Wie man große Geschäftsaufzeichnungen behält - der einfache Weg

25. Mai 2015

Sie haben ein Unternehmen gegründet und jemand (wahrscheinlich Ihr Banker) hat gesagt: "Führen Sie gute Geschäftsbücher?" Wenn es einen leeren Blick auf Ihrem Gesicht gibt, benötigen Sie möglicherweise eine kleine Hilfe, die den Geschäftsaufzeichnungsprozess herausfindet. Wenn Sie Fragen haben, hier die Antworten:

Warum muss ich gute Geschäftsbücher führen?

Das Führen von Aufzeichnungen für geschäftliche Zwecke ist eine Verantwortung, nicht nur etwas, das Sie tun, wenn Sie zusätzliche Zeit haben.

Als Geschäftsinhaber müssen Sie gute Aufzeichnungen über Ihre geschäftlichen Aktivitäten führen:

• Im Falle einer Klage zum Sichern Ihrer Position
• Zur Steuerzeit > um eine genaue Gewerbesteuererklärung vorzubereiten Falls Sie von einer Regierungsbehörde
• auditiert werden So
• Sie wissen, wie viel Geld Sie haben (damit Sie bei der Bank nicht überzogen werden) ) Antworten auf Fragen
• von Kunden und Lieferanten.

Und das sind nur die Hauptzwecke. Sie möchten gute Aufzeichnungen führen, damit Sie wissen, ob Ihr Unternehmen Geld verdient.

Welche Aufzeichnungen muss ich aufbewahren?

Die einfache Antwort darauf ist "alles". Sie müssen Aufzeichnungen über:

Kunden oder Kunden führen.

• Alles, was mit den Transaktionen mit Kunden oder Kunden zu tun hat, sollte bei Fragen aufbewahrt werden. Sie haben dir Geld gegeben, und du hast die Verantwortung zu zeigen, wo es hinging. Behalten Sie Details zu Rechnungen, Debitoren und Zahlungen bei. Anbieter.
• Das Führen von Aufzeichnungen ist auch wichtig für Ihre Geschäfte mit Lieferanten (den Personen, die Sie für Dienstleistungen und Produkte bezahlen). Bewahren Sie Ihre Bestellungen und Zahlungsnachweise auf.

Mitarbeiter.

• Ihr Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, hervorragende Mitarbeiterdaten zu führen. Finanziell.
• Fortax-Zwecke und im Falle einer Prüfung benötigen Sie Aufzeichnungen über alle Geschäftsvorgänge, Darlehen, Anlagenkäufe und mehr. Halten Sie insbesondere die Geschäftsausgaben fest, einschließlich Geschäftsreisen, Meilen, Mahlzeiten und Unterhaltung. Verträge und Rechtsdokumente,
• einschließlich derjenigen, die sich auf die Gründung Ihres Unternehmens beziehen, jeden Vertrag, den Sie eingegangen sind. Dies umfasst Genehmigungen und Lizenzen, Registrierungen von Marken, Patenten oder Urheberrechten sowie etwaige Darlehen oder Kreditlinien. E-Mails und andere geschäftliche Kommunikation.
• Hier gibt es Vor- und Nachteile; siehe Susan Heathfields Artikel über Internet- und E-Mail-Richtlinien.

Wie und wo sollte ich diese Aufzeichnungen aufbewahren? Sie können alle Ihre Aufzeichnungen an einem physischen Ort, in einem Aktenordner oder in einem Ablagesystem aufbewahren. Sie können auch Aufzeichnungen auf Ihrem Computer oder "in der Cloud" aufbewahren, natürlich mit einer entsprechenden Sicherung. Es spielt keine Rolle, wo Sie diese Aufzeichnungen aufbewahren, solange sie schnell und vollständig aufgerufen werden können, wenn sie benötigt werden.

Wie lange muss ich diese Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Wie lange Sie Aufzeichnungen führen müssen, hängt vom Typ der Aufzeichnungen ab. Es ist immer sicher, alles für immer zu behalten, aber das wird ein wenig überwältigend.

Behalten Sie die Steuerdaten, bis Sie sicher sind, dass diese Aufzeichnungen nicht geprüft werden. William Perez von der Steuerplanung hat die Details zum Führen von Steuerunterlagen. Bewahren Sie alle Datensätze, die Sie zur Erstellung Ihrer Gewerbesteuererklärung verwendet haben, zusätzlich zur Rückgabe auf.

Mitarbeiterdaten sollten so lange aufbewahrt werden, wie die Möglichkeit besteht, dass Sie sie benötigen.

Dies hängt vom Typ des Datensatzes und von der Art der Aktion ab, die gegen Ihr Unternehmen ausgeführt werden könnte. Einige Mitarbeiteraufzeichnungen müssen gesetzlich vorgeschrieben sein. (Ja, das ist kompliziert.) Außerdem sollten Sie Bewerbungen für mindestens ein Jahr behalten.

Die IRS hat einen Artikel darüber, wie lange Geschäftsunterlagen für Steuerzwecke und andere geschäftliche Zwecke aufbewahrt werden müssen.

Wie mache ich diese Aufzeichnungsaufgabe einfacher?

1.

Finden Sie eine gute Buchhaltungssoftware und verwenden Sie sie. Finden Sie eine Software, mit der Sie die Rechnungszahlung automatisieren können und die Ihnen 2 bietet. Erstellen Sie ein System, um Informationen zu sammeln, überprüfen Sie, ob es korrekt ist, notieren Sie es an der richtigen Stelle, überprüfen Sie es regelmäßig und handeln Sie es gegebenenfalls aus.

3. Mach es zur Gewohnheit.

Das Wichtigste, was Sie tun können, um das Führen von Geschäftsunterlagen zu vereinfachen, ist die Gewohnheit, zu erfassen, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, während Sie es tun. Dies bezieht sich auf Finanzaufzeichnungen, aber jede Art von Geschäftstransaktion oder der Umgang mit anderen Parteien. Schreib es schriftlich und behalte, was du geschrieben hast.