Budgetierung Management Essentials für neue Manager

Veröffentlicht 8/1/2015

Wenn jemand in die erste Führungsposition befördert wird, ist es wahrscheinlich das erste Mal, dass er ein Abteilungsbudget verwaltet.

Die meisten neuen Manager erhalten wenig oder keine formale Schulung darin, wie sie eine Budgetprognose entwickeln, ihre Ausgaben verfolgen oder wie sie Anpassungen in der Mitte des Jahres vornehmen. Sie erhalten oft eine Tabelle oder einen Bericht von ihrem Vorgesetzten oder der Finanzabteilung und werden erwartet, zu wissen, wie es zu tun ist, oder durch Versuch und Irrtum zu lernen.

Während "Versuch und Irrtum" ein effektiver Weg sein kann, eine neue Fähigkeit zu erlernen, wäre es besser, wenn ein neuer Manager nicht zu viele schmerzhafte Fehler machen müsste.

Hier einige Lehren aus meinem eigenen Versuch-und-Irrtum-Lernen, von dem ich glaube, dass die meisten neuen Manager davon profitieren könnten:

Investiere die Zeit, um von Anfang an richtig zu lernen

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um "dumme" Fragen zu stellen, als wenn Sie brandneu sind und es noch nie gemacht haben. Besser zu fragen und die Zeit im Voraus zu lernen, anstatt zu warten, bis jemand Ihre Fehler aufzeigen muss. Fordern Sie Zeit von Ihrem Vorgesetzten (oder Vorgänger, wenn möglich) an, um die zugrunde liegende Philosophie, die übergeordneten Ziele, das Format und die einzelnen Werbebuchungen zu überprüfen. Wenn Ihre Organisation eine Finanzperson hat, bitten Sie diese Person auch, Zeit mit Ihnen zu verbringen. Die meisten werden geschmeichelt sein und bereit sein, ihr Fachwissen zu teilen. Denn wenn sie Ihnen im Voraus beibringen können, wie Sie die Dinge nach ihren Spezifikationen erledigen, werden Sie später weniger Kopfschmerzen haben.

Machen Sie einen Kurs "Finanzen und Budgetierung für Nicht-Finanzmanager"

Wenden Sie sich unter "Executive Education. "Die meisten Business Schools bieten ein- bis dreitägige, nicht kreditbezogene Kurse an. Nehmen Sie sich während oder nach dem Kurs die Zeit, den Jahresbericht Ihres Unternehmens zu überprüfen und die verschiedenen Finanzkennzahlen und Berichte zu verstehen.

Verwalten Sie Ihr Abteilungsbudget, als wäre es Ihr eigenes Unternehmen

Wenn wir für große Organisationen arbeiten, beenden wir das "Geld des Unternehmens", wie es auf Bäumen wächst. Das ist nicht der Fall, und jetzt ist es Ihre Aufgabe als Manager, sich die Ressourcen Ihrer Abteilung persönlich zu eigen zu machen.

Seien Sie ein Team Player

Überprüfen Sie nach Möglichkeit das Budget Ihres Vorgesetzten. Während es wichtig ist, die Verantwortung für Ihr Budget zu übernehmen, ist Ihre Einheit Teil einer größeren Einheit. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, Ihnen zu zeigen, wo sich Ihr Budget befindet, und unterstützt Sie ein umfassendes Bild sowie die gegenseitigen Abhängigkeiten mit Ihren Kollegen. Es kann vorkommen, dass eine andere Abteilung Geld für Ziele benötigt, die eine höhere Priorität haben als Ihre. Warten Sie nicht, um gefragt zu werden oder es wegzunehmen - seien Sie proaktiv und bieten Sie Ihrem Peer-Manager Hilfe an. Sie werden als strategisch und kollaborativ angesehen.

Spielen Sie keine dummen Spiele

Nur weil "jeder es macht", bedeutet das nicht, dass es nicht dumm und schlecht für das Unternehmen ist. Ein Beispiel für ein typisches dummes Budgetspiel, das Manager spielen, ist: "Verwenden Sie es oder verlieren Sie Ausgaben. "Es ist, wenn Sie nahe an das Ende des Jahres kommen, und Ihr Budget läuft unter Ihrer Prognose. In den vergangenen Jahren, als Sie nicht mehr aktiv waren, wurde Ihr Budget für das nächste Jahr auf der Grundlage des aktuellen Jahres festgelegt.

Also, um Ihr Budget nicht noch einmal kürzen zu lassen, machen Sie einen Einkaufsbummel, indem Sie Dinge kaufen, die Sie nicht brauchen, oder nur für den Fall, dass Sie sie brauchen.

Verfolgen Sie Ihre Ausgaben monatlich und führen Sie proaktive Korrekturen durch.

Gehen Sie nicht davon aus, dass "jemand" Ihnen sagt, wenn Sie das Budget überschritten haben. Vielleicht müssen Sie sogar monatliche Berichte anfordern oder sich selbst auf dem Laufenden halten. Warte nicht bis zum Ende des Jahres, wenn es eine Überraschung ist (für dich und deinen Boss). Bis dahin ist es zu spät, um Nachforschungen anzustellen und Korrekturen vorzunehmen. Seien Sie verantwortlich, messen Sie sich und melden Sie sich proaktiv an Ihren Vorgesetzten.

Seien Sie transparent und beteiligen Sie Ihr Team

Teilen Sie Ihr Budget mit Ihrem Team, vielleicht sogar mit der Erstellung der Prognose. Wenn Sie Ihr Team einbeziehen und ihm helfen, den Budgetierungsprozess zu verstehen, entsteht ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung und ermutigt Ihre Mitarbeiter, kreative Wege zur Kostenverwaltung zu finden.

Sei strategisch

Nimm nicht einfach die Zahlen des letzten Jahres und addiere zehn Prozent zur Prognose für das nächste Jahr. Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Strategie und Zielen und bestimmen Sie dann die Ressourcen, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich sind. Wenn Sie mehr als das letzte Jahr benötigen, bereiten Sie einen Business Case vor, um Ihren Antrag auf zusätzliche Finanzierung zu begründen.

Übertreibe es nicht

Während die Verwaltung des Budgets eine wichtige Rolle für einen Manager ist, verliere niemals das wichtigste Kapital aus den Augen: deine Leute! Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens fünf Mal so viel Zeit damit verbringen, Ihr Team zu entwickeln, das Sie Zahlen knirschen.