Leitfaden für kleine Geschäftskontingente

Ein gut durchdachter Geschäftskontingenzplan kann den Unterschied zwischen dem Überleben Ihres Unternehmens und dem Ausfall im Falle eines Katastrophenfalls bedeuten. Ein Brand, eine Überschwemmung, ein Festplattenausfall oder Datendiebstahl - all dies könnte Ihr Unternehmen außer Betrieb setzen. Wenn Sie sich Zeit für eine Notfallplanung nehmen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, den Betrieb in kürzester Zeit wieder aufzunehmen.

Verwenden Sie die folgende Anleitung, um einen Notfallplan für Ihr Unternehmen zu erstellen.

So erstellen Sie einen Business Contingency Plan:

1) Bestimmen Sie, welche Hauptrisiken für Ihr kleines Unternehmen bestehen.

Ist es Datendiebstahl? Überschwemmung? Erdbeben? Herauszufinden, welche Arten von Katastrophen am wahrscheinlichsten sind, wird Ihnen helfen, Ihren Notfallplan zu konzentrieren und keine Zeit und Geld zu verschwenden, die sich auf etwas vorbereiten, das sehr unwahrscheinlich ist, um zu geschehen. Es hat keinen Sinn zu planen, wie Sie sich von einem Erdbeben erholen können, zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen nicht in einer Erdbebenzone liegt.

2) Bereiten Sie einen Evakuierungsplan vor.

Gehen Sie es mit Personal durch und posten Sie es auffällig in Ihren Geschäftsräumen. Wie wird das Personal wissen, dass es evakuieren muss? Was sollten sie tun, wenn sie über eine Evakuierung informiert werden? Welche Routen sind aus den Gebäuden verfügbar? Wo sollten sich Menschen außerhalb des Gebäudes treffen? Wer ist dafür verantwortlich zu überprüfen, dass alle sicher sind?

3) Erstellen Sie ein Kommunikations-Fan-Out-System.

Wenn in Ihrem Unternehmen etwas passiert ist, wer wäre dann dafür verantwortlich, jede Person zu benachrichtigen, die dort arbeitet? Stellen Sie sicher, dass Telefon- und E-Mail-Kontaktlisten auf dem neuesten Stand sind und dass die für die Kontaktaufnahme zuständigen Personen Listen drucken, da alle Technologien früher oder später und meist zum ungünstigsten Zeitpunkt ausfallen.

Legen Sie auch fest, wer für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit verantwortlich ist und wie (Aktualisierung der Geschäftswebsite, Veröffentlichung in sozialen Medien, Pressemitteilungen, Schilder in den Fenstern, Rundfunkmitteilungen usw.)

4) Stellen Sie sicher, dass Ihre Notfallkits sind komplett und auf dem neuesten Stand.

Diese Notfall-Erste-Hilfe-Kit-Checkliste für Unternehmen zeigt genau, welche Erste-Hilfe-Kits für kleine Unternehmen enthalten müssen. Je nachdem, welche Arten von Katastrophen in Ihrem Gebiet auftreten können, möchten Sie möglicherweise andere Materialien hinzufügen. Zum Beispiel ist eine Gallone Wasser pro Person und Tag eines der empfohlenen Verbrauchsmaterialien auf dieser Liste von Notfall-Verbrauchsmaterialien für den Einzelhandel.

5) Führen Sie jetzt Schritte aus, um Ihre Geschäftsdaten zu schützen.

Ihre Geschäftsdaten sind Ihr wertvollstes Gut. Wenn es gestohlen oder zerstört wurde, könnte Ihr Unternehmen dann schnell wieder auf die Beine gestellt werden oder sogar weitermachen? 6 Datenschutzbestimmungen erläutert, wie Sie die Gewissheit haben, dass Ihre Geschäftsdaten geschützt sind und schnell wieder verfügbar sind.Datenschutz ist einer der vielen Vorteile, wenn Sie Ihr Unternehmen auf Cloud Computing umstellen.

6) Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen angemessen versichert ist.

Feuerversicherung ist die Art, die einem in den Sinn kommt, aber Feuer ist sicherlich nicht die einzige mögliche Katastrophe, die Ihr kleines Unternehmen erleben könnte.

Neben anderen offensichtlichen Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Windschäden sollten Sie beispielsweise den Schaden berücksichtigen, der durch Diebstahl entstehen könnte. Und dann gibt es den potenziellen Haftungsfaktor, wenn Ihr kleines Unternehmen mit Aktivitäten beschäftigt ist, die Sie für Klagen öffnen können.

