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STOPP! Bevor Sie Ihre Unternehmenssteuererklärung bei der IRS einreichen, fragen Sie sich: Wenn ich diese Abzüge nachweisen müsste, könnte ich das tun? Wenn Sie sich nicht sicher sind, lesen Sie diesen Artikel.
Das Fazit lautet: Wenn Sie es nicht beweisen können, ziehen Sie es nicht ab.
Es ist großartig, Steuerabzüge für alle Ihre Geschäftsausgaben zu nehmen, aber es ist sogar besser, diese Abzüge in einem IRS-Audit nachweisen zu können. Wenn Sie einen kompetenten Steuerersteller haben, wird diese Person Sie bitten, alle Unterlagen zu Ihren Steuerabzügen einzusehen.
Also, bevor Sie mit Ihren Unterlagen zu Ihrem Steuerberater gehen (NICHT in einem Schuhkarton, bitte!)
In diesem Artikel schauen wir uns einige einfache Geschäftsausgaben an und fragen immer die Frage: "Wie kann ich beweisen, dass dies eine echte Geschäftsausgabe ist?" Und wir werden diese Transaktionen immer aus der Sicht des IRS und Ihres Steuervorbereiters betrachten.
Die wichtigste Tatsache, an die Sie sich erinnern müssen ist, dass Sie nicht nur zeigen müssen, dass die Transaktion stattgefunden hat, sondern dass sie für einen GESCHÄFTSZWECK war.
Kauf von Eigentum oder Auslagen
Sie kaufen einen All-in-One-Drucker von Best Buy für Ihr Unternehmen. Sie schreiben einen Scheck von Ihrem Geschäftskonto oder Sie verwenden Ihre Geschäftskreditkarte. Also, das ist genug um zu zeigen, dass es eine Geschäftsausgabe ist, richtig? Nicht wirklich. Die Speicherung Ihres stornierten Schecks oder Ihrer Kreditkartenquittung ist nur ein Teil Ihres Proofs. Der abgebrochene Scheck zeigt nicht, was Sie gekauft haben. Die Verwendung einer Kreditkarte ist besser, da die Quittung den Kauf anzeigt.
Sie müssen auch den Kassenbeleg mit Ihrem stornierten Scheck einbeziehen, um zu zeigen, was Sie tatsächlich gekauft haben.
Bezahlen über ein persönliches Konto
Die Zahlung von Ausgaben von Ihrem Geschäftskonto oder einer Geschäftskreditkarte funktioniert auf die gleiche Weise. Natürlich sollten Sie ein separates Geschäftsprüfungs- oder Sparkonto oder eine Geschäftskreditkarte verwenden.
Die Verwendung Ihrer persönlichen Konten ist zwar nicht unbedingt ein Problem, aber es ist schwieriger zu beweisen, dass diese persönliche Prüfung für einen geschäftlichen Zweck verwendet wurde.
Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal starten, müssen Sie möglicherweise für einige Punkte ein persönliches Konto einrichten. Zum Beispiel habe ich vor kurzem eine neue LLC gegründet und musste einen persönlichen Scheck für die Registrierung in meinem Staat verwenden. Wenn Sie ein persönliches Konto für einen Geschäftszweck verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Dokumentation verfügen. In diesem Fall druckte ich eine Quittung des Staatssekretärs aus, aus der hervorgeht, dass ich für eine LLC-Registrierung bezahlt habe. In diesem Fall war es ziemlich schwierig zu glauben, dass dies für den persönlichen Gebrauch war.
Verwendung von Spesenprotokollen
Einige Ausgaben sind schwieriger zu beweisen als andere. Die zwei großen Beispiele dafür sind Reisekosten, einschließlich Kilometerstand, und denkmalgeschütztes Eigentum.In beiden Fällen ist der beste Weg, die IRS-Aufforderung zum Nachweis von Ausgaben zu erfüllen, ein Protokoll zu führen.
Das IRS bevorzugt "zur Zeit" den Beweis. Das heißt, eine Notiz, die Sie zu dem Zeitpunkt, zu dem das Geld ausgegeben wird, auf einem Kostenbeleg oder einem Beleg oder einem Meilenbuch macht, ist besser als eine Liste, die Sie am Ende des Jahres aufschreiben.
Wenn ich ein Kilometerbuch halte , weiß ich, dass es ein großer Schmerz ist, ein Kilometerbuch zu führen. Es bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie in Ihr Auto (spielt keine Rolle, wenn das Geschäft für das Auto bezahlt, übrigens), müssen Sie auf:
- Das Datum
- Die Laufleistung
- Wo Sie gingen > Der Zweck - geschäftlich oder persönlich - so spezifisch wie möglich.
