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Es gibt etwas in der Aktenablage, das meine Augen verglasen lässt - und wenn ich mich für eine längere Zeit aufhalte, droht mir das Koma.
Aber leider, hassen Sie es oder nicht, wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, muss die Archivierung erledigt werden, oder Sie werden bald feststellen, dass Ihr Schreibtisch unter dem Gewicht des ganzen Papiers, das sich stapelt, zusammenbricht. Was ist ein Hasser der Einreichung zu tun?
Es gibt zwei Ansätze für das Problem, die helfen könnten.
Sie können versuchen, Ihre Zeitabläufe so kurz wie möglich zu gestalten (eine Methode, die ich in den Jahren, in der ich ein Büro leite, fast perfektioniert habe) oder Ihre Zeit so viel Spaß wie möglich machen versuchen zu erreichen). Sehen wir uns die Tipps an, um die Zeit zu verkürzen, die Sie tatsächlich mit der ersten Archivierung verbringen.
So reduzieren Sie die Zeit, die Sie für die Einreichung von Dateien benötigen
1. Zerkleinern und recyceln, wenn möglich.
Die erste Frage zu einem Blatt Papier, das auf Sie wartet und darauf wartet, eingereicht zu werden, lautet: "Muss dieses Dokument archiviert werden? "(Lernen Sie die 3 Schritte zum Erstellen eines Dokumentenverwaltungssystems.)
Viele der Dokumente, die in der Mail enthalten sind, können direkt in den Shredder gelangen. Was bringt es, Anzeigen oder Informationsbriefe von anderen Unternehmen einzureichen? Wenn Sie mit E-Mails zu tun haben, lesen Sie einmal eine E-Mail, entscheiden Sie, ob Sie sie in einem Jahr benötigen und feilen Sie sie entsprechend.
Die Chancen stehen gut, dass Sie auch viele Ausdrucke von Dokumenten einreichen, die Sie nicht archivieren müssen - und nicht einmal drucken sollten.
Es besteht keine Notwendigkeit, Papierkopien von Rechnungen oder Briefen zu archivieren, z. B. wenn Ihre elektronischen Dateien organisiert sind und Sie die korrekten Sicherungsverfahren befolgen. (Siehe 6 Regeln zum Schutz von Geschäftsdaten und zum Einrichten eines erfolgreichen Backup-Systems für Einzelheiten.)
Wenn Sie also mit diesem Stapel an Abläufen fertig werden, vernichten Sie das "Papier, mit dem Sie leben können".
2. Verwenden Sie ein Ablagesystem, das andere Büroaufgaben leichter und nicht schwieriger macht.
Der größte Teil des Papiers, das ich einreichen muss, hängt mit dem Prozess der Geschäftstätigkeit zusammen - und diese Dokumente müssen in das Buchhaltungssystem eingegeben werden, bevor noch etwas mit ihnen gemacht wird. Anstatt also die Quittung für eine Drucker-Tonerkartusche in meinem Hauptablagesystem unter "P" einzutragen, archiviere ich sie in meinem "ersten" Ablagesystem, einer Reihe von Ordnern, die mit Monat und Jahr beschriftet sind.
Wenn ich zum Beispiel die Tonerpatrone im September 2014 gekauft habe, ist das die Datei, in die sie geht, zusammen mit allen anderen Rechnungen, Quittungen und anderen Geschäftsdokumenten, die innerhalb dieses Monats eingetroffen sind. Dann ist es ganz einfach, den Ordner am Ende des Monats durchzuarbeiten und alle Buchungen vorzunehmen, die vorgenommen werden müssen (oder wenn Sie es nicht selbst tun, den monatlichen Ordner an Ihren Buchhalter oder Buchhalter weiterzugeben). ..
Beachten Sie, dass ich ein Dienstleistungsunternehmen und kein Einzelhandelsunternehmen betreibe, sodass es sich für mich lohnt, sich einmal im Monat hinzusetzen und an den Konten zu arbeiten. Sie müssen die monatliche Ordneridee entsprechend anpassen, wenn Sie Ihre Konten häufiger aktualisieren müssen.
