Top Tipps für die Einstellung eines privaten Caterers für Ihre Veranstaltung

Während viele große Event-Locations einen Executive Chef oder eine Bankett-Abteilung im Personalbereich haben, bieten viele der schönsten und einzigartigsten Veranstaltungsorte der Welt keinen Catering-Service. Während die zusätzliche Arbeit der Einstellung eines privaten Caterers oder einer Cateringfirma für einige abschreckend sein kann, sind große Ereignisplaner immer bereit, den vollkommenen Schauplatz sogar zu buchen, wenn sie ihr berufliches Netz fordern, um es zu erledigen.

Bevor Sie einen Caterer oder ein Catering-Unternehmen beauftragen, um die Veranstaltung zu organisieren, ist es hilfreich, sich ein paar erste Ideen über das Catering-Menü zu machen und diese Tipps in der Hosentasche zu haben.

Kompetente Beratung bei der Menüplanung durch einen Catering-Experten

"Stellen Sie ein gutes Gleichgewicht mit Ihrem Menü her", schlägt Stacy Ziegler, CPCE, CMP, Erster Vizepräsident der NACE (Association of Catering Executives) und Vertriebsdirektorin vor bei Bold American Events & Catering. Bold American bietet Full-Service-Catering-Service für Veranstaltungsorte in der Stadt Atlanta, Georgia und organisiert jedes Jahr mehr als 500 Corporate und Social Events.

"Sie können riskanter mit Ihren Hors d'Oeuvres, Beilagen und Nachspeisen gehen, aber für die Hauptspeise müssen Sie daran denken, dass Sie eine vielfältige Gruppe von Menschen ernähren. Die meisten Menschen erkennen gerne, was sie essen. Das bedeutet nicht, dass jedem einfaches Huhn serviert werden muss, aber seien Sie vorsichtig mit etwas sehr Exotischem. "

Die Saison der Veranstaltung spielt ebenfalls eine Rolle. Und Veranstaltungsplaner führen in einer ganz anderen Saison häufig Diskussionen über zukünftige Ereignisse. "Obwohl Sie vielleicht im Winter über Ihr Menü diskutieren, könnte das eigentliche Ereignis im Juni sein. Kurze Rippchen und Kartoffelpüree im Januar klingen fantastisch, aber wenn dein Juni-Event sich dreht, wirst du etwas viel Leichteres wollen ", sagt Ziegler.

Bei der Planung eines Veranstaltungsmenüs geht es um viel mehr als nur um die Essensauswahl. Aber der nächste Schritt ist, den Caterer einzustellen, um Ihnen zu helfen, es abzuziehen.

Beratung bei der Vermittlung eines privaten Catering-Unternehmens

Haben Sie vielleicht schon Ideen für das Catering-Menü? Im nächsten Schritt mieten Sie ein Catering-Unternehmen für Ihre Veranstaltung. "Sprechen Sie mit Ihrem Caterer darüber, was sie am besten können", rät Ziegler. "Sie haben viel Erfahrung mit Publikumslieblingen und wissen, was sie am besten können. "

Neben der Nutzung Ihres Caterers als Lebensmittel- und Getränkeberater sowie des Catering-Dienstleisters für Ihre Veranstaltung bietet Ihnen Ziegler auch folgende Tipps für die Anmietung eines Caterers oder Catering-Unternehmens für die Veranstaltungen:

Essen

Wenn Sie das Essen des Caterers probieren, haben Sie die Möglichkeit, das Catering zu probieren und zu erleben, wie es präsentiert wird.Dies ist auch eine gute Zeit, um sich mit dem Chef zu treffen und festzustellen, wie flexibel er ist. Alle Artikel können nach Ihrem Geschmack angepasst werden, achten Sie also darauf, dass Ihr Feedback ernst genommen wird. Fragen Sie, wie das Essen zubereitet wird.

Verpflegung Pro-Tipp: Fragen Sie, ob die Verpflegung vor Ort beendet oder im Voraus gekocht und in einer heißen Box aufbewahrt wird, um warm zu bleiben. Diese unterschiedlichen Praktiken haben einen großen Einfluss auf die Qualität des Essens, wenn es Ihren Gästen serviert wird.

Referenzen prüfen

Auch wenn Sie höchstwahrscheinlich eine Liste mit sehr zufriedenen Kunden erhalten, gibt es dennoch gute Informationen, die Sie lernen können, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Referenzen eines Caterers zu überprüfen. Es ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was der Caterer am besten kann. Gute Fragen für Referenzen sind: Wie oft haben sie den Caterer genutzt? Was hat Ihnen am Veranstaltungsservice am besten gefallen? Was würdest du für die nächste Veranstaltung ändern?

Fotos von vergangenen Ereignissen anfordern

Bilder von Catering-Produkten geben Ihnen einen guten Eindruck von der Ästhetik des Caterers. Fotos vergangener Ereignisse können Ihnen einen Einblick darüber geben, wie ihre Veranstaltungen im Allgemeinen eingerichtet sind. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Magst du ihre Service-Ware, die Verwendung von Abständen und den letzten Schliff? Ist es der Stil, den Sie für Ihre Veranstaltung wünschen?

Zu ​​guter Letzt ist es auch eine großartige Möglichkeit, Bilder von der Arbeit eines Caterers anzusehen, um dem Caterer zu erklären, was man mit Referenzen mag. Was möchten Sie gerne bei Ihrer Veranstaltung sehen?

