Wie man ein Business Requirements Dokument erstellt

Ihr kleines Unternehmen bereitet sich darauf vor, neue Produkte zu erweitern oder zu verkaufen oder eine Vielzahl von Änderungen vorzunehmen. Und Sie suchen einen Berater oder Auftragnehmer, der Sie bei diesem Projekt unterstützt. Eines der ersten Dinge, die Sie tun müssen, ist die Erstellung eines Geschäftsanforderungsdokuments.

Nehmen wir ein Beispiel: Eine Firma (wir nennen sie ZXYW LLC) hat beschlossen, ihre Buchhaltungsfunktionen an ein Shared Service Center in den USA auszulagern. Sie beginnen einen Prozess der Suche nach einem Standort, der Einrichtung der Services, der Einstellung und die Mitarbeiter verwalten.

Es ist ein kompliziertes Unterfangen und es wird viele Monate dauern. Sie beginnen mit einem Team, das ein Geschäftsanforderungsdokument erstellt.

Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument?

Der Zweck eines Geschäftsanforderungsdokuments besteht darin, ein vollständiges Bild eines Projekts oder eines neuen Geschäftsplans zu geben, damit jeder weiß, was getan werden muss und wann.

Ein Business Requirements Document (BRD) kann in zwei Phasen betrachtet werden. In der ersten Phase eines Projekts werden alle Anforderungen für das Projekt festgelegt, einschließlich Kosten, Einzelheiten zur Implementierung, prognostizierte Vorteile, Meilensteine ​​und Zeitplan für die Implementierung.

In der zweiten Phase kann die BRD tatsächlich zu einem Vertrag zwischen den beiden Parteien werden, in dem die Anforderungen des einstellenden Unternehmens (in diesem Fall ZXYW LLC) und des Auftragnehmers formuliert werden. Sie werden unten mehr über die Vertragssprache erfahren.

Wie unterscheidet sich ein Business Requirements Document von einem Business Plan?

Während beide Dokumente die gleiche Art von Abschnitten enthalten können (z. B. eine Zusammenfassung), ist die Absicht anders.

Ein Businessplan wird erstellt, um ein neues oder bestehendes Unternehmen zu leiten, aber häufiger dient er dazu, einen Kreditgeber für die Finanzierung eines Startups oder einer Expansion vorzustellen.

Der Businessplan enthält allgemeine Informationen über das Unternehmen und seine Pläne und Strategien, um Einnahmen zur Rückzahlung des Darlehens zu generieren.

Jahresabschlüsse sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsplans, während die Finanzdokumente in der BRD sehr unterschiedlich sein können und sich auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren.

Wie unterscheidet sich ein Geschäftsanforderungsdokument von einer Angebotsanfrage?

Der Unterschied zwischen den beiden Dokumenten ist gering, aber wichtig. Typischerweise wird eine Anfrage für ein Angebot (RFP) erstellt, um Angebote von verschiedenen Anbietern anzufordern. Im Beispiel von ZYXW wird ein RFP an potenzielle Unternehmen gesendet, die Outsourcing-Dienstleistungen anbieten, um Angebote zu erbitten.

Ein BRD hingegen wird für einen bestimmten Lieferanten oder Joint-Venture-Partner vorbereitet, der bereits von dem einstellenden Unternehmen ausgewählt wurde.Die BRD enthält weitere Details und weitere Spezifikationen und Fristen, die auf dem Weg und am Ende des Projekts einzuhalten sind.

Wenn ein RFP erstellt wird, werden eine Frist und Anforderungen für die Abgabe von Geboten festgelegt. Die Gebote werden nach Ablauf der Frist ausgewertet.

Was sollte in einem Business Requirements Document enthalten sein?

In gewisser Weise ähnelt ein Geschäftsanforderungsdokument anderen Typen von Geschäftsvorschlägen. Die BRD sollte Folgendes enthalten:

1 . Eine Zusammenfassung , manchmal auch Executive Summary genannt, die die Projektanforderungen allgemein umreißt.

Die Zusammenfassung wird normalerweise nach Abschluss der BRD geschrieben.

2. Die Ziele des Projekts. Diese Ziele sollten im SMART-Format sein. spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden.

3 . Der Hintergrund und eine Bedarfserklärung oder Begründung für das Projekt. Dies ist ein wichtiger Teil des Dokuments, also lassen Sie es nicht aus. Die Erklärung, warum das Projekt benötigt wird, ist ein Haupttreiber des Projekts, und sein Erfolg hängt davon ab, wie gut es den Bedarf deckt.

4. Der Umfang des Projekts - was soll aufgenommen werden und was nicht? Im obigen Beispiel des ZXYW-Unternehmens machte das Unternehmen deutlich, dass der Anwendungsbereich nicht darin bestand, Top-Management einzustellen - diese Personen würden vom Unternehmen bereitgestellt.

5. Jahresabschluss Jahresabschlüsse sind für eine Gesamtbetrachtung der Auswirkungen des Projekts auf die Bilanz und die Einnahmen des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum von wesentlicher Bedeutung.

Natürlich ist es auch wichtig, wie das Unternehmen das Projekt finanziert.

6. Funktionale Anforderungen und Merkmale. Hier können Sie Details angeben, einschließlich Diagrammen, Organigrammen und Zeitachsen.

7. Personalbedarf. Wer muss eingestellt werden und wann. Welche Kategorien von Mitarbeitern werden benötigt und wie werden sie bezahlt? Wer zahlt sie und wann. Da ZXYW eine personenbasierte Einrichtung einrichtet, ist dies ein wichtiger Teil ihrer BRD.

8. Zeitplan, Zeitplan und Termine Phasen des Projekts sollten in diesem Abschnitt detailliert werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, was wann benötigt wird. Im Projekt ZXYW war die erste Phase die Auswahl eines Standorts, einschließlich der Erkundung mehrerer potenzieller Städte.

9. Annahmen. Dieser Teil des Dokuments wird oft übersehen. Das Erstellen von Annahmen hilft, Probleme später zu vermeiden. Zum Beispiel wollte das Unternehmen in dem obigen Vertrag die Bürofläche mieten, nicht kaufen.

10. Kosten und Nutzen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist eine detaillierte Auflistung aller Kosten des Projekts und Einsparungen aus dem Projekt sollten einbezogen werden.

Was macht die Geschäftsanforderungen zu einem Vertragsdokument?

Wie oben erwähnt, ist die BRD in der Anfangsphase ein Vorschlag. Sie haben vielleicht bemerkt, dass etwas in der Liste der obigen Abschnitte fehlte - die Bezahlung für geleistete Dienste. Ohne eine Erklärung über die Zahlungen an den Auftragnehmer und den Zeitpunkt dieser Zahlungen gibt es keinen Vertrag.

Bevor die beiden Parteien das Dokument unterzeichnen, muss eine Standardvertragssprache mit Hilfe eines Anwalts hinzugefügt werden, einschließlich

• Zahlungsversprechen und Leistungsversprechen
• Restriktive Auflagen, die den Auftragnehmer daran hindern, die Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens oder teilen sie mit anderen.
• Was passiert, wenn eine Partei ihren Pflichtverpflichtungen nicht nachkommt (Vertragsbruch)? Versicherungs- und Entschädigungsklauseln (schadlos halten)
• Rechtsstreitigkeiten und Schiedsklauseln
• Und natürlich Unterschriften von geeigneten Mitarbeitern und Auftragnehmern.