3. Denken Sie nach, bevor Sie einreichen.
Was passiert, nachdem ich die monatlichen Ordner für die Buchhaltung verwendet habe?
Die Dokumente müssen in das "Hauptspeicherungssystem" verschoben werden. Aber anstatt jedes Dokument einzeln nach seinem Titel abzulegen, logiere ich logisch nach der Gruppe, ein Anmeldevorgang finde ich wesentlich schneller.
Schauen wir uns das Beispiel der Drucker-Tonerkartusche noch einmal an. Anstatt diese Quittung unter "P" für Drucker-Tonerkartuschen einzureichen, würde ich diese unter Office Supplies - Receipts einreichen, dem gleichen Ort, an dem ich Dokumente wie eine Quittung für eine Sammlung von Haftnotizen oder eine Quittung für den Drucker ablegen würde. Papier. Dies beschleunigt nicht nur die Archivierung, sondern erleichtert auch das spätere Auffinden von Dokumenten.
4. Verwenden Sie ganze Wörter und Phrasen auf den Ordnernamen Ihres Ordners, nicht nur Buchstaben.
Es gibt keine Regel, die besagt, dass Sie beim Erstellen der Unterteilungen Ihres Dateisystems nur auf einzelne Buchstaben beschränkt sind.
Und wenn Sie das tun, machen Sie Ihre Einreichung unnötig langsam und kompliziert. Passen Sie Ihr Ablagesystem so an, dass Sie von der Ablage nach Gruppen profitieren und den richtigen Ort finden, um ein Dokument schneller zu platzieren.
Anstatt nur einen Abschnitt meines Dateisystems zu haben, der mit "C" beschriftet ist, habe ich auch einen Abschnitt mit der Bezeichnung "Client-Dateien". Die Dateien in "Client-Dateien" sind alphabetisch sortiert. Die Schönheit der Anpassung Ihres Ablagesystems auf diese Weise ist, dass es immer weiter unterteilt und organisiert werden kann, wenn Sie benötigen. So könnte ein Hauptkunde einen Dateisystemteiler haben, der mit seinem Namen im Abschnitt "Kundendateien" beschriftet ist, um das Auffinden von mit ihm verbundenen Dokumenten zu erleichtern.
In diesem Beispiel würden die Bezeichnungen auf dem Dateisystem "B", "C", "Client-Dateien", "D" lesen … Sehen Sie, wie viel einfacher Ihre Einreichung wird?
Ein weiterer Tipp zur Geschwindigkeit Bewahren Sie Ihre Ablage auf: Vergessen Sie nicht, auch das Alphabet anzupassen: Statt nur einen "M" -Abschnitt zu erstellen, beschriften Sie auch einen "Mc".
5. Halten Sie Ihr "erstes" Ablagesystem nahe und bequem. > Das andere großartige an der Verwendung eines zweistufigen Ablagesystems, wie das oben beschriebene, ist, dass es viel einfacher wird, die erste Stufe Ihres Ablagesystems (die Monatsordner) physisch in der Nähe Ihres Arbeitsbereichs zu halten. Ich bin viel eher geneigt, Papiere sofort einzureichen, anstatt sie anhäufen zu lassen, wenn Sie einen nahen, organisierten Ort haben, um sie abzulegen.
So machen Sie Spaß beim Ablegen
In Wahrheit ist die einzige Strategie, die ich hier vorgetragen habe, das Bestechungsgeld, das sich mit einem Cookie belohnt, wenn ich eine bestimmte Zeit lang feile. Dies wird funktionieren, aber kann dazu führen, auf eine Menge von Pfunden zu setzen, wenn Sie viel zu tun haben.
Und wer weiß? Vielleicht ist es gerade die Tatsache, dass Ihre Einreichung so viel schneller ist, dass sie so organisiert ist, dass es viel mehr Spaß macht.
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