4 Gründe Warum Ihr Unternehmen dokumentierte Prozesse braucht

Die meisten unternehmerischen Unternehmen gründen organisch und finden "wie wir die Dinge hier machen" so ziemlich im Handumdrehen. Eigentümer und Manager sind häufig zu beschäftigt, um ihre Prozesse zu dokumentieren, es sei denn, das Geschäft ist hochgradig technisch oder wissenschaftlich, oder die Prozesssteuerung wird von Kunden wie der Regierung vorgeschrieben. Wenn Sie der Chef in einem Unternehmen sind, das von Catering über Einzelhandelsgeschäfte bis hin zu Wealth Management reicht, werden Sie nicht dafür gefeuert, dass Sie keine dokumentierten Prozesse haben.

(Immerhin bist du der Boss.) Aber du wirst enorme Chancen verpassen.

Gründe für die Erstellung geschriebener Prozesse

Es gibt zwingende Gründe, warum Ihr kleines Unternehmen schriftliche Prozesse haben sollte, auch wenn Sie derzeit der einzige sind:

1. Mitarbeiter hinzufügen und ausbilden: Wenn Ihre Prozesse aufgeschrieben, können Sie Mitarbeiter einfacher und schneller ausbilden. Wenn Sie Ihre Prozesse nicht dokumentieren, können Sie keine Mitarbeiter hinzufügen, da der Gedanke an die Ausbildung zu entmutigend ist. Fang-22!
2. Fähigkeit, Geschäftskredite zu erhalten: Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Finanzierung benötigen, muss eine Bank oder ein anderer Darlehensgeber Ihre Geschäftstätigkeit kennen. Es macht eine starke Aussage, wenn Sie einem Kreditgeber zeigen können, wie Sie organisiert sind und dass Sie Prozesse wirklich im Griff haben.
3. Sichern Sie größere Gewinne: Das Dokumentieren von Prozessen macht Fehler in Ihrer Arbeitsweise sichtbar. Sie werden Engpässe und Inkonsistenzen sehen, von denen Sie nicht wussten, dass sie da waren. Zusätzliche Bewegung in einem Geschäftsprozess kostet Zeit und Geld. Sie zu beseitigen, bedeutet Zeitersparnis und höhere Gewinne.

1. Position für eventuellen Verkauf: Wenn Sie Ihr Geschäft irgendwann verkaufen möchten, wird ein Käufer die Innenarbeiten zuerst bewerten wollen. Wenn Sie dem Käufer Ihr Prozesshandbuch zeigen, erhöht sich sowohl die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufs als auch der vom Käufer wahrgenommene Wert Ihres Unternehmens. Denn wenn Ihre Prozesse sauber und gut dokumentiert sind, kann sich der Käufer leichter vorstellen, dass er direkt in das Unternehmen einsteigt und das, was Sie getan haben, fortsetzt. Zeitersparnis für den Käufer bedeutet weniger Kosten auf der Straße, was einen höheren Preis für Sie bedeutet.

Erste Schritte

Wie geht es Ihnen, wenn Sie Prozesse fest (oder nicht so fest) in Ihrem Kopf haben und diese aufschreiben? Sie müssen Ihre Prozesse definieren und dokumentieren. Nehmen wir an, Sie sind in der Gastronomie tätig. Ob Sie es realisieren oder nicht, Sie haben bestimmte übergeordnete Prozesse, die jedem Catering-Unternehmen gemeinsam sind. Zum Beispiel muss jeder Caterer Jobs bekommen, Events machen und mit Kunden zusammenarbeiten, um mehr Jobs zu bekommen. Jede dieser Aktionen ist ein eigener Prozess.

Schreibe also für dein Unternehmen deine Schritte auf und versuche, sie in sequenzieller Reihenfolge zu organisieren (auch wenn es Überschneidungen gibt).Wenn Ihr Prozess mehr als sieben Schritte umfasst, sollten Sie mehrere Prozesse als Unterprozesse eines anderen wichtigen Schrittes konsolidieren. Andernfalls wird der Prozess zu schwierig zu verwalten und anderen zu erklären.

Sie können eine Liste wie diese für einen Caterer erstellen und dann in jedem Prozess die Teilprozesse dokumentieren, die Teil davon sind:

1. Auftragserfassung: Marketing, Angebotserstellung, Verkauf Prozess, Vertrag
2. Veranstaltungsvorbereitung: Menüerstellung, Essensvorbereitung, Personalbesetzung, Veranstaltungsortauswahl und Vorbereitung
3. Veranstaltungsablauf: Checkliste Tagesablauf, Lieferung und Einrichtung, Besetzungsaufträge, Pannenverfahren < Follow-up nach dem Ereignis:
4. Nachbearbeitung des Kunden, Inhouse-Nachbesprechung Ressourcen

Es ist sehr hilfreich, visuelle Diagramme für die Prozessverwaltung statt einer linearen Liste zu verwenden, wenn Sie es jedoch nicht sind. großartig mit Excel oder anderen Programmen, ist eine Liste besser als gar nichts. Erfahren Sie, wie Sie Prozessflussdiagramme in Excel erstellen und sehen Sie, ob dies für Sie funktioniert. Der Vorteil der Verwendung eines Flussdiagramms besteht darin, dass Sie die Ein- und Ausgänge für jeden Schritt des Prozesses leicht erkennen können. Ein guter Prozess ist wie ein gutes Stück Schrift: Es gibt Übergänge zwischen Absätzen. Wenn ein Prozessschritt einen Sprung zu einer Aktion macht und nicht klar ist, wie Sie dorthin gekommen sind, gehen Sie zurück und stellen Sie sicher, dass die Eingabe und Ausgabe klar und stark sind.

Wenn Sie das beste Buch lesen wollen, das jemals über Prozesskontrolle geschrieben wurde, dann werfen Sie einen Blick auf Reengineering the Corporation von Michael Hammer und James Champy.

Obwohl das Buch fast zwei Jahrzehnte alt ist und mit großen Organisationsprozessen geschrieben wurde, ist es auch für junge Start-ups eine perfekte Ressource. Es hilft Ihnen, die Engpässe in Ihrem Tun zu erkennen und sie zu beheben.