Erstellen eines Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms

Die Fallstricke eines schlecht konzipierten Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms sind vielfältig, legendär und am häufigsten vermeidbar. Ein sorgfältig zusammengestelltes Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm, das mit organisatorischem Engagement, Klarheit und kontinuierlicher Kommunikation gestartet wird, kann sich positiv auf Ihr Endergebnis und die Motivation und Begeisterung Ihrer Mitarbeiter auswirken.

Ein schlecht durchdachtes, hastig gestartetes, undefiniertes Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm kann Menschen abschrecken und Böswilligkeit, Zynismus und Missverständnis auslösen.

Benötigt Ihr Unternehmen ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm?

Berücksichtigen Sie vor der Einführung eines Mitarbeitervorschlagsprogramms Ihre Unternehmenskultur. Erhalten Sie gerade frische und durchdachte Ideen?

Sprudeln Mitarbeiterempfehlungen bereits bei Personalbesprechungen und in ungezwungenen Gesprächen an die Oberfläche? Wenn dies der Fall ist, sind vielleicht eher informelle Methoden zur Kultivierung neuer Ideen als ein ausgewachsenes Vorschlagsprogramm für Mitarbeiter gerechtfertigt.

Vielleicht können Sie abteilungsbezogene Brainstorming-Sitzungen planen oder Ideen für bestimmte Themen in Teilen Ihres wöchentlichen Mitarbeitertreffens entwickeln. Sie können einen Tag pro Monat für ein Mittagessen festlegen, zu dem jeder Mitarbeiter aufgefordert wird, mindestens eine Idee einzureichen.

Sie können Ihre Manager bitten, drei Ideen von Mitarbeitern in die Besprechung jedes Managers einzubringen. Kreativität dient Ihnen bei der Ideengenerierung.

Wenn nicht, würde ich anfangen zu fragen, was ist mit eurer Kultur, die derzeit Ideen unterdrückt? Werden diese Probleme weiterhin bestehen, wenn Sie ein Vorschlagsprogramm für Mitarbeiter implementieren?

Wenn dies der Fall ist, muss Ihr erfolgreiches Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm diese Straßensperren beseitigen oder umgehen.

Ich bin traditionell kein Fan von Vorschlagsprogrammen für Mitarbeiter, da sie unhandlich sind, schwer zu bewältigen sind, zeitaufwendig sind, mehr harte Gefühle als positive Ergebnisse verursachen können und streng verwaltet werden müssen.

Elemente in einem erfolgreichen Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Ich habe gesehen, dass nur wenige Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme erfolgreich waren, aber die Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme, die erfolgreich waren, trugen gemeinsame Erfolgselemente. Sie können eine Pause bei der Anzahl von Faktoren einlegen, die ich für den Erfolg eines Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms als wichtig erachte, aber dies sind Faktoren, die jedem erfolgreichen Arbeitsprozess gemeinsam sind und die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen und signifikante Belohnungen und Anerkennung bieten.

Wenn Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm verfolgen, muss Folgendes für den Erfolg geschehen.

Benennen Sie ein funktionsübergreifendes Vorschlagsteam

Ein funktionsübergreifendes Team muss die Vorschläge überprüfen, die innerhalb von 48 Stunden bestätigt werden müssen. Wenn dieses Team alle Manager oder alle Direktoren sind, kann dies als außerberuflich oder als Blockierungsänderung wahrgenommen werden.Es wird jedoch die Befugnis haben, die Vorschläge, die es erhält, umzusetzen.

Wenn es sich um andere Mitarbeiter handelt, kann der Prozess zeitaufwändig und wahrgenommen werden, um Eigeninteressen zu dienen. Senior Management Agreement und Ownership werden zu einem zweiten Schritt im Genehmigungsprozess. Die Leute im Team müssen bereit sein, sich zu ändern und bereit zu fragen, warum nicht? Warum?

