Wie Sie Ihre Bilanz in QuickBooks

QuickBooks ist eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware, die aussagekräftige Berichte und Einblicke in die finanzielle Gesundheit der Bücher Ihres Unternehmens bietet. Natürlich beruht dies auf der alles entscheidenden Prämisse, dass Daten mit absoluter Genauigkeit eingegeben werden müssen, um sicherzustellen, dass sich die Konten korrekt addieren. Eingabefehler, Rundungsfehler und unvollständige Ledger können dazu führen, dass Accounts falsch addiert werden und die Genauigkeit Ihrer QuickBooks-Anweisungen dadurch reduziert wird.

Wenn Ihre Bücher nicht übereinstimmen, sollten Sie verstehen, dass Intuit eine Reihe von Werkzeugen enthält, die es Unternehmern erleichtern, die Quelle eines Buchhaltungsfehlers zu finden und effektiv zu beheben. Wenn Sie diese Probleme sofort beheben, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bücher genau und auf dem neuesten Stand sind und dass Ihre Berichte vertrauenswürdig sind.

1. Führen Sie eine Testbilanz aus

Damit Ihre Bilanzen korrekt sind, muss die Gesamtsumme Ihrer gemeldeten Assets den Bruttoverpflichtungen plus dem gesamten Eigenkapital entsprechen. Wenn diese Konten nicht genau den gleichen Wert ergeben, werden sie für Buchhaltungszwecke als unausgeglichen betrachtet. QuickBooks kann sofort ein Feedback darüber geben, ob Ihre Konten ausgeglichen sind, indem Sie eine Testbilanz erstellen, die einen schnellen Überblick über den Nettowert aller Konten bietet, die entweder einen positiven oder einen negativen Kontostand aufweisen. Für ein Versuchskonto wird ein Konto mit einem Saldo von Null ignoriert. Die Ausgabe einer QuickBooks-Testbilanz kann die Identifizierung von Konten vereinfachen, für die ausstehende Fehler vorliegen könnten.

Notieren Sie sich nach der Überprüfung dieser Informationen alle Konten, von denen Sie glauben, dass sie ein Problem haben könnten, sowie den Betrag, um den dieses Konto ungenau zu sein scheint.

2. Exportieren von Daten

Identifizieren Sie mithilfe von Informationen aus Ihrem Testguthaben eine Liste von Konten, die Ihrer Meinung nach möglicherweise bereinigt werden müssen. Klicken Sie oben im QuickBooks-Fenster auf Datei -> Dienstprogramme -> Exportieren -> Listen von IIF-Dateien.

Dies sollte ein Fenster mit dem Titel "Exportieren" und eine Liste von Kontrollkästchen anzeigen. Markieren Sie das Kontrollkästchen "Kontenplan" oben in der Liste. Wenn Sie dieses Element ausgewählt haben, klicken Sie auf der rechten Seite des Fensters auf "OK". QuickBooks sollte dann eine IIF-Datei erstellen und exportieren, die in Microsoft Excel geöffnet werden kann. Es ist oft eine gute Idee, diese Datei zu sichern, indem Sie sie erneut als XLS speichern. Das Konvertieren der IIF in eine XLS-Datei verhindert außerdem potenzielle Probleme mit der Formatierung oder dem geschützten Modus.

3. Ermitteln des problematischen Kontos

Mit der im vorherigen Schritt erstellten Datei können Sie ein Ledger jedes Kontos überprüfen, das Sie im ersten Schritt identifiziert haben. Löschen Sie zunächst die ersten beiden Zeilen im Datensatz, um die Verwaltung und Sortierung der Informationen zu erleichtern. Betrachten Sie die Spalten B und F, die den Namen bzw. den Betrag für jede Transaktion in Ihren Büchern enthalten.Sortieren Sie die Elemente in Spalte F von niedrig zu hoch, um diese Daten nützlicher zu machen. Entweder durch die sortierte Liste von Transaktionen scrollen oder einfach die Suchfunktion von Excel verwenden, versuchen Sie die Werte zu finden, die Sie im ersten Schritt als ungenau identifiziert haben. Wenn Sie einen der Werte finden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeit überprüfen, indem Sie zu QuickBooks zurückkehren und einen QuickReport für den Kontenplan ausführen.

4. Verwenden Sie das Dienstprogramm zum Neuerstellen von Daten.

Nachdem Ihre problematischen Transaktionen identifiziert wurden, können Sie jetzt Ihre beschädigte Bilanz reparieren, um eine größere Genauigkeit zukünftiger Berichte zu gewährleisten. Die einfachste Möglichkeit, eine Bilanz in vielen Fällen zu reparieren, besteht darin, das mit QuickBooks gelieferte Rebuild-Daten-Dienstprogramm zu verwenden. Diese Funktion wurde entwickelt, um fehlerhafte Transaktionen in einem Konto automatisch zu finden und zu reparieren, indem es mit Daten aus der allgemeinen Bilanz verglichen wird. Sie können das Dienstprogramm zum Neuerstellen von Daten ausführen, indem Sie auf Datei -> Dienstprogramme -> Daten neu erstellen klicken. Wenn Sie das spezifische Problem identifiziert haben, können Sie die fehlerhafte Transaktion auch manuell über das QuickBooks-Ledger reparieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie Ihre Arbeit überprüfen, um zu verhindern, dass ein neuer Fehler eingeführt wird, der das aktuelle Problem verärgern könnte.

5. Verhindern Sie zukünftige Probleme

Während das Dienstprogramm zum Wiederherstellen von Daten und die manuelle Überprüfung in der Regel die Quelle unausgewogener Bücher aufdecken können, kann es in seltenen Fällen ein langwieriger und frustrierender Prozess sein, das Problem selbst zu finden.

Geschäftsinhaber mit umfangreichen Büchern müssen möglicherweise Tausende von Transaktionen durchsuchen, um einen oder mehrere Einträge zu finden, die möglicherweise fehlerhaft sind. Es ist daher wichtig, dass Strategien entwickelt werden, um zu verhindern, dass Bücher in Zukunft wieder unausgewogen werden. Beginnen Sie mit der Überprüfung Ihres Buchungsvorgangs, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter dem Hauptbuch auf korrekte Weise Transaktionen hinzufügen. Zum Beispiel verwechseln viele Leute, die keine Buchhalter sind, oft Lastschriften und Gutschriften. Erwägen Sie, in eine Ausbildung zu investieren oder mit einem professionellen Buchhalter zusammenzuarbeiten, wenn Sie feststellen, dass Sie wertvolle Stunden damit verbringen, Ihre Konten routinemäßig abzugleichen.