Event Signage-Strategien zur Verwaltung des Konferenzablaufs

Veranstaltungsplaner wissen um die entscheidende Rolle, die gute Beschilderung bei der Ansprache von Teilnehmern an und von der breiten Palette von Konferenzangeboten spielt. Nichtsdestotrotz ist die Planung einer effektiven Event-Signage-Strategie selten so einfach wie die Erstellung einer Handvoll direktionierter Foam-Board-Displays. Wann immer sich Hunderte von Menschen in einem unbekannten Gebiet versammeln, sollten Sie davon ausgehen, dass es Ausnahmen von den besten Verkehrstrichtern geben wird.

Lassen Sie uns 5 der wichtigsten Überlegungen besprechen, bevor Sie Ihr Eventbudget für die Druckkosten abrechnen.

Richten Sie Ihre Zimmernamen an der Unterkunft aus

In dieser modernen Ära der Anerkennung von Sponsoren sehen Sie oft einen Gruppenraum, der nach einem teilnehmenden Sponsor benannt ist. Das ist sinnvoll, da es eine großartige Möglichkeit ist, die Teilnehmer an der Konferenz hervorzuheben. Eine Sache, die Sie nicht tun möchten, ist jedoch, die Namen Ihrer Veranstaltungsorte außer Kraft zu setzen. Beispiel: Wenn der Veranstaltungsort Ihren allgemeinen Sitzungsraum als Bankettraum 4 definiert hat, müssen Sie diese Informationen in Ihre Beschilderung und Programme aufnehmen. Wenn Sie diesem Protokoll folgen, können Sie alle, vom Manager bis zum Hausmeister, die verlorenen Teilnehmer an den richtigen Ort verweisen. Andernfalls könnte eine verlorene Seele, die nach dem kreativ benannten "Gold Room" sucht, an mehrere Personen weitergegeben werden, bevor sie die richtigen Informationen erhält.

Verwenden Sie Velcro, um Ihre Beschilderung flexibler zu gestalten

Dies ist ein einfacher Trick, der Ihnen am Tag der Veranstaltung viel Aufwand erspart.

Erstellen Sie einige allgemeine Richtungszeichen mit Klettpfeilen, die Sie nach Bedarf ändern können. Einige Verkehrsmuster sind unmöglich vorherzusagen, und die Flexibilität, Richtungsbeschilderung im Notfall zu buchen, kann Sie vor einer Katastrophe bewahren. Auf derselben Linie können Sie auch die Funktionalität von Velcro nutzen, um Signage für zukünftige Ereignisse zu nutzen.

Zum Beispiel sind Park- und Toilettenschilder die Dinge, die Sie für praktisch jedes Ereignis verwenden können.

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Zeichen von der Ruhe abheben

Ein häufiges Problem für Veranstaltungsplaner ist das Fehlen einer weit verbreiteten Ereignisbeschilderung, die von Hotels und Konferenzzentren bereitgestellt wird. Der einfachste Weg, um dies zu überwinden, ist die Verantwortung für alle Signage-Anforderungen zu übernehmen. Natürlich ist es sinnvoll, eine Bestandsaufnahme der verfügbaren Inhouse-Optionen vorzunehmen, aber vergessen Sie nicht, dass Sie einige dieser Ressourcen möglicherweise mit anderen Veranstaltungen am Veranstaltungsort teilen müssen. Markenzeichen, die sich von der subtilen Beschilderung abheben, sind für Ihre Gäste deutlich besser erkennbar. Die Leute neigen dazu, direkt an der Hausbeschilderung vorbei zu gehen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Marke oder Ihr Logo deutlich sichtbar ist, um Aufmerksamkeit zu erregen.

Bringen Sie Ihre Gäste zuerst zur Haustür

Warten Sie nicht, bis die Teilnehmer die Immobilie betreten, bevor Sie mit der Leitung beginnen.Eingangs- und Parkschilder sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer am richtigen Ort parken und das Gebäude betreten. Vertrau mir. Sie möchten nicht die Person sein, die einen Registrant begrüßt, der gerade eine halbe Meile gelaufen ist, weil er auf der falschen Seite des Gebäudes geparkt hat! Eine gute Beschilderungsstrategie beginnt an erster Stelle, wenn ein Gast auf dem Grundstück landet.

Unterschätze niemals die Kraft der menschlichen Interaktion

Ganz gleich, wie auffällig deine Zeichen dir erscheinen mögen, sie können niemals den Wert eines freundlichen Gesichtes ersetzen. Greeters, Platzanweiser und Parkwächter werden immer die beste Verteidigung gegen verlorene und gereizte Teilnehmer sein. Die meisten Konferenzzentren bieten diese Dienste zu einem Stundensatz an, oder Sie können Freiwillige aus Ihrer Organisation gewinnen. Eine strategisch platzierte Registrierungstabelle wird den Personalbedarf verringern, aber achten Sie darauf, dass Sie durch die Räumlichkeiten gehen und Orte ermitteln, an denen Ihre Gäste möglicherweise verloren gehen könnten.

Der beste Ansatz für die Entwicklung einer guten Event-Signage-Strategie besteht darin, alle Ihre Annahmen aus dem Fenster zu werfen. Jedes Hotel und Konferenzzentrum verfügt über ein gewisses Maß an Bestandsbeschilderung, aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass es sich bei Ihrer Konferenz um die Hauptausrichtung handelt.

In einer Welt, in der Werbung aus jedem Blickwinkel auf uns geworfen wird, muss eine wirkungsvolle Event-Beschilderung hervorstechen und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer auf sich ziehen. Dies kann so einfach sein, dass Sie Ihr Konferenzlogo auf alle Schilder mit einbeziehen oder sogar noch sicherer machen. Ein designierter Mitarbeiter kann lächeln und Fragen beantworten, wenn die Gäste ankommen.