmanagementplan
• Beschaffungsverwaltungsplan, falls Sie einen für das Projekt benötigen
• Konfigurationsverwaltungsplan nur dann, wenn Sie planen, einen zu schreiben: Sie fühlen sich möglicherweise nicht zu Ihrem Projekt
• Personalwirtschaftsplan

Der Projektmanagementplan enthält auch wichtige Informationen zu den Basislinien des Projekts, insbesondere zu Umfang und Zeitplan. Dadurch erhalten Sie eine Linie im Sand, auf die Sie zurückverweisen können, so dass Sie leicht sehen können, was sich geändert hat, wenn Sie das Projekt schließlich schließen und die geplante mit der tatsächlichen Leistung vergleichen.

Abgesehen davon existiert der Projektmanagementplan als eigenständiges Dokument. Hier finden Sie Informationen zum Einfügen und Verweisen auf diese anderen Abschnitte.

Wie schreibe ich das Projekt Management Plan Dokument

Starten Sie Ihr Dokument mit dem Namen des Projekts und dem Datum.

Verwenden Sie eine Vorlage aus Ihrem Project Management Office, wenn Sie eine haben, damit Sie nicht von vorne anfangen müssen.

Fügen Sie dann diese Abschnitte ein:

Schwellenwerte und Baselines: Geben Sie an, wie die Baselines für die Bereiche Zeitplan, Umfang, Kosten und Qualität des Projekts verwaltet werden. Legen Sie fest, welche akzeptablen Abweichungen zu planen sind (z. B. +/- 10%) und was Sie tun werden, wenn es so aussieht, als würden diese durchbrochen.

Vielleicht haben Sie diese bereits in Ihrem Projektcharta dokumentiert (erfahren Sie hier, wie Sie eine Projekt-Charta schreiben können).

Governance: Legen Sie fest, welche Projektreviews, Peer-Reviews und andere Governance-Maßnahmen Sie anwenden, wenn Sie den Lebenszyklus des Projektmanagements durchlaufen. Als Minimum sollten Sie das formale Zeichen am Ende jeder Phase angeben. Dies ist eine der Rollen des Projektsponsors. Sie können auch Details zu den Qualitätsüberprüfungen eingeben, die Sie durchführen, wenn dies für Ihr Projekt angemessen ist.

Methodenentscheidungen: Hier können Sie notieren, welche Teile Ihrer Projektmanagement-Methodik Sie nicht gewählt haben, weil sie nicht relevant sind. Hier können Sie beispielsweise feststellen, dass Sie keinen Beschaffungsmanagementplan erstellen, da für Ihr Projekt keine Beschaffung erforderlich ist.

Alles andere: Beschränken Sie sich nicht auf diese Überschriften. Fügen Sie noch etwas hinzu, von dem Sie denken, dass es für die Planung des Projekts relevant sein könnte, beispielsweise Verknüpfungen zu anderen Projekten im Unternehmen, externe Faktoren, die sich auf die Planung auswirken können, die Sie jemandem zur Kenntnis bringen möchten, und so weiter.

Die Subsidiary Plans

Wenn Sie alle Ihre Projektdokumente zusammenführen, wird es ein riesiger Projektmanagementplan.

Es ist am besten, Links (oder zumindest eine Beschreibung, wo das Dokument gefunden werden kann) in dieses Dokument aufzunehmen. Wenn jemand sie dann lesen und lesen möchte, kann er sie finden, ohne dass Ihr Projektmanagementplan so langwierig wird, dass niemand sie überhaupt anschaut.

Vergessen Sie nicht, auch eine Verbindung zu den Baselines herzustellen. Speichern Sie für die Projektplan-Baseline eine Version Ihres Plans und verknüpfen Sie diesen. Speichern Sie für die Kostenbasisversion ab heute eine Version Ihrer Budgetplanung und verknüpfen Sie diese. Diese Dokumente sind lebendige Dokumente und werden sich im Laufe des Projekts ändern, aber Sie behalten diese Originaldateien bei, damit Sie auf sie zurückblicken und den Vergleich durchführen können.

Fügen Sie schließlich Ihrem Projektmanagementplan eine Versionskontrolle hinzu, so dass Sie, wenn Sie ihn aktualisieren müssen, leicht erkennen können, ob Sie an der neuesten Kopie arbeiten.