Wie man Kanzlei-Bilanzaufzeichnungen am besten pflegt

Wenn Sie ein praktizierender Anwalt in Ihrer eigenen Anwaltskanzlei werden möchten, müssen Sie verstehen, welche Unterlagen Sie pflegen müssen. Sie können ein Experte in der Praxis des Gesetzes sein, aber Sie fühlen sich vielleicht nicht so zuversichtlich in Ihrem Buchhaltungswissen. Die Grundlagen zu verstehen und spezielle Buchhaltungssoftware zu verwenden, kann Ihre Praxis sicher halten.

Buchhaltungssysteme für eine Anwaltskanzlei

Ein gutes Buchhaltungssystem für jedes Kleinunternehmen wird starke interne Kontrollen beinhalten, um sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben zu überwachen.

Als Anwalt müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Buchhaltungssystem über strenge interne Kontrollen für die Kunden verfügt, die sowohl in Rechnung gestellt als auch Kosten und Aufwendungen erhöhen.

Unabhängig davon, ob die Rechnungen auf einem bestimmten Retainer, einem jährlichen Retainer, einer Kontingentgebühr oder einer Empfehlungsgebühr basieren, basiert Ihre Gebühr auf der für die Projekte Ihrer Kunden aufgewendeten Zeit. Das ist der Grund, warum Rechtsanwälte normalerweise detaillierte Aufzeichnungen führen, um die für Fälle aufgewendete Zeit zu verfolgen.

Sie können manuelle oder elektronische Systeme verwenden, um Ihre Zeit und kostenpflichtige Ausgaben zu verfolgen. Kunden-Ledger-Karten wurden verwendet, um diese Informationen vor dem Erscheinen von legaler Zeit und Abrechnungssoftware aufzuzeichnen. Unabhängig davon, welche Aufzeichnungsmethode Sie bevorzugen, möchten Sie normalerweise diese Zeit aufzeichnen, die Sie für Kundenangelegenheiten zusammen mit den anfallenden Kosten des Kunden aufgewendet haben.

Von Zeit zu Zeit können Sie im Namen Ihres Kunden Kosten für die Einreichung von Gebühren oder sonstigen Gebühren bezahlen.

Meist praktizierte Anwaltsakte Diese Vorlaufkosten werden analog zu anderen Debitorenbuchforderungen in das System aufgenommen.

Buchhaltungssoftware verfügt über spezielle Journale, um einen einzelnen Typ einer häufig auftretenden Transaktion aufzuzeichnen. Für Anwälte wird das Journal der Kassenbelege eine Aufschlüsselung von (1) erhaltenen Gebühren und (2) Aufwandsentschädigungen enthalten, einschließlich einer Aufteilung zwischen regulären Gemeinkosten und bezahlten Kundenkosten.

Die Komplexität der Kassenbelege variiert je nach Größe der Anwaltskanzlei, von denen der einfachste nur der Kontoauszug und die Scheckkopien sind.

Andere wesentliche Datensätze

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Datensätzen pflegen die Anwälte normalerweise mindestens Folgendes:

1. Terminkalender: Ein Terminkalender enthält Terminkalender, normalerweise in einem Kalenderformat.
2. Debitorenbuch: Das Debitorenbuch zeigt die fakturierten, aber nicht erfassten Forderungen an.
3. Einzelne Kundenledger: Diese Hauptbuchkonten enthalten eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, Gebühren und Gutschriften, eine Zusammenfassung der nicht abrechenbaren Kosten und der endgültigen Rechnungen.
4. Fallzeitaufzeichnungen: Zeitaufzeichnungen werden für jeden Kunden aufgezeichnet.
5. Register "In Bearbeitung": Dieses Register fasst alle rechtlichen Arbeiten zusammen und ist normalerweise nach dem Namen des Kunden organisiert.
6. Zusammenfassung der Zeitberichte: Zeitberichte können in der Regel vom Anwalt oder vom Kunden sortiert werden und enthalten Informationen wie Uhrzeit, bearbeitete Daten, Rechnungen und andere kostenpflichtige Ausgaben.

Dies sind die grundlegenden Bücher und Aufzeichnungen, die die meisten Rechtsanwälte unabhängig von ihrem Fachgebiet für ihre Firmen zur Verfügung haben. Viele Rechtsanwälte verwenden Buchhaltungssoftware und Rechtsanwalts-Verwaltungssoftware, um ihre Bücher und Aufzeichnungen in elektronischen Formaten zu führen.

Während einige Rechtsanwaltskanzleien QuickBooks verwenden, verwenden viele andere Firmen legale branchenspezifische Softwareprogramme wie Abacus Next, Clio oder ProLaw, um ihre Praktiken zu verwalten.

HINWEIS : Dieser Artikel ist nur für Bildungszwecke gedacht. Sie sollten sich mit einem Steuerfachmann beraten, um Fragen oder Probleme zu besprechen, die Sie mit Ihrer Buchhaltung, Aufzeichnungen oder Einnahmen haben.