Die Auswahl der richtigen Versicherungsart, die Ihre Risiken abdeckt und eine gute, aktuelle Versicherungsdeckung bietet, wird einen langen Weg zurücklegen, um Ihr kleines Unternehmen wieder zum Laufen zu bringen, wenn es zu einer Katastrophe kommt.

7) Entscheiden Sie, was für Ihr kleines Unternehmen absolut notwendig ist, um wieder in Betrieb zu gehen, wenn ein Unternehmenskatastrophen Sie zu Fall gebracht und Schritte unternommen haben, um sicherzustellen, dass diese Grundvoraussetzungen schnell verfügbar sind.

Im Falle unseres Hauptgeschäfts, der IT-Entwicklung, benötigen wir im Grunde unsere Geschäftsdaten und einen Computer oder zwei und wir könnten wieder einsatzbereit sein (siehe Datensicherung ist die beste Schutz- und Backup-Software).

Ihr kleines Unternehmen benötigt möglicherweise mehr Mitarbeiter und Materialien, bevor es wieder geöffnet werden kann. Welche Leute sind für Ihre Operationen am wichtigsten? Benötigen Sie spezielle Ausrüstung? Vielleicht kann eine Vereinbarung mit einem anderen Unternehmen getroffen werden, das die Ausrüstung hat, die Sie benötigen. Benötigen Sie bestimmte Vorräte? Finden Sie heraus, wer die alternativen Lieferanten oder Verlader wären.

8) Lerne deine Nachbarn kennen.

Wenn Sie die Kommunikationswege mit den Geschäftsinhabern um Sie herum öffnen, kann dies Ihrer Geschäftskontinenzplanung wirklich zugute kommen. Lassen Sie sie wissen, was Sie zu tun hoffen, und sehen Sie, ob Sie sie involvieren können. Möglicherweise können Sie die Kosten für einige Kosten im Zusammenhang mit der Notfallplanung teilen oder sich im Katastrophenfall gegenseitig helfen.

9) Überprüfen Sie lokale Programme und Ressourcen.

Ihre Stadt oder Stadt verfügt möglicherweise über Notfallpläne oder Katastrophenschutzpläne oder stellt Ressourcen bereit, die es Ihnen erleichtern, Ihren eigenen Plan zusammenzustellen. Zum Beispiel bietet die Stadt Ottawa auf ihrer Website Informationen zur Notfallvorsorge für Ottawa-Unternehmen an und bietet Schulungsworkshops zu diesem Thema an. Sehen Sie sich an, was in Ihrer Stadt verfügbar ist, bevor Sie anfangen, Ihren eigenen Unternehmens-Katastrophenplan zu schreiben.

10) Alles zusammenfügen.

Wenn Sie Ihren Notfallplan durchgearbeitet haben, legen Sie alle Teile in gedruckter Form zusammen. (Digitale Kopien sind nett, aber nicht sehr nützlich, wenn der Strom ausgeht und / oder digitale Geräte nicht verwendet werden können.) Ein Drei-Ring-Binder funktioniert gut. Schließen Sie den Evakuierungsplan Ihres Unternehmens, den Kommunikationsplan, Informationen zu Notfallkoffern und Versicherungspolicen, Datenschutzmaßnahmen und betriebliche Grundvoraussetzungen sowie Details zu allen Vorkehrungen ein, die Sie getroffen haben, um den Betrieb aufrechtzuerhalten oder wieder in Gang zu bringen.

11) Halten Sie Ihren Business Contingency Plan bereit.

Last but not least möchten Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Katastrophenplan an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren und sicherstellen, dass jeder, der wissen muss, wo er sich befindet, seinen Standort kennt. Sie sollten auch eine Person und eine Sekunde zuweisen, um den Business Contingency Plan auf dem Weg nach draußen zu holen, wenn die geschäftliche Katastrophe das Verlassen der Räumlichkeiten erfordert.

12) Verwenden Sie Ihre Unternehmenswebsite und Social Media

Ihre Unternehmenswebsite und Social Media-Plattformen wie Facebook, LinkedIn und Twitter sind ausgezeichnete Möglichkeiten, um im Notfall mit Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Lassen Sie Ihre Kunden sich nicht fragen, ob Sie offen sind oder nicht, wenn ein Notfall eintritt - ein kurzer Post auf Facebook kann sie auf dem Laufenden halten.

Business Contingency Planning zahlt sich aus

Es ist leicht, die Geschäftskontinenzplanung aufzuschieben. Es gibt immer sofortige "Krisen", die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Aber wie signifikant sind sie wirklich verglichen mit einem Ereignis, das Ihr Geschäft für Stunden, Tage oder Wochen stilllegt? Die Zeit zu nehmen, um einen Geschäftsnotfallplan vorzubereiten, hat eine riesige Belohnung, wenn Katastrophe jemals schlägt.