Geben Sie Ihrem Boss Vertrauen mit einem Risikomanagementplan

Sie wissen, dass die Hälfte der Stirn runzelt, die Sie manchmal von Ihrem Manager erhalten, wenn Sie über Ihr Projekt sprechen? Die eine, die sagt: "Ich fühle mich nicht so zuversichtlich, wie Sie es offensichtlich tun. "Diese Mimik ist etwas, das man vermeiden sollte.

Die besten Projektmanager haben das volle Vertrauen ihres Vorgesetzten und Projektsponsors. Die Führungskräfte hinter ihren Projekten glauben ihnen, wenn sie sagen, dass sie zusätzliche Mittel benötigen, mehr Ressourcen benötigen oder bei der Lösung eines Problems helfen.

Wenn Sie in riskanten Situationen arbeiten, benötigen Sie das richtige Kit. Wie ein Wanderer mit einem Rucksack aus Seilen und Steigeisen brauchen Sie auch die Werkzeuge, um mit dem Projektrisiko umzugehen.

Sie können das Vertrauen Ihres Managers in Ihr Projekt mit einem Risikomanagementplan stärken. Ein einfacher 5-Schritt-Prozess kann enorm verändern, wie Ihr Chef Ihr Projekt (und Sie) sieht. Aber bevor ich dir das erzähle, lass uns die Grundlagen auffrischen.

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?

Risikomanagement im Projektmanagement ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Reaktion auf Projektrisiken.

Projektrisiken sind Dinge, die das Projekt beeinflussen könnten (positiv oder negativ, aber im Allgemeinen interpretieren Menschen Risiken als Ereignisse, die sich negativ auf das Projekt auswirken würden).

Ob Ihr Projekt groß oder klein ist, es wird mit Risiken verbunden sein. Das kann alles sein, von der Gefahr, dass Ihre Schulparade versprengt wird, bis hin zu dem Risiko einer Preiserhöhung zu einer kritischen Komponente Ihrer neuen Leiterplatte.

Projektrisiken können, wenn sie nicht korrekt verwaltet werden, die erfolgreiche Bereitstellung Ihres Projekts erschweren. Ungeprüfte Risiken können Zeit in Ihren Zeitplan einbringen, Zeit und Geld für Ihr Budget einsparen. Manager werden über diese Dinge nervös. All dies kann mit einem Risikomanagementplan vermieden werden.

Planung des Risikomanagements

Ein Risikomanagementplan ist eine großartige Möglichkeit, um Ihr Selbstvertrauen in die Fähigkeit Ihres Projektteams zu steigern - und das erhöht auch das Vertrauen Ihres Managers.

Sie möchten, dass sie glauben, dass Sie es können, und Sie möchten, dass sie wissen, was Sie daran hindern könnte, das Projekt erfolgreich zu liefern. Ein Risikomanagementplan ist dafür ein perfektes Werkzeug.

Und ratet mal? Es ist wirklich einfach, loszulegen.

Projektrisikomanagement ist ein einfacher 5-stufiger Prozess. Machen wir es nicht komplizierter, als es sein muss. Dies ist etwas, mit dem Sie heute anfangen können. Bereiten Sie sich darauf vor, es bei Ihrem nächsten Treffen zu besprechen, und lassen Sie es fertig, während jemand das Protokoll aufschreibt.

Ein 5-Schritte-Risikomanagementprozess

Wie bei so vielen Teilen des Projektmanagements ist das Risikomanagement ein Prozess. Die 5 Schritte sind:

1. Einleiten
2. Identifizieren
3. Bewerten
4. Planantworten
5. Implementieren

Wenn Ihnen diese Begriffe im Moment nicht viel bedeuten, bleiben Sie dabei - ich bin werde es alles erklären.

Schritt 1: Einleiten

Zunächst möchten Sie den Kontext für Ihr Risikomanagement in Ihrer Projektmanagementumgebung festlegen.

Hier ist wahrscheinlich nicht viel Arbeit zu erledigen, da jemand in Ihrem Unternehmen bereits eine Risikorichtlinie für das Unternehmen erstellt hat und alles, was Sie tun müssen, darin aufspürt. Dies wird die Risikobereitschaft des Unternehmens erläutern und möglicherweise sogar die Vorlagen vorschreiben, die Sie benötigen. Vorlagen ersparen Ihnen immer einen Job, also achten Sie auch darauf!

