So ​​wählen Sie den perfekten Keynote-Lautsprecher

Eines der wichtigsten Unterhaltungselemente einer Veranstaltung ist die Auswahl eines großen Hauptredners und anderer Moderatoren für die Tagesordnung. Bei der Einstellung eines Außensprechers zur Besetzung der Aufgabe können Veranstaltungsplaner entweder direkt mit einem professionellen Redner zusammenarbeiten oder sich auf das Fachwissen eines Rednerbüros verlassen. Ob es sich um eine interne Führungskraft, einen Branchenführer oder einen professionellen Redner handelt, ein erfolgreiches Programm wird die Redner früh im Planungsprozess identifizieren.

So geht's.

Beratung durch einen Experten

Diane Goodman, Präsidentin des Goodman Speakers Bureau, Inc. in Windsor, CT, ist anerkannter Branchenführer bei der Bereitstellung professioneller und national anerkannter Referenten und Entertainer für Unternehmens- und Organisationsveranstaltungen. Sie ist die Expertin hinter Überlebe die Suche: Wie wähle ich den besten professionellen Sprecher, einen 12-seitigen Leitfaden für Tagungs- und Veranstaltungsplaner.

Goodman strukturierte den Leitfaden als Checkliste mit hilfreichen Tipps und Fragen, an die sich angehende und erfahrene Meetingplaner intern wenden sollten, bevor sie sich an einen Mitarbeiter wenden oder einen Redner auswählen.

Was Sie vor der Auswahl eines Keynote-Lautsprechers tun müssen

In erster Linie ist die Vorausplanung, wie bei jedem Ereignis, immer hilfreich und manchmal auch entscheidend, um den besten Redner für Ihre Veranstaltung zu landen. Es ist viel einfacher, die besten Redner zu gewinnen, indem man mindestens sechs bis zwölf Monate vor der Veranstaltung plant.

In der Tat war die Norm für die Buchung eines professionellen oder bekannten Sprechers ein Jahr. Natürlich ist dies nicht immer vernünftig oder realistisch, und es ist heute bekannt, dass Buchungen nur wenige Monate im Voraus getätigt wurden. Aber wenn Sie ihm helfen können, lassen Sie sich während der Crunch-Zeit nicht in Panik. Sie werden sich später selbst danken.

Um also vorbereitet zu sein, die Keynote-Sprecher-Suche zu starten, empfiehlt Goodman die folgenden Schritte auf jeder anfänglichen internen Checkliste eines Ereignisses und Meeting-Planers:

1. Meeting-Logistik / Terminplanung bestimmen
2. Die Zielgruppe verstehen
3. Erfassen Sie das Meeting-Ziel
4. Definieren Sie die Erwartungen des Redners
5. Benchmark-Erfolg

Erst wenn diese Aufgaben durchdacht sind (und vielleicht andere speziell für Ihre Veranstaltung oder Besprechung), sollten Sie die Keynote-Sprecher-Suche beginnen. Ein Hauptredner kann verschiedene Rollen für eine Konferenz oder ein Meeting spielen. Benötigt Ihr Meeting einen Corporate Speaker oder wird Ihr Publikum von einem inspirierenden oder motivierenden Redner besser bedient? Wenn Sie diese Checkliste durchgehen, erhalten Sie nicht nur einen besseren Rahmen für die Durchführung Ihrer Referenten-Suche, sondern sparen sich auch Zeit für die interne Genehmigung Ihrer ersten Redner-Wahl.

Was tun während der Keynote Speaker-Suche

Sobald Sie die konzeptionelle Ausrichtung des Meetings kennen, werden Sie bessere Erfahrungen bei der Suche nach einem geeigneten Keynote-Sprecher haben. Wo die meisten Event-Planer stecken bleiben, geht es nicht im Such- und Auswahlprozess selbst, sondern in der Verhandlung von Keynote-Speaker-Fees.

Professionelle Hauptredner mit einem veröffentlichten Buch können Unternehmen ab 10 000 bis 20 000 US-Dollar betreiben, ohne Reisekosten für eine Veranstaltung. Ein Bestseller-Autor der New York Times hingegen kann bis zu $ ​​40.000 pro Vortrag sammeln. Während sich diese Zahlen für Veranstaltungsplaner, die neu in der Hauptrednergruppe sind, außerordentlich hoch anfühlen können, müssen Sie sich relativ an die Gebühren wenden. Wie verhält sich das Honorar des Sprechers, um die Kosten für das verpflegte Morgenfrühstück oder die Anzahl der erwarteten Personen zu nennen?

Das Endergebnis

Da Veranstaltungsplaner als internes und externes Gesicht des Geschäftstreffens dienen, hilft dieser strukturierte Ansatz bei der Sprecherauswahl, die erforderlichen internen Genehmigungen für ein Budget einzuholen und ein Programm voranzubringen.

Bei der Planung einer Besprechung tritt in der Regel eines von zwei Szenarien auf: Das Geschäftstermin wird ohne Inhalt genehmigt, oder das Geschäftstermindatum wird ohne bestätigten Inhalt nicht genehmigt.

Goodmans Ansatz empfiehlt, dass Veranstaltungsplaner ein gründliches Verständnis des Treffens haben sollten, wer teilnehmen wird, welche Botschaften kommuniziert werden, welche Art von Redner benötigt wird und was in der Vergangenheit funktioniert hat.

Diese Schritte, kombiniert mit einer gewissen Planungsflexibilität und Vorausplanung, werden zu einem erfolgreichen Programm führen.