- Wenn Sie es einfacher machen möchten, notieren Sie die Kilometerzahl am 1. Januar des Jahres und notieren Sie sich die Kilometerleistung nur für geschäftliche Zwecke.
Um gefahrenen Kilometer Kosten abziehen, entweder die Standard-Kilometer Abzug oder tatsächlichen Kosten verwenden, müssen Sie zeigen, dass Sie das Auto mindestens 50% der Zeit für Unternehmen verwendet haben.
Ein Tipp: Wenn Sie an Ihr Smartphone angeschlossen sind,
versuchen Sie es mit einer Meilengut-App oder einer kostenpflichtigen App. Es spart Ihnen viel Papier und hält Ihr Ausgabenprotokoll online. Denken Sie daran, dass
pendelnde Fahrt (hin und zurück zur Arbeit) nicht als abzugsfähige Reisekosten gilt. Während Sie die Fahrtkosten verfolgen können, sollten Sie diese nicht in Ihr Geschäftsreiseprotokoll aufnehmen. Verwenden von Geschäftsreisebelege
Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, müssen Sie zusätzlich zu einem Meilenbuch auch Belege für Ausgaben nachverfolgen.
Diese Kosten, wie die Kilometerleistung, werden von einem IRS-Prüfer genau betrachtet, da es leicht ist, persönliche Reisekosten in Geschäftsreisen einzubeziehen.
Der beste Weg, Geschäftsreisekosten (einschließlich Hotel, Flüge, Mietwagen, Verpflegung und Unterhaltung) zu beweisen, ist eine Kreditkartenbeleg zu verwenden (Ihre Visitenkarte mit, natürlich) mit zusätzlichen Hinweisen zum Zweck der Operation. Machen Sie die Notiz zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Kosten tragen. Sie können auch einen Tagesplaner, einen Terminkalender oder einen Kalender verwenden, um Geschäftsreisen festzuhalten und diese dann mit Ihren Quittungen zu verknüpfen.
Kauf eines gelisteten Objekts
Sehen wir uns den All-in-One-Drucker genauer an, den Sie gekauft haben. Der Drucker kann auch für den persönlichen Druck verwendet werden, und der IRS kategorisiert diese Eigenschaftstypen als aufgelistete Eigenschaft. Sie stehen auf einer Liste, weil sie entweder für persönliche oder geschäftliche Zwecke verwendet werden können. Der IRS erfordert einen höheren Grad an Unternehmensnachweis.
Sie müssen speziell dokumentieren, wie Sie die aufgelistete Eigenschaft verwenden. Der beste Weg ist, ein Protokoll mit dem Grundstück zu führen (wie das unten beschriebene Spesenprotokoll). Jedes Mal, wenn Sie den Drucker oder andere aufgeführten Eigenschaft verwenden, beachten Sie das Datum, die Nutzung (Anzahl der Kopien, zum Beispiel), die bestimmte Aufgabe (Kopieren einer Broschüre für die Wirtschaft ") und ob die Verwendung geschäftlich oder persönlich. Auch Kosten beachten B. Druckerpatronen zugeordnet.
Am Ende des Jahres sollten Sie die prozentuale Verwendung für das Geschäft anzeigen und diesen Prozentsatz dann den Kosten zuordnen können.Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Sie den Drucker 60% der Zeit für das Geschäft genutzt haben, können Sie 60% der Kosten als Geschäftsabzug übernehmen.
Zur Erinnerung: Wenn Sie die Immobilie an Ihrem Geschäftsstandort (NICHT in Ihrem Home Office) haben, müssen Sie kein Protokoll führen. Es wird davon ausgegangen, dass jede Verwendung an einem Geschäftsstandort geschäftlich ist.
Verwendung von Kontoauszügen Nehmen wir an, Sie haben den Kreditkartenbeleg verloren, oder Sie haben keinen stornierten Scheck für diesen Druckerkauf. Sie können einen Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung verwenden, um einen Geschäftskauf nachzuweisen, aber Sie benötigen auch eine zusätzliche Bestätigung aus einem Terminkalender, Kalender oder Tagesplaner.
Es gibt keine solche Sache als zu viel Beweis
Wenn es irgendwelche Zweifel darüber gibt, ob einige Ausgaben für geschäftliche Zwecke sind, ist es am besten, mehrere Wege zu haben, um die Kosten nachzuweisen.
Ihr Geschäftsaufzeichnungssystem
Schließlich sollten die Aufzeichnungen, die Sie über diese Geschäftsausgaben führen, Teil Ihres gesamten Geschäftsaufzeichnungssystems sein.
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