Besprechen Sie die verfügbaren Services

Einige Caterer bieten mehr Service als andere, da sie Bettwäsche, Tische, Stühle, Blumen und Evendécor anbieten können. Sie können ihnen eine Idee davon geben, was Sie mögen und sie können alles für Sie zusammenziehen und alle Verkäufer organisieren. Auf der anderen Seite bieten einige Caterer nur den Event-Food- und Food-Service an und Sie sind für die Koordination all Ihrer anderen Artikel und Lieferanten verantwortlich. So oder so, der Service des Caterers entspricht Ihren Bedürfnissen.

Rückblick Alles in Person

In-Person-Meetings sind nicht nur ein guter Weg, um bei wichtigen Themen wie dem geplanten Catering-Menü und dem Verpflegungsangebot keine Fehlkommunikation zu vermeiden, sondern auch eine gute Möglichkeit, Holen Sie sich ein besseres Gefühl für Ihren gewählten Caterer. Zum Beispiel können persönliche Treffen Ihnen die Möglichkeit geben, den Catering-Betrieb zu sehen. Ist das Büro sauber? Werden Sie rechtzeitig empfangen? Wenn Sie während dieses Vorgangs zögern, stellen Sie sicher, dass Sie es jetzt beheben und es kann zum Ereignistag übertragen werden.

Stellen Sie sicher, dass sie organisiert sind

Wenn Ihr Vorschlag rechtzeitig ist und Ihr Verkaufsleiter professionell und flexibel ist, ist das wahrscheinlich ein Zeichen für eine gute Unternehmenskultur. Dies ist besonders wichtig, da diese Eigenschaften höchstwahrscheinlich in das Team übertragen werden, das Ihre Veranstaltung bearbeitet. Aber Vorsicht: Das Gegenteil könnte auch wahr sein. Wenn Ihr Vorschlag nach dem versprochenen Termin an Sie gesendet wird oder während des Verkaufs- und Planungsprozesses ein allgemeines Gefühl der Desorganisation auftritt, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Aktualität und Organisation für den Caterer kein wichtiger Wert sind.

Lesen Sie das Kleingedruckte

Wenn Sie Ihren Catering-Vorschlag abmelden, ist es wichtig, jedes Detail zu überprüfen und zu verstehen. Ist Ihr Angebot alles inklusive, was Sie wollten? Einschließlich Steuer? Wird der Preis pro Person variieren, wenn Ihre Gästezahl steigt oder fällt? Wie funktioniert die Servicegebühr für Arbeit? Werden Sie an diesem Abend für das Trinkgeld verantwortlich sein? Wenn Sie Vorschläge von einem Caterer zu einem anderen vergleichen, ist es wichtig, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen und alle mit dem vorgeschlagenen Ereignis verbundenen Kosten verstehen.

Erkundigen Sie sich beim Veranstaltungsort

Viele Veranstaltungsorte verfügen über eine Liste bevorzugter Anbieter, in der wahrscheinlich auch Caterer für jene Veranstaltungsorte vertreten sein werden, die keine Catering-Dienste anbieten. Möglicherweise müssen Sie mit einem der aufgelisteten Caterer zusammenarbeiten, aber selbst wenn Sie es nicht sind, kann dies zu Ihrem Vorteil sein. Wenn Sie jemanden in dieser Liste verwenden, kennen Sie Ihre Veranstaltungsorte und alle damit verbundenen Regeln von den Regeln bis zur Einrichtung des Raums. Möglicherweise haben Sie am Tag Ihrer Veranstaltung weniger Pannen. Bevorzugte Anbieter können auch andere Rechte haben, die sie an Sie weitergeben können. Caterer, die mit einem Veranstaltungsort nicht vertraut sind, können auf den ersten Blick billiger sein, aber Sie können Post-Event-Gebühren von Ihrem Veranstaltungsort haben, weil der Caterer den Müll nicht wie erforderlich oder eine andere Strafe für das Verstehen der Veranstaltungsrichtlinien entfernt hat.

Fragen Sie nach speziellen Anforderungen

Gute Caterer arbeiten mit Ihnen an speziellen Anforderungen. Große Caterer erwarten sie. Wie auch immer, fragen Sie Ihren Caterer, wie er spezielle Anforderungen wie diätetische Einschränkungen, Änderungen vor Ort und spätere Ergänzungen behandelt. Selbst die besten Planer stehen meist vor mindestens einer Überraschung vor Ort. Kann Ihr Caterer eine glutenfreie Mahlzeit zusammenstellen? Wenn die Begrüßungsrede 15 Minuten zu spät kommt, kann die Küche dann mit einer neuen Zeitachse rollen? Flexibilität und ein "Can-Do" von allen Beteiligten sind entscheidend.

Wissen, wer verantwortlich ist

Meistens ist die Person, mit der Sie während der Verkaufs- und Planungsprozesse zusammenarbeiten, nicht Ihr Hauptansprechpartner am Tag der Veranstaltung. Wenn Sie an diesem Tag Änderungen vornehmen oder Fragen haben möchten, ist es wichtig, Ihren Kontakt zu kennen. Tiefe im Team gibt Ihnen eine gewisse Sicherheit, dass, wenn eine Person während Ihrer Veranstaltung wegen Krankheit oder eines Konflikts vermisst wird, immer noch ein ganzes Team hinter ihnen steht.