Antragsteller Tracking System Evaluation Toolkit

Das richtige Bewerber-Tracking-System zu finden, das alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, kann eine überwältigende Aufgabe sein. Es kann eine Herausforderung sein, selbst zu wissen, wo man anfangen muss, wenn Bewerber-Nachverfolgungssysteme in Betracht gezogen werden und wie jede Lösung zu vergleichen ist.

Hier finden Sie wichtige Bereiche, die Sie untersuchen können, Fragen, die Sie stellen müssen, und Antworten, die während des Evaluierungsprozesses des Bewerber-Tracking-Systems analysiert werden müssen. Diese Informationen werden Ihr Unternehmen bei der Suche nach dem geeigneten Bewerberverfolgungssystem unterstützen, das Ihren Anforderungen entspricht.

Identifizieren des Antragstellernachverfolgungssystems Entscheidungsträger

Ein Unternehmen muss sich intern organisieren, bevor es mit dem Begutachtungsprozess eines Antragstellersystems beginnt. Bei der Vorbereitung auf die Bewertung eines Bewerberverfolgungssystems ist es wichtig, eine Zusammenarbeit der Interessengruppen zu bilden und diesen Entscheidungsträgern Zeit zu geben, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Ihr Auswahlkomitee sollte darauf vorbereitet sein, die Stärken und Schwächen jedes Anbieters von Anbieter von Nachverfolgungssystemen zu bewerten. Der Auswahlausschuss sollte diese Mitglieder aufnehmen.

• Auswahl Executive: Dies ist normalerweise ein Senior Vice President (SVP) oder Vizepräsident (VP) von Human Resources, der den anderen Ausschussmitgliedern eine klare Richtlinie und Vision geben kann. Die Person sollte auch in der Lage sein, die Lieferantenauswahl in Bezug auf den Return on Investment (ROI) gegenüber ihren Kollegen zu erläutern.
• Auswahl-Manager: Diese Person muss ein umfassendes Verständnis des Einstellungsprozesses und der Schmerzpunkte des Unternehmens haben, um geeignete Such- und Auswahltaktiken zu erstellen.
• Ausschussmitglied: Sicherstellen, dass die Stimme des Benutzers repräsentiert wird und dass eine erfolgreiche Übernahme der gewählten Lösung erfolgt.
• Ausschussbeiträge: Dies sind Mitglieder aus anderen Abteilungen, die zusätzliche Informationen zum Auswahlprozess für das Bewerberverfolgungssystem liefern. Diejenigen mit finanzieller Expertise können Input zur finanziellen Stabilität der Anbieter geben oder die Gesamtkosten jedes Bewerber-Nachverfolgungssystems im Verhältnis zum Projektbudget vergleichen. IT-Mitarbeiter können Ausschussmitglieder über die technischen Fähigkeiten der Bewerber-Nachverfolgungssysteme der Anbieter informieren und dabei helfen, jede Lösung mit Ihrem aktuellen System zu vergleichen.
  Ausschussmitglieder sollten Menschen sein, die den Wert von Technologie-Tools, Prozessoptimierung und Kundenservice erkennen können, da dies mit Ihrer Unternehmensvision des Talentmanagements in Zusammenhang steht.

Dokumentieren Sie Ihren aktuellen Einstellungsprozess

Nachdem Sie Ihr Bewerberverfolgungssystem-Auswahlkomitee zusammengestellt haben, erstellen Sie zunächst ein Dokument, in dem der Prozess der Mitarbeiteranforderung, Ihr Einstellungsprozess und die Rolle des Einstellungsmanagers nachverfolgt werden. , der Personalvermittler und der Kandidat, um einen Mietvertrag abzuschließen.Dann sollte Ihr Ausschuss diskutieren, warum jeder Schritt notwendig ist und was passieren würde, wenn er beseitigt würde.

Vereinfachen Sie Ihren Einstellungsprozess und stellen Sie sicher, dass jeder Schritt wirklich Mehrwert schafft und Ihnen hilft, qualitativ hochwertige Mitarbeiter zu finden. Dies ermöglicht es Ihrem Ausschuss, die Anforderungen Ihres Einstellungsprozesses mit den Fähigkeiten jedes Bewerberverfolgungssystems zu vergleichen. Diese Evaluierung ist eine großartige Gelegenheit, um sich über Best Practices bei der Einstellung und Überprüfung und Optimierung Ihres aktuellen Einstellungsprozesses zu informieren.

