Video: BPO-Experte Jörg Vollmer: „CFOs bekommen mehr Informationen" 2025
Online-Buchhaltungslösungen nutzen die Cloud-Computing-Umgebung, um die Informationen zu sammeln und zu korrelieren, die ein Unternehmen benötigt, um seine Finanzen zu verwalten. Diese Softwareplattformen vereinfachen den Buchhaltungsprozess, minimieren den Zeitaufwand für die Dateneingabe und erhöhen die Effizienz auf der ganzen Linie. Viele Unternehmer und CFOs nutzen diese Vorteile, indem sie intelligente Implementierungsprozesse befolgen, um die perfekte Umgebung für die Verwaltung der täglichen Finanzen zu schaffen.
Finden Sie die beste Software
Der erste Schritt beim Einrichten der idealen Online-Buchhaltungsumgebung besteht darin, zu bestimmen, welche Softwareplattform die richtigen Tools für das Unternehmen hat. CFOs sollten sich mit den nützlichsten Optionen vertraut machen und eine Liste der Plattformen entwickeln, die die besten Funktionen bieten. Kleine Unternehmen unterscheiden sich in Größe, Umfang und Bedürfnissen. Daher ist es wichtig, sich vorher mit den Unternehmensleitern zu beraten, um genau zu bestimmen, welche Tools zur Bewältigung der ständigen Fluktuationen in ihren Finanzdaten benötigt werden.
In dieser Phase gibt es reichlich Überlegungen, aber alles, von Funktionen und Vorteilen bis zu den Unterstützungsdiensten, die von der Buchhaltungsplattform angeboten werden, sollte bewertet werden. Viele Unternehmen benötigen viele Anpassungen oder benötigen möglicherweise eine umfassendere Berichterstellung für die Software. Der Rechnungslegungsbedarf für heute und in der Zukunft sollte vor der Unterzeichnung auf der gepunkteten Linie analysiert werden.
Vereinfachung der Personalabrechnung
Die Personalabrechnung wird immer komplizierter, wenn kleine Unternehmen expandieren und zusätzliche Mitarbeiter einstellen. Informationen zur Zeiterfassung müssen an die Personalabteilung übertragen werden, um die Berichte zu erstellen, die notwendig sind, um den Mitarbeitern eine genaue Vergütung zu bieten. Online-Buchhaltungs-Tools können die eingegebenen Daten in die Tracking- und Payroll-Software übernehmen und in ein Format übersetzen, mit dem Prüfungen direkt aus dem Programm erstellt werden können.
Dies erhöht die Genauigkeit und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden, ohne dass die Buchhaltungsabteilung stundenlang mit der Gehaltsabrechnung beschäftigt ist.
Viele Zeiterfassungsanwendungen umfassen auch die umfangreiche Palette an Optionen und Vorteilen, die durch mobile Konnektivität verfügbar sind. Es gibt Zeiterfassungsprogramme, die es den Benutzern erlauben, Zeit vom Feld aus, über eine mobile Anwendung und sogar über SMS-Textnachrichten einzugeben. CFOs können mehrere Genehmigungsprozesse für verschiedene Mitglieder einrichten, um die verbesserten Daten und Details in der für die Abrechnung erfassten Zeit zu unterstützen.
Verkaufsdaten verwalten
Kleinunternehmen arbeiten mit einem konstanten Zustrom von Verkaufsdaten. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen, Bestellungen, Auftragserfüllung und Versandinformationen enthalten alle wichtigen Finanzdaten, die einen großen Teil des Bildes bilden, wenn es um den Cashflow geht.Wenn diese Zahlen nicht genau und zeitnah erfasst werden, kann dies zu Verwirrung führen, die die Fähigkeit eines Unternehmens, Entscheidungen über zukünftiges Wachstum zu treffen, beeinträchtigt.
Die Online-Buchhaltungssoftware verwaltet alle wichtigen Daten so, wie sie eintreffen, sodass die Führungskräfte der Unternehmen stets ein genaues Bild davon haben, wie viel Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist.
Durch die Bereitstellung einer schnellen und präzisen Möglichkeit, den Status einzelner Bestellungen und Rechnungen zu ermitteln, sparen diese Plattformen Zeit bei jedem Schritt entlang des Verkaufstrichters. Einige Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, Rechnungen automatisch zu generieren und an Kunden zu senden, um die Verkaufsabteilung noch weiter zu entlasten.
Überwachung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Es ist möglich, dass ein Unternehmen auf Papier rentabel aussieht, aber in der Realität Schwierigkeiten hat oder scheitert. Dies ist ein häufiges Problem von Unternehmen mit ineffizienten Buchhaltungsprozessen, die nicht die wahre Geschichte des Cashflows zeigen. Die Verwendung eines Online-Tools, um den Status von sowohl Kreditoren- als auch Debitorenbuchhaltung zu verfolgen, beseitigt Verwirrung und zeigt auf, wo Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Gesundheit der Unternehmensfinanzen zu verbessern.
Das Einrichten von E-Mail-Erinnerungen und Benachrichtigungen beschleunigt den Inkassoverfahren bei Forderungen und erinnert Geschäftsinhaber und Führungskräfte daran, wenn Verbindlichkeiten fällig sind.
Dies erleichtert es, einen ausgeglichenen Zahlungsplan zu erstellen, der das Unternehmen im roten Bereich hält, anstatt sein Budget zu zerstören.
Mobiler Einsatz fördern
Der Fernzugriff ist ein großer Teil dessen, was die Online-Buchhaltung so effektiv macht. Alle Mitarbeiter vom CFO bis zur mobilen Belegschaft können auf die Software zugreifen und wichtige Daten von jedem Gerät aus eingeben, unabhängig von ihrem aktuellen Standort. Wenn jeder im Unternehmen mit der Erfassung von Umsatz und Ausgaben ankommt, sollte dies eine große Steigerung der Genauigkeit auf der ganzen Linie bewirken. Mitarbeiter, die außerhalb des Büros tätig sind, müssen nicht länger warten, um zu ihren Computern zurückzukehren und Transaktionsdaten aufzuzeichnen. Stattdessen können sie alle Zahlen über eine App auf ihren mobilen Geräten eingeben, die in die Hauptbuchhaltungssoftware integriert sind und die Informationen direkt in die Cloud übertragen.
Mit Banken synchronisieren
Es ist einfach zu vergessen, eine Einzahlung oder Auszahlung in ein geschäftliches Scheckbuch zu schreiben und eine unangenehme Überraschung zu erleben, wenn die monatliche Abrechnung eintrifft. Dieses Problem kann vermieden werden, indem eine Online-Buchhaltungssoftware eingerichtet wird, um automatisch Finanzdaten zu erhalten, wenn Banktransaktionen stattfinden. Die genauen Dollarbeträge werden sofort erfasst und sind über das Dashboard abrufbar, eine Methode, die nicht nur die Genauigkeit verbessert, sondern es auch unnötig macht, jeden Monat Zeit mit Papierauszügen zu verbringen, um sicherzustellen, dass die Bücher ins Gleichgewicht kommen.
Keep Communication Open
Eine zuverlässige Online-Buchhaltungslösung sollte es Administratoren ermöglichen, verschiedene Anmeldeberechtigungen zu erstellen, damit Abteilungsleiter, Vorgesetzte und Mitarbeiter in einem Unternehmen auf Informationen zugreifen und diese ändern können. Mithilfe von Überwachungstools können CFOs überprüfen, ob alles reibungslos läuft, und mithilfe von Kollaborationsoptionen in der Anwendung auf Fragen antworten.Dies hält den Informationsfluss zwischen allen an den finanziellen Entscheidungen eines Unternehmens beteiligten Parteien frei und beseitigt Hindernisse, die einem effizienten Betrieb im Wege stehen. Sollten sich die Bedürfnisse des Unternehmens ändern, stehen der CFO und der Dienstleister jederzeit zur Verfügung, um bei Verbesserungen zu helfen.
Profitieren Sie von Reporting
Das Erstellen von Berichten aus Finanzdaten ohne die Hilfe von Software ist ein mühsamer Prozess, der Mitarbeiter von Kleinunternehmen bindet, die andernorts produktiver sein könnten. Die Verzögerung zwischen der Datenerfassung und der Zusammenstellung dieser manuellen Berichte birgt das Risiko, dass die Informationen bis zum Abschluss des Berichts obsolet werden können. Online-Buchhaltungsplattformen enthalten Reporting-Tools für einige der wichtigsten Geschäftsmetriken:
- Projekter Umsatz
- Erträge und Aufwendungen
- Cashflow
- Gewinn und Verlust
Da alle in das System eingegebenen Daten sofort korreliert werden Jeder neue Bericht spiegelt die jüngsten Veränderungen in den Finanzen des Unternehmens wider. Die plattformübergreifende Synchronisation ist einer der Hauptvorteile von Online-Berichtssystemen, aber nicht der einzige. Umfangreiche Dashboards können Daten aggregieren, die Berichterstellung verbessern und es CFOs ermöglichen, auf die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens zuzugreifen, ohne den Computer selbst hochfahren zu müssen. Mobile Konnektivität in Buchhaltungsanwendungen ist allgegenwärtig und ermöglicht es dem Benutzer, alle wichtigen Daten nicht nur anzuzeigen, sondern auch zu bearbeiten, zu manipulieren und zu analysieren, wo und wann immer dies erforderlich ist.
Integration aller Programme
Online-Buchhaltung ist am vorteilhaftesten, wenn sie mit den anderen Anwendungen verknüpft ist, die ein Unternehmen zur Verwaltung von Vorgängen verwendet. Die Zusammenführung von Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung, Bestandsverwaltung und anderer Software mithilfe einer sicheren Integrationsplattform vereinfacht den Datenfluss und stellt sicher, dass die über das Online-Buchhaltungsprogramm zugänglichen Informationen immer korrekt sind.
Wie bei der Automatisierung ermöglicht die Integration eine höhere Effizienz und kann einem Unternehmen eine beträchtliche Menge an Geld sparen, indem die Zeit verkürzt wird, die für die Suche nach Informationen anfällt, die zuvor über Abteilungen verstreut waren. Durch die Integration werden außerdem viele sich wiederholende Dateneingabeaufgaben vermieden, die Fehlerquote wird verringert und Unternehmen können Berichte so optimieren, dass sie möglichst viele Details enthalten.
Eine wichtige Komponente der Integration von Accounting-Plattformen besteht darin, zuerst zu verstehen, was das gewünschte Ergebnis ist, bevor Systeme ausgerichtet werden. CFOs können die Relevanz der vielen Funktionen und Vorteile verschiedener Programme genauer beurteilen, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens tatsächlich erfüllen. Beispielsweise erfordert die Auftragskalkulation, dass mehrere Systeme über Abrechnungs-, Zeiterfassungs- und Hauptbuchsysteme miteinander sprechen. Wenn die Auftragskalkulation ein wichtiger Grundsatz des Berichtswesens ist, ist es eine spezifische und wichtige Überlegung, ob die Zeiterfassungsanwendung ihre Daten mit den Abrechnungsverarbeitungsdiensten synchronisiert.
Anpassen der Arbeitsumgebung
Unternehmen, die Integrationslösungen anbieten, bieten häufig Anpassungen als Teil ihrer Services an.CFOs können dies nutzen, um eine zentrale Plattform zu schaffen, die speziell auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten ist. Jedes Unternehmen erfordert ein bestimmtes Setup in Bezug auf Workflow, Dateneingabeformulare und Verbindungen zwischen Softwareanwendungen. Die Plattform selbst sollte für jedermann leicht zu bedienen sein, ohne dass umfangreiche Schulungen erforderlich sind. Die Online-Buchhaltung kann nahtlos in diese Umgebung integriert werden, sodass sie zu einem regelmäßigen Werkzeug für die Verwaltung des Datenflusses wird.
Beachten Sie, dass Anpassungen möglicherweise das Eingreifen geschulter IT-Services erfordern, um die Konnektivität einzurichten, sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß synchronisiert werden und die Berichte korrekt sind. Diese Unterstützung sollte budgetiert werden, wenn die Kosten für die Implementierung neuer Buchhaltungslösungen und Online-Buchhaltungsdienste berücksichtigt werden, da dies letztendlich nicht nur während der Einrichtung, sondern auch während der Wachstumsphase und wenn das Buchhaltungsteam neue Informationen und Berichte benötigt. Unternehmen gehen dies auf verschiedene Weise an.
Kleine Unternehmen mit einem begrenzten Budget und einem fraktionellen CFO beim Rechnungswesen können es vorziehen, eine Beziehung mit einem Einzelunternehmer aufrechtzuerhalten, die nach Bedarf flexibel und abrufbereit sein kann. Wenn die Bedürfnisse nicht groß sind, würde die Abrechnung für geleistete Arbeitsstunden eher den Budgets kleiner Unternehmen zugute kommen als einer monatlichen Vergütung. Umgekehrt können größere Unternehmen oder Unternehmen mit komplizierten Buchhaltungsbedürfnissen mehr davon profitieren, ein IT-Unternehmen für die Bewältigung ihrer laufenden Bedürfnisse zu halten. In begrenzten Situationen sind einige Unternehmen am besten geeignet, wenn sie einen internen IT-Supportmitarbeiter haben. Dies ist normalerweise am besten für Unternehmen geeignet, die bereits eine IT-Person haben, die zusätzliche Systemverantwortlichkeiten übernehmen kann.
Indem die Online-Buchhaltung CFOs, Geschäftsinhabern und Mitarbeitern eine gemeinsame Umgebung zum Nachverfolgen und Verwalten von Finanzen zur Verfügung stellt, werden viele der Probleme der Genauigkeit und Kommunikation angegangen, die zu nachteiligen Fehlern führen können. Die korrekte Implementierung schafft eine Plattform, die die Art und Weise, wie Unternehmen mit Finanzen umgehen, transformiert und die ideale Umgebung für Produktivität und Wachstum bietet.
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