Die Finanzabteilung, insbesondere alle anderen Abteilungen müssen im Vorschlagstestteam vertreten sein.

Wenn die Manager oder Direktoren Vorschläge prüfen, muss die Überprüfung Teil einer regelmäßig stattfindenden Sitzung sein, bei der die Vorschläge im Voraus verteilt und geprüft werden.

Wenn das Team öfter als monatlich zusammentritt, wird es mehr Arbeit, als normalerweise gewillt ist. Mitglieder dieses Teams 4-6 Mal pro Jahr, jedoch nicht alle Mitglieder gleichzeitig, wenn ein funktionsübergreifendes Mitarbeiterteam Ihr ausgewähltes Vorschlagsbewertungsfahrzeug ist. Die Auswahl der Teammitglieder für das Vorschlagstestteam sollte widerspiegeln, wie Geschäfte in Ihrer Kultur im Allgemeinen durchgeführt werden.

Hier finden Sie weitere Ideen zum Entwerfen und Verwalten eines effektiven Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms - über das Vorschlagskasten hinaus.

Der für die Vorlage und Überprüfung von Vorschlägen im Vorschlagswesen für Arbeitnehmer vorgeschlagene Prozess sollte öffentlich kommuniziert werden. Teilen Sie alle Richtlinien und insbesondere die Ziele, die Sie erreichen möchten, indem Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm starten.

Richten Sie Richtlinien für Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm ein

Sie müssen Richtlinien festlegen, z. B. welche Themen für Vorschläge offen sind.

Dazu gehören wahrscheinlich Ideen, die sich auf Kosteneinsparungen, Qualität, Produktivität, Prozessverbesserungen, Umsatzgenerierung und Moralverbesserung auswirken.

Ansonsten, wie ein Kunde in Florida herausfand, als er 25 Dollar pro Angestelltenvorschlag versprach; er empfing eine Reihe von Anregungen von Mitarbeitern wie: eine Eismaschine in die Kantine stellen, eine Maiskolbenmaschine in den Speisesaal stellen und jeder Mitarbeiter, der seine täglichen Produktionszahlen erfüllt, sollte zu jeder Tageszeit nach Hause gehen können. ..

Ein Mitarbeitervorschlag muss mehr als ein Vorschlag sein. Es muss einige Details darüber liefern, wie der Vorschlagende denkt, dass der Vorschlag umgesetzt werden sollte. Es ist leicht, eine Idee umzusetzen, ich würde verlangen, dass zusätzliche Details die Idee begleiten - keinen ausgewachsenen Aktionsplan - aber zumindest mehr Details als eine Idee.

Auf jeden Fall benötigen Sie das "Warum" und "Wie" der Idee wird das Unternehmen beeinflussen, einschließlich einer Kosteneinsparungsanalyse.

Gleichzeitig sollte innerhalb dieser Parameter der Vorschlagsprozess einfach sein. Ich kannte ein Unternehmen, das ein dreiseitiges Vorschlagsformular für Mitarbeiter hatte, dessen Manager sich wunderten, warum sie keine Mitarbeiterempfehlungen erhielten.

Ideen, die integral mit der Arbeit einer Person verbunden sind, sollten nicht berücksichtigt werden oder sollten anders behandelt werden.

Bei Toyota werden jedes Jahr Millionen von Vorschlägen generiert. Ich verstehe, dass der Grund, warum sie so viele Vorschläge für Mitarbeiter haben, darin liegt, dass die Mitarbeiter sich sehr darauf konzentrieren, ihre eigenen Jobs zu verbessern.

Der Mitarbeiter denkt an eine Verbesserungsidee, teilt sie mit seinem Vorgesetzten und dann wird die Idee sofort umgesetzt, wenn dies gerechtfertigt ist. Es gibt keinen zeitraubenden Prozess oder eine Gruppe von Managern, die die meisten Ideen berücksichtigen müssen. In diesem Szenario müssen Manager in der Lage sein, Menschen zu belohnen, die Ideen haben, die zu den Parametern des Programms passen.

Weitere Richtlinien für Ihr erfolgreiches Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Sie müssen einen Administrator für das Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm festlegen, der dafür sorgt, dass der Prozess wie versprochen verläuft. Ein mittelständisches Produktionsunternehmen aus Michigan fand sich mit einer Liste von über einhundert Vorschlägen wieder, die in einem Prüfungsausschuss steckengeblieben waren, der die Sitzungen immer wieder verschoben hatte. Was für ein Moralkerl für die Leute, die diese Vorschläge hoffentlich so in Erwägung gezogen hatten!

Kommunizieren Sie öffentlich über alle Richtlinien und insbesondere über die Ziele, die Sie erreichen möchten, indem Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm starten. Legen Sie Richtlinien fest, z. B. die Themen, die für Vorschläge offen sind: Kosteneinsparungen, Qualität, Produktivität, Prozessverbesserungen, umsatzgenerierende Ideen und eine verbesserte Motivation der Mitarbeiter und eine positive Arbeitsmoral.

Ein Senior Manager muss sich für das Employee Suggestion Program einsetzen und im Bewertungsausschuss sitzen. Dies verleiht dem Mitarbeitervorschlagsprogramm Glaubwürdigkeit und vermittelt den Teilnehmern das Gefühl, wichtig zu sein.

Finden Sie zehn weitere wichtige "Muss" für das erfolgreiche Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm.

Hier finden Sie weitere Ideen zum Entwerfen und Verwalten eines effektiven Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms - über das Vorschlagskasten hinaus.

Belohnung und Anerkennung in Ihrem Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Die Prämie für implementierte Vorschläge muss im Frontend klar definiert sein. Wenn der Vorschlag des Mitarbeiters eine Kosteneinsparungsidee ist, erhält der Mitarbeiter in vielen Vorschlagsprogrammen für Mitarbeiter einen Prozentsatz der Kosteneinsparungen. Oft kann dieser Zuschlag fünf bis zwanzig Prozent der nachgewiesenen Kosteneinsparungen betragen.

Wenn Sie an Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm denken, erkennen Sie, dass Kosteneinsparungen schwer zu "beweisen" sind, wenn Sie keine guten Zahlen haben, die den Prozess definieren, bevor der Mitarbeiter-Vorschlag umgesetzt wird. Daher ist der erste Schritt bei einer Implementierung von Kosteneinsparungsvorschlägen häufig, den Prozess zu "messen", um sicherzustellen, dass Sie wissen, wie der Prozess gerade abläuft.

Andere, weniger messbare Prozessideen benötigen eine Standardbelohnung. Häufig ist die Anerkennung für den Mitarbeiter am wichtigsten.

Belohnungen können Waren mit dem Firmenlogo, Geschenkgutscheine, Mittagessen mit einem Manager der Wahl des Mitarbeiters, ein vierteljährliches Preisdinner und Punkte für den Kauf von teureren Artikeln aus Katalogen beinhalten.

Angesichts der Schwierigkeit, das Ergebnis vieler Angestelltenvorschläge zu messen, bieten einige Unternehmen diese Anerkennungsprämien sogar dann an, wenn die Ideen das Endergebnis wesentlich verbessern. Nach meiner Erfahrung ist dies nicht so motivierend wie der Mitarbeiter, der einen Teil der während eines bestimmten Zeitraums wie einem Jahr erzielten Einsparungen erhält.

Feedback in Ihrem Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Machen Sie das Feedback für Personen mit privaten Vorschlägen, insbesondere wenn die Idee abgelehnt wird. Andernfalls werden die Menschen es ablehnen, ihre Hälse auszusparen, indem sie ungewöhnliche und möglicherweise fruchtbarste Vorschläge unterbreiten.