Identifizieren der Anforderungen für Ihr Bewerber-Tracking-System

Nachdem Sie den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens eindeutig identifiziert haben, ist Ihr Ausschuss vollständig darauf vorbereitet, die Anforderungen Ihres Unternehmens für ein Bewerber-Tracking-System zu identifizieren. Denken Sie daran, dass Sie eine klare Antwort auf die folgenden Fragen haben möchten:

• Warum kaufen Sie dieses Bewerber-Tracking-System?
• Stimmt Ihr derzeitiger Einstellungsprozess mit Ihren Unternehmenszielen überein?

Wenn Sie diese Fragen im Hinterkopf behalten, hilft es Ihrem Ausschuss, überzeugende Argumente für den Kauf einer Bewerber-Tracking-Lösung zu finden. Damit das Bewerber-Tracking-System eine starke Verbindung zum ROI hat, muss Ihr Ausschuss klare Erwartungen an das, was Sie in einem Bewerber-Tracking-System haben wollen, erzeugen.

Ihr Bewerber-Tracking-System sollte eine bessere Beziehung zwischen Personalvermittlern und Personalverantwortlichen aufbauen, Ihren Anforderungserstellungs- und Genehmigungsprozess rationalisieren und Ihre Anstellungsqualität verbessern. Ihr Bewerber-Tracking-System sollte die Rekrutierungsbemühungen von Personalfachleuten durch Automatisierung rationalisieren und einen effizienteren und kostengünstigeren Einstellungsprozess schaffen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um allgemeine HR-Herausforderungen anzugehen, wie zum Beispiel:

• Hohe Anzahl an Lebensläufen ohne effektive Akzeptanz, Überprüfung und Verwaltung.
• Hohes Auftragsvolumen mit umständlicher interner Kommunikation.
• Es ist nicht möglich, schnell auf Informationen zuzugreifen und alle Rekrutierungsdaten zu erfassen.
• Qualifizierte Bewerber aufgrund willkürlicher Aufbewahrung von Bewerbungen verlieren.
• Verdoppelung der Rekrutierungsbemühungen zwischen verschiedenen Niederlassungen und Geschäftsbereichen im In- oder Ausland.
• Übermäßige IT-Wartungs- und Supportkosten mit eigener Technologie.
• Unwirksames Nachverfolgen von EEO-OFCCP-Compliance-Daten.
• Kämpfen, um bei IT-Upgrades und -Verbesserungen die richtige Aufmerksamkeit zu erhalten.

Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um den Wert von Verbesserungen aus neuen Prozessen und Technologien zu betrachten:

• Vermeiden der Verwendung verschiedener Module,
• Verbessern der Kommunikation und
• Ansprechen globaler Probleme.

Um dies beherrschbar zu halten, müssen Sie essenzielle "Must Haves" identifizieren, um unqualifizierte Anbieter zu eliminieren. Zum Beispiel kann Ihr Ausschuss als grundlegenden Faktor entscheiden, dass Sie nur Anbieter berücksichtigen, die eine webbasierte Lösung im Gegensatz zu einem installierten System bereitstellen, da die gehostete Lösung Ihr IT-Team entlastet.

Identifizieren der Anforderungen für das Bewerber-Tracking-System

Die Identifizierung klarer Unternehmensziele verbindet Ihre Prioritäten mit Ihren Anforderungen.Es ist unerlässlich, dass sich Ihr Ausschuss auf die anfänglichen Systemanforderungen konzentriert. Der Ausschuss muss sich nicht von Systemelementen ablenken lassen, die nicht mit den Prioritäten Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie haben die wichtigen Geschäftsziele und wichtigsten Anforderungen erkannt, die Sie bei der Formulierung Ihrer eigenen Ziele berücksichtigen sollten.

Wichtige Anforderungen, die in einem Antragsteller-Nachverfolgungssystem berücksichtigt werden müssen

• Prozesseffizienzen: Die Zentralisierung eines Prozesses kann eine Vielzahl von Aufgaben einschließlich, aber nicht beschränkt auf Stellenanforderungen, Nachverfolgung, Verwaltung von Mitarbeiterempfehlungs- und -übertragungsprogrammen verbessern.
• Ermöglicht es den Bewerbern, sich schnell und einfach bei Ihrer Organisation auf Gehalts- und Stundenlohn zu bewerben, ohne mehrere Seiten mit Fragen zu durchlaufen.
• Kann die Rekrutierung in großem Umfang erleichtern und gleichzeitig kosteneffizient sein.
• Eine hochgradig konfigurierbare, skalierbare Lösung, die sich an unseren einzigartigen Personalverwaltungsprozess anpassen lässt und in der Lage ist, sich unseren wachsenden Anforderungen anzupassen, wenn unsere Organisation wächst oder sich unsere Prozesse ändern.
• Verbesserte Berichterstellungsfunktionen: Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Gesamtausgaben für Lieferanten, Beschaffung und Vergleich von Messwerten zu bestimmen. Die Koordination über eine einzige Quelle ermöglicht eine genaue zentralisierte Berichterstellung.
• Ermöglicht Personalvermittlern das Durchsuchen der Datenbank nach allen Informationen und nach bestimmten Parametern.
• Enthält ein Reporting Center, mit dem Benutzer Ad-hoc-Berichte ausführen und Kriterien für die zukünftige Verwendung speichern sowie branchenübliche Berichte erstellen können, darunter Kosten pro Miete, Zeit bis zur Fertigstellung, Effektivität der Quelle und mehr.

Markenidentität und Bewusstsein schaffen

• Die Herstellung einer Verbindung zwischen einem Bewerber und einer positiven Berufserfahrung wird die Bekanntheit der Marke steigern. Eine starke Marke kann Vertrauen schaffen, das den Bewerber-Traffic ankurbeln und Ihren Talent-Pool erweitern wird.
• Die Websites des Branded Career Center können über die Website Ihres Unternehmens aufgerufen werden.
• Ermöglicht es Personalvermittlern, Karriereinformationen einfach auf der Unternehmenswebsite zu veröffentlichen.
• Bereitstellung von mehrsprachigen Funktionen für den globalen Support.
• EEO / AAP-kompatibel.
• Die Fähigkeit, ein genaues Maß dieser Informationen aufrechtzuerhalten, wird in Übereinstimmung mit den Bundesvorschriften bleiben und rechtliche Schritte gegen die Organisation vermeiden. Es wird auch dazu beitragen, die Qualität der Bewerber zu ermitteln.
• Ermöglicht die Erfassung, Nachverfolgung und Berichterstattung freiwilliger EEO-Daten unter Einhaltung der vom EEO / OFCCP festgelegten Richtlinien.
• Kann Kandidaten mit Eliminierungsfragen vorab prüfen, um anzugeben, wer die Grundqualifikationen für die Position erfüllt.
• Verbesserte Kommunikation.
• Richtet eine Umgebung ein, die effektiv informiert, alle Benutzer vereinheitlicht und die Abläufe des Unternehmens optimiert.
• Umfasst ein Kommunikationszentrum, um die Kommunikation zwischen Personalvermittlern, Personalverantwortlichen und Kandidaten zu erleichtern. Außerdem ermöglicht es Benutzern, Termine zu planen, Notizen zu hinterlassen und Feedback zu geben, Massennachrichten zu senden und nach Erhalt des Lebenslaufs automatisch an die Bewerber zu antworten.

Kundensupport für das Bewerber-Tracking-System

• Die vollständige Akzeptanz durch den Nutzer hängt vom Grad der Kundenunterstützung ab, der vom Anbieter während und nach der Implementierung bereitgestellt wird.
• Leicht verfügbares Support-Team, das sich für die Verwaltung von Unternehmens- und Benutzerproblemen einsetzt und gleichzeitig branchenweite Best Practices einsetzt.
• Höchste Unterstützung, die Ihrem Unternehmen kostenlos zur Verfügung steht.

Antragsteller-Tracking-System Lieferantenbeurteilung

Es wird empfohlen, dass Sie eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) von potenziellen Lieferanten einholen, die Ihr Ausschuss entschieden hat. Dies ist Ihre Gelegenheit, zu einem beliebigen Thema Klarheit zu gewinnen, um Ihrem Ausschuss bei der Entscheidung zu helfen, ob die Bewerber-Nachverfolgungssoftware die erforderliche Arbeit verrichten kann. Ihr Ausschuss sollte die folgenden wichtigen Punkte berücksichtigen, um eine effektive Ausschreibung zu entwickeln:

• Unterstützt das System die wichtigsten Anliegen Ihres Ausschusses? Dies knüpft an den vorherigen Teil des Bewertungsprozesses an; Sie müssen Ihren Prozess vollständig kennen, bevor Sie bestimmen können, welche Funktionen Sie benötigen. Ihr Ausschuss kann nicht durch Lösungen abgelenkt werden, die Funