Geschäftliche Etikette einer professionellen Voicemail-Begrüßung

Wenn Ihr Unternehmen Abteilungs-Voicemail-Boxen für eingehende Anrufe verwendet, sollten Sie eine Voicemail-Begrüßung mit professionell klingenden Abteilungen aufnehmen. Diese Art der Voicemailbegrüßung unterscheidet sich geringfügig von der persönlichen Voicemailbegrüßung, die der Voicemailbox einer Person zugeordnet ist. Wenn Ihr Telefonsystem beispielsweise zulässt, dass eine Gruppe von Telefonerweiterungen "zusammengelegt" wird, um alle allgemeinen Buchhaltungsanrufe zu bearbeiten, können alle Nebenstellen der Buchhaltungsabteilung unter der allgemeinen Nebenstelle der Buchhaltungsabteilung zusammengefasst werden.

Wenn die automatische Vermittlung einen Anruf an diese Nebenstelle weiterleitet, erhält die nächste verfügbare Nebenstelle den Anruf. Wenn alle Nebenstellen der Buchhaltungsabteilung besetzt oder nicht verfügbar sind, wird der Anruf in die Voicemailbox der Abteilung übertragen.

Voicemail-Begrüßungsoptionen

Je nachdem, welches Telefonsystem in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, gibt es möglicherweise verschiedene Optionen für die Art der Voicemail-Begrüßung, die Sie erstellen dürfen. Dazu gehören:

• Allgemeine Voicemail-Begrüßung
  Die allgemeine Voicemail-Begrüßung wird als Standard-Voicemail-Begrüßung verwendet, wenn kein anderer Begrüßungstyp festgelegt ist.
• Interne Voicemail-Begrüßung
  Diese Funktion wird verwendet, um Personen zu begrüßen, die Ihre Abteilung von Ihrem eigenen Unternehmen aus anrufen (z. B. von einer anderen Nebenstelle). Im Allgemeinen gilt dies nur für sehr große Unternehmen.
• Begrüßung für externe Voicemail
  Diese Begrüßung wird für Personen wiedergegeben, die von außerhalb Ihres Unternehmens anrufen. Die automatische Telefonzentrale Ihres Telefonsystems kann eine allgemeine Begrüßung des Unternehmens abspielen, die alle externen Anrufer hören werden. Wenn der Name Ihres Unternehmens in dieser Begrüßung erwähnt wird, müssen Sie es in Ihrer Abteilungsbegrüßung nicht noch einmal sagen.

• Voicemail-Begrüßung
  Vorübergehende oder Abwesenheitsansage (Voicemail) Die Voicemail-Begrüßung für vorübergehende oder Abwesenheitsbenachrichtigungen wird festgelegt, wenn die gesamte Abteilung für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist. Beispielsweise ist die Abteilung nur zwischen 8:00 und 17:00 Uhr besetzt oder es gibt eine obligatorische Abteilungsbesprechung, die alle Personen von der Beantwortung des Telefons entfernt. Bei den meisten Voicemail-Systemen können Sie ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit festlegen, damit Sie nicht daran denken müssen, sie auszuschalten, wenn Ihre Abteilung wieder in den normalen Betrieb zurückkehrt.
• Am Telefon (besetzt) ​​Anrufbeantworter
  Diese Begrüßung wird verwendet, um Anrufer darüber zu informieren, dass die Abteilung verfügbar ist, aber niemand kann sofort anrufen, da alle Nebenstellen im Abteilungspool mit anderen Anrufern besetzt sind.

Elemente der guten Abteilung Voicemail Gruß

• Abteilungsname
• Erklärung, dass Sie Ihren Anruf nicht annehmen können
• Aufforderung, eine Nachricht zu hinterlassen
• Wenn sie einen Rückruf erwarten können
• Zusätzliche Optionen, die verfügbar sind (e.g. "Drücken Sie die Raute-Taste, um zu … zurückzukehren."
• Website-Adresse, wenn es aussagekräftige Informationen liefern kann
• Nicht länger als 20 - 25 Sekunden (Faustregel)
• Beginnen Sie nicht mit " Ihr Anruf ist uns sehr wichtig … "Gruß. Diese Phrase ist überstrapaziert und ist normalerweise eine "Abschaltung" für Anrufer.
• Vermeiden Sie es, zu viele Informationen zu geben und zu lange zu grüßen.

Beispiel Gute Abteilung Voicemail Grüße

• Sie haben die Buchhaltung erreicht. Alle unsere Vertreter sind damit beschäftigt, andere Anrufer zu bedienen. Anstatt Ihre wertvolle Zeit in der Warteschleife zu verschwenden, möchten wir Sie innerhalb von zwei Geschäftsstunden zurückrufen. Wenn Sie zum vorherigen Menü zurückkehren möchten, drücken Sie jetzt Stern. Andernfalls hinterlassen Sie uns eine detaillierte Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer. Nachdem Sie Ihre Nachricht aufgezeichnet haben, können Sie die Raute-Taste drücken, um weitere Optionen anzuzeigen. Danke für den Anruf.

• Sie haben die Verkaufsabteilung von Operations Tech, Inc. erreicht. Alle unsere Vertriebsmitarbeiter sind damit beschäftigt, andere Kunden zu bedienen, aber wir möchten Sie so bald wie möglich zurückrufen. Für aktuelle Preisinformationen oder um den Status Ihrer Bestellung zu überprüfen, besuchen Sie uns bitte im Internet. Ansonsten hinterlassen Sie uns bitte nach dem Ton eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer. Wenn Sie zum vorherigen Menü zurückkehren möchten, drücken Sie jetzt die Stern-Taste.
• Sie haben die Buchhaltungsabteilung von Operations Tech, Inc. erreicht. Die Abteilung ist derzeit geschlossen. Unsere normalen Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Samstags und sonntags sind wir geschlossen. Sie können jederzeit die Sterntaste drücken, um zum vorherigen Menü zurückzukehren. Ansonsten hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer und wir werden Ihren Anruf zurücksenden, wenn das Büro wieder öffnet. Sie können auflegen, nachdem Sie Ihre Nachricht hinterlassen haben, oder die Raute-Taste drücken, um weitere Optionen anzuzeigen. Danke für den Anruf.

Schlechte Voicemail-Grüße

• Sie haben die Verkaufsabteilung erreicht. Hinterlassen Sie uns eine Nachricht.
• Hallo. Sie haben die Buchhaltung bei XYZ erreicht. com. Alle Buchhalter nehmen derzeit an einer obligatorischen Abteilungsbesprechung teil, und niemand kann Sie anrufen. Ihr Anruf ist uns sehr wichtig und wir möchten Sie gerne zurückrufen, sobald wir zurückkommen. Es ist jedoch das Ende des Jahres und unser Call-Backlog ist sehr lang. Wenn Sie eine Zahlung über ein überfälliges Konto veranlassen, teilen Sie uns dies bitte in Ihrer Nachricht mit, damit wir Sie umgehend zurückrufen können. Ansonsten warte bitte auf den Ton und hinterlasse uns eine detaillierte vertrauliche Nachricht.
• Die Abteilung ist geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Ton eine Nachricht.