Auf der anderen Seite, wenn ein Mitarbeiter-Vorschlag umgesetzt wird und es zu einer Belohnung kommt, würde ich den Beitrag bei einer Mitarbeiterversammlung mit Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters öffentlich anerkennen.

Zusätzlich können Sie den Mitarbeitervorschlag, die Namen der Mitarbeiter im Implementierungsteam und die erhaltene Belohnung einstellen.

Es ist wichtiger, die Teilnehmer des Vorschlagsprogramms über den Fortschritt ihrer Vorschläge im Programm auf dem Laufenden zu halten, als dem Vorschlagenden schnelle Antworten zu geben. Mitarbeiter wollen nur wissen, was mit ihren Ideen passiert.

In vielen Organisationen scheinen die Vorschläge in ein dunkles Loch zu verschwinden, aus dem sie monatelang nicht hervorgehen können - ein garantiertes Versagen des Vorschlagsprogramms für Mitarbeiter.

Ein beliebter Ansatz für die Implementierung von Vorschlägen besteht darin, den Vorschlag in ein Implementierungsteam aufzunehmen. Dies hält auch die Vorschläge in angemessener Weise. Wenn ein Vorschlag akzeptiert wird, muss mindestens ein Zeitplan für die Implementierung vorhanden sein, den der Antragsteller kennt und versteht.

Weitere Hinweise für Ihr erfolgreiches Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Bei Vorschlagsprogrammen für Mitarbeiter müssen die Qualität der Vorschläge und nicht die Anzahl der Vorschläge hervorgehoben werden. Viele Programme fördern das Gegenteil, was einer der Gründe ist, warum Menschen so leicht von ihnen entmutigt werden; Sie liefern nicht viel für das Geld und die investierte Zeit.

Ich glaube nicht an anonyme Vorschläge von Mitarbeitern.

Die Menschen sollten bereit sein, öffentlich hinter ihren Ideen zu stehen. Zumindest ist das die Art von Unternehmenskultur, die ich hoffe, dass Sie in Ihrer Organisation Mut machen.

In der Tat widerspricht Peter Block, einer der wichtigsten Organisationsentwicklungsgurus der Gegenwart, jeglichem anonymen Feedback (aus Mitarbeiterbefragungen usw.), weil die Kultur anonymes Feedback fördert. Werden einige Mitarbeiter keine Vorschläge einreichen? Wahrscheinlich, aber fragen Sie sich, welche Art von Unternehmen möchten Sie erstellen? Fördern Sie organisatorischen Mut.

Belohnen Sie nicht nur die Mitarbeiter, die erfolgreiche Ideen einreichen. Belohnen und erkennen Sie die Manager und Vorgesetzten, die die beste Arbeit geleistet haben, indem sie die Vorschläge der Mitarbeiter anregen und dem Fortschritt aus dem Weg gehen.

Ziehen Sie in Betracht, auch Kunden und Lieferanten als Vermittler einzubeziehen, insbesondere da Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm reift und erfolgreich ist.

Ich habe viele Vorschlagsprogramme gesehen, die in den letzten dreißig Jahren durchgeführt wurden. Die meisten scheiterten daran, dass die Organisationen nicht auf diese Punkte achteten.

Menschen neigen dazu, schlecht definierte, unscharfe Programme zu starten, die keine Belohnungen, Implementierungsstrategien und Kommunikationssysteme definieren. Menschen, die keine zeitnahe Rückmeldung erhalten, hören auf, Ideen einzureichen.

Wenn jede Idee zu einem "Warum sollten wir" wird und nicht zu einem "Warum sollten wir nicht", werden die Menschen schnell entmutigt. Der Prozess wird zum Scherz. Oder einfach ignoriert. Wie viele leere Vorschlagsboxen sitzen in Unternehmen in Amerika? Mehr als ich zähle. Verwenden Sie diese Vorschläge, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm Erfolg hat.