Auch wenn Sie keine unternehmensinterne Risikorichtlinie haben, kann eine andere Person, die Projekte neben Ihnen verwaltet, einen Projektrisikomanagementplan haben, den Sie kopieren können. Warum das Rad neu erfinden? Die Wiederverwendung von Dokumenten ist ein Muss, wenn Sie Zeit sparen und mehr erledigen möchten.

Verwenden Sie das, was Sie herausgefunden haben, um einen Risikomanagementplan für Ihr Projekt zu erstellen. Dies ist Teil Ihres gesamten Projektmanagementplans und spricht darüber, wie Sie mit dem Risikomanagement in Ihrem Projekt umgehen möchten.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie hineinstecken sollen, lesen Sie weiter! Die nächsten Schritte geben Ihnen eine bessere Vorstellung davon, worüber Sie in Ihrem Risikomanagementplan sprechen sollten.

Dies verbessert das Vertrauen um: Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie einen Ansatz zum Umgang mit Unsicherheiten in Ihrem Projekt haben und dass Sie aktiv mit dem Risikomanagement umgehen.

Schritt 2: Identifizieren

Sobald Sie einen Ansatz skizziert haben, können Sie beginnen, daran zu arbeiten.

Jetzt identifizieren Sie die Risiken, die Ihr Projekt betreffen. Dies ist immer nur ein Schnappschuss in der Zeit und Ihr Risikoregister ist etwas, auf das Sie immer und immer wieder zurückkommen werden, um sicherzustellen, dass auch hier etwas Neues hinzugefügt wird.

Sie können Risiken identifizieren, indem Sie eine Checkliste mit allgemeinen Risiken verwenden, Stakeholder zu dem Projekt befragen (besonders die schwierigen Stakeholder, da sie in der Regel viel zu sagen haben), Brainstorming-Sitzungen und Ihren gesunden Menschenverstand nutzen.

Sie suchen nach Dingen, die Probleme verursachen könnten, wenn sie jemals passiert sind. (Denken Sie daran, dass noch keine Risiken aufgetreten sind. Projektprobleme sind Dinge, die bereits geschehen sind.)

Wie auch immer Sie es tun, Sie sollten auf jeden Fall andere Leute mit einbeziehen. Allein, Sie werden nicht das ganze Bild haben und Sie werden am Ende Dinge vermissen.

Risiken können und sollten von jedem identifiziert werden. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Ihre Kollegen zu ermutigen, mit Ihnen Risiken einzugehen, damit Sie als Team etwas dagegen tun können.

Alle identifizierten Risiken sollten im Risikoregister eingetragen werden. Wenn Sie einen Projektkoordinator im Team oder eine Projektunterstützungsperson haben, können sie dies tun. Ansonsten ist es Teil der administrativen Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Dies verbessert das Vertrauen um: Es zeigt, dass Sie sich der Hauptrisiken bewusst sind, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten und dass Sie über die erforderlichen Mittel verfügen, um ständig auf neue Risiken zu achten.

Schritt 3: Beurteilen Sie

Risiken werden dann auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet. Dieser detaillierte Artikel über die Bewertung eines Projektrisikos deckt Sie dafür ab. Lies es gut, wenn du mit dem Prozess nicht vertraut bist.

Als weitere Maßnahme können Sie auch die Nähe bewerten, dh, wie nahe das Risiko ist, das in der Zukunft eintreten wird. Ein Risiko mit großer Nähe würde möglicherweise bald passieren. Ein Risiko mit geringer Nähe könnte irgendwann in der fernen Zukunft auftreten. Dies kann Ihnen einen weiteren Faktor für die Priorisierung Ihrer Zeit und Energie geben, wenn es um den Umgang mit den Risiken geht.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Sicherstellen, dass Ihr Manager und jeder im Team eine klare Vorstellung davon hat, was passieren würde, sollte eines dieser Risiken tatsächlich eintreten.

Schritt 4: Planen von Reaktionen

Jetzt kommen wir zum entscheidenden Teil Ihres Risikomanagementplans. In diesem Schritt erfahren Sie, wie Sie das Risiko verwalten, indem Sie eine angemessene Antwort identifizieren.

Wir tun dies, weil Sie bis jetzt nur eine Liste darüber haben, was passieren könnte, um Ihr Projekt in der Zukunft vom Kurs abzukoppeln und wie groß der Deal wäre. Was Ihr Manager als nächstes wissen möchte, ist: Was werden Sie dagegen unternehmen?

