Elemente, die Sie in Ihrer Ereignisplanungs-Checkliste haben müssen

Jeder Veranstaltungsplaner, der es wert ist, ein Salz zu verdienen, weiß, dass eine Checkliste für die Planung von Veranstaltungen vielleicht das wertvollste Instrument bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ist. Es ist das eine Event-Planungstool, das Sie beruhigt, wenn Sie mitten in der Nacht in einem panischen Schweiß aufwachen, weil Sie ein wichtiges Detail bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung vergessen haben. Mit einer umfassenden Checkliste für die Veranstaltungsplanung an Ihrer Seite können Sie sich vertrauensvoll an Ihre Veranstaltung wenden und wissen, dass Sie nichts übersehen haben.

Was ist, wenn Sie sich super organisiert betrachten und bereits bei der Planung eines Ereignisses eine Checkliste verwenden, aber Situationen kennengelernt haben, in denen Sie (zu spät) erkannt haben, dass Sie sich nicht um wichtige Details gekümmert haben? Wo bist du schief gegangen?

Für jede Veranstaltung ist eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung erforderlich, die auf die jeweiligen Event-Spezifikationen zugeschnitten ist. So ist jede Checkliste für die Veranstaltungsplanung anders. Es gibt jedoch fünf Elemente, die Sie in Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung benötigen, unabhängig davon, ob Sie eine kleine Geburtstagsfeier oder eine große Unternehmensfunktion planen.

Eventverträge unterschreiben

Das mag selbstverständlich klingen, aber vergewissern Sie sich, dass Sie alle unterzeichneten Kopien unterschreiben und alle Verträge erhalten, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Dazu gehören Event-Verträge mit dem Kunden, Veranstaltungsort, Verkäufer, Hotel, Unterhaltung usw. Ein festes Händeschütteln ist eine nette Art, Geschäfte zu machen, aber nicht die Möglichkeit, die Einstellung eines Anbieters zu sichern und nicht die Arbeit für einen Kunden zu übernehmen. ..

Schreiben Sie alles schriftlich und erledigen Sie keine Arbeit oder verbringen Sie einen Cent für die Planung Ihrer Veranstaltung, bis alle Papiere unterzeichnet und zugestellt sind. Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind, der einen Veranstaltungsvertrag für Ihre Veranstaltungsservices benötigt, klicken Sie hier.

Bestätigen Sie das Ereignis Datum und Zeit

Sie sind knietief in den Planungsphasen für dieses Ereignis.

Wie könnte jemand das Datum falsch verstehen? Anbieter kommen häufig mit anderen Geschäften in Kontakt. Kunden können einem Datum und einer Uhrzeit für die Veranstaltung zustimmen und dann einfach vergessen, Sie über die Änderung der Pläne zu informieren. Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, überprüfen Sie das Datum und die Start- und Endzeit und holen Sie diese schriftlich ab, damit sich alle auf derselben Seite befinden.

Zusätzliche Hilfe anheuern

Unterschätzen Sie nicht den Wert zusätzlicher Hilfe am Tag Ihrer Veranstaltung. Es gibt immer etwas, worauf es ankommt, und die meisten Veranstaltungsplaner sind bereits zu sehr damit beschäftigt, die Veranstaltung zu leiten, um ihre Aufmerksamkeit auf Situationen zu lenken, die entstehen. Die Einstellung zusätzlicher Hilfe ist ein wichtiger Schritt, der häufig übersehen wird, bis es möglicherweise zu spät ist, die besten Veranstaltungsmitarbeiter für die jeweilige Aufgabe einzustellen. Lassen Sie sich nicht mit Essensresten begnügen, wenn es um die Einstellung von Veranstaltungspersonal geht.Setzen Sie diesen Punkt auf Ihre Event-Checkliste und sichern Sie sich das bestausgebildete Personal mit der Erfahrung, die Sie für Ihr Event-Budget benötigen.

Einen Site Walk-Through durchführen

Nichts ist vergleichbar damit, sich etwas in Gedanken vorzustellen, als würde man es aus erster Hand erleben. Das Durchführen eines Durchlaufs der Veranstaltungsstätte mit Ihrem Kunden und Lieferanten ist ein wichtiger Schritt im Prozess der Veranstaltungsplanung.

Es bietet die Gelegenheit, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und eine Einigung über die Einrichtung, das Dekor, die Platzierung der Registrierung und den allgemeinen Ablauf der Veranstaltung zu erzielen. Oftmals, selbst wenn wir denken, dass wir klar kommunizieren, steht unsere Vision von etwas in krassem Gegensatz zu dem, was sich jemand anderes basierend auf unserer Beschreibung vorstellt. Machen Sie während der Planungsphase einen Spaziergang durch den physischen Raum, damit es am Veranstaltungstag keine Überraschungen gibt.

Erinnerungen in die Follow-Up-Phase einbeziehen

In der idealen Welt reicht es aus, jemandem einmal zu erzählen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe erledigt wird. Leider funktioniert die reale Arbeitswelt nicht so oder zumindest nicht in der Eventplanung. Mit so vielen Details zu verwalten und mehrere Spieler in verschiedenen Phasen der Veranstaltung beteiligt ist, ist es leicht für etwas verloren gehen.

Wenn Sie also Ihre Checkliste für die Veranstaltungsplanung entwickeln, um Sie übersichtlich und termingerecht zu verwalten, können Sie Erinnerungen für bestimmte Folgemaßnahmen hinzufügen. Wenn Sie zum Beispiel mit dem Caterer über Menüideen gesprochen haben, fügen Sie einen Eintrag in Ihre Checkliste für die Veranstaltungsplanung ein: "Follow-up mit dem Caterer auf dem vorgeschlagenen Menü" und "Terminverkostung mit dem Caterer". etwas zu oft bestätigen.