Geschäftliche E-Mail-Etikette

Laut einem kürzlich veröffentlichten Bericht eines Marktforschungsunternehmens bleibt E-Mail die beste Kommunikationsform in der Geschäftswelt. Im Jahr 2013 belief sich die Zahl der geschäftlichen E-Mail-Konten auf 929 Millionen Postfächer. Diese Zahl wird voraussichtlich in den nächsten vier Jahren mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von etwa 5% wachsen und bis Ende 2017 über 1,1 Milliarden erreichen. Der Bericht gibt weiterhin an, dass die Gesamtzahl der weltweiten E-Mail-Konten voraussichtlich von fast 3,9 Milliarden Konten im Jahr 2013 auf über 4,9 Milliarden Konten bis Ende 2017.

Dies entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von etwa 6% in den nächsten vier Jahren.

Die Quintessenz ist, dass E-Mail die bevorzugte Option für alle Geschäftskommunikationen geworden ist und dieser Trend wächst weiter. Neue Technologien wie cloudbasierte geschäftliche E-Mail-Dienste, insbesondere Google Apps und Microsoft Office 365, dürften in den nächsten vier Jahren rasch ansteigen.

E-Mails können von Smartphones, Tablets und anderen mobilen Geräten gesendet werden. Während dies eine große Bequemlichkeit ist, tendiert es dazu, mit der Formalität des Inhalts der Kommunikation locker zu werden. Mobile Geräte haben die Art und Weise, wie wir geschäftlich kommunizieren, verändert, weil sie es uns ermöglichen, sofort mit unseren Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu kommunizieren. Da jedoch der Inhalt der geschäftlichen E-Mail keine Flexionen aufweist, ist es für den Empfänger der E-Mail leicht, die Absicht der Wörter falsch zu interpretieren. Um dieses unglückliche Ergebnis zu vermeiden, müssen geschäftliche E-Mails so formell und auf den Punkt gebracht werden wie geschäftliche Schreiben.

Denken Sie daran, dass vor einigen Jahrzehnten die einzige Möglichkeit bestand, mit einem Kunden schriftlich zu kommunizieren. Verkäufer oder Angestellter war mit einem formellen Brief. Der handgefertigte Brief erforderte den Anstand und die Angemessenheit einer schriftlichen Mitteilung. Wenn nicht in einem Umschlag mit bezahlten Porto verschickt, wurde es vielleicht per Fax gesendet.

Ob der Brief per Post verschickt oder per Fax versandt wurde, es handelte sich um eine rechtsverbindliche Mitteilung, die "schriftlich niedergelegt" wurde.

Dies ist auch bei jeder versandten E-Mail der Fall: Es handelt sich um eine rechtsverbindliche Mitteilung, weil sie schriftlich erfolgt. Es kann keinen Hörensagen geben, wenn ein Unternehmen schriftlich kommuniziert. Zu diesem Zweck sollte die E-Mail-Kommunikation stets die gleichen Richtlinien und Grundsätze für das Verfassen eines professionellen Schreibens einhalten. Periode.

Das Schreiben einer geschäftlichen E-Mail ist ganz anders als das Schreiben eines Textes oder einer Instant Message (IM). Diese Kommunikationsformen sind für ein schnelles und informelles Geplänkel unter Freunden gedacht. Daher ist die Sprache von Texten und IMs, die ihre eigenen Phrasen wie LOL, ROFL und viele andere enthält, für einen Chat mit einem Freund akzeptabel, aber sie haben keinen Platz in einer professionellen geschäftlichen E-Mail.

Ebenso für Emojis.Emojis sind auch eine neue Sprache, die sich mit der Verbreitung mobiler Kommunikation entwickelt und entwickelt hat. Die gleiche Regel über die Verwendung von Textsprache und Abkürzungen muss für die Verwendung von Emojis gelten - diese neue Sprache hat keinen Platz in einer geschäftlichen E-Mail. Während es verlockend sein kann, einige Smiley-Gesichter zu betonen, um den Punkt in einer geschäftlichen E-Mail noch einmal hervorzuheben, weil E-Mails der Interpretation durch den Empfänger unterliegen, widerstehen Sie der Versuchung, die E-Mail mit diesem informellen Jargon zu verkleiden.

Wenn Sie von diesem Zeitpunkt an eine geschäftliche E-Mail senden, stellen Sie sich vor, Sie sitzen vor einer Schreibmaschine mit einem dicken Brief oder einem Blatt Papier und Sie schreiben einen formellen Brief, der von Sie am Ende der letzten Seite und per Post oder per Fax gesendet.