Im Allgemeinen gibt es 4 Dinge, die Sie tun können, um ein Projektrisiko anzugehen und zu verwalten. Sie sind:

• Vermeiden
• Transfer
• Verringern (d. H. Reduzieren)
• Akzeptieren.

Diese werden detailliert in diesem tiefen Tauchgang zu Risikobewältigungsstrategien für negative Risiken behandelt.

Einige Ihrer Risiken können ein positives Ergebnis haben. Zum Beispiel: Es besteht das Risiko, dass Sie so viel von Ihrem neuen Produkt verkaufen, dass Sie die Telefonleitungen abstürzen lassen. Das wäre ein schönes Problem, aber es ist immer noch ein Risiko, für das wir planen sollten.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie sich auf ein positives Risikoproblem vorbereiten können, darunter:

• Exploit
• Share
• Enhance
• Accept.

Diese werden in diesem Artikel ausführlicher über Risikobewältigungsstrategien für ein positives Risiko diskutiert.

Sie müssen herausfinden, welche Reaktionsstrategie die beste für jedes Risiko in Ihrem Register ist. Zum Beispiel könnten Sie entscheiden, dass das Risiko des Zusammenbruchs des Fabrikdaches etwas ist, das Sie einfach akzeptieren, da es nicht wahrscheinlich ist. Das Risiko, dass eine Lebensmittelvergiftung die Hälfte Ihrer Belegschaft einnimmt, ist jedoch etwas, das Sie durch die Umschulung Ihres gesamten Catering-Personals aktiv mindern möchten. Wenn es vorher passiert ist und es ist ziemlich wahrscheinlich, es sei denn, Sie tun etwas dagegen, werden Sie das Risiko mindern wollen.

Sobald die Antwort identifiziert und vereinbart ist, können Risikobesitzer ernannt werden, um den Risikomanagement-Aktionsplan durchzuführen. Mit anderen Worten, Sie brauchen jemanden, der dafür verantwortlich ist, dass Sie die Aufgaben, denen Sie zustimmen, durchschaut.

Dies verbessert das Vertrauen um: Zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie darüber nachgedacht haben, was mit den Dingen zu tun ist, die Probleme für Ihr Projekt verursachen könnten und dass Sie Pläne zur Reduzierung von Unsicherheit und Risiken für das Projekt erstellen.

Schritt 5: Implementieren

In Ihrem Risikomanagementplan sollte jetzt festgelegt werden, wer für die einzelnen Risikominderungsaktivitäten verantwortlich ist. Sie sollten nun diese Aufgaben erledigen, damit Sie die offenen Risiken aktiv steuern.

Dies verbessert das Selbstvertrauen durch: Das zeigt Ihnen, dass Sie und Ihr Projektteam die von Ihnen gemachten Aussagen nachvollziehen können.Indem Sie darüber berichten, was Sie erreicht haben und welche Risiken Sie gemildert haben, zeigt es Ihrem Management-Team, dass Sie es ernst meinen mit der Lieferung und Durchführung von Maßnahmen, um Ihr Projekt gegen Probleme zukunftssicher zu machen.

Sobald ein Risiko vergangen ist - wenn es nicht mehr relevant ist, weil es entweder passiert ist oder nicht mehr passieren kann - können Sie es aus Ihrem Risikoregister schließen.

Wenn Sie diesen Projektrisikomanagementplan einrichten, können Sie sich von anderen Managern unterscheiden. Ihr eigener Chef wird den Beweis haben, dass Sie strategisch und kreativ darüber nachdenken können, was Ihr Projekt zum Absturz bringen könnte, und - am wichtigsten - etwas dagegen tun. Sie werden die Person sein, die Probleme aktiv meistert, bevor sie passieren. Sie werden Straßensperren beseitigen und auf alles vorbereitet sein!

Wenn man sieht, dass es gut ist, das Projektrisiko zu managen, ist das ein sicherer Weg, um als sicheres Paar oder Hände von der Geschäftsleitung gesehen zu werden. Sie benötigen nicht viel Erfahrung oder Zertifikate, um mit der erfolgreichen Verwaltung von Projektrisiken zu beginnen (obwohl formale Qualifikationen im Risikomanagement vorhanden sind). Dieser einfache 5-Schritte-Prozess wird in Kürze dazu führen, dass das Projektrisikomanagement in Ihre Projektpläne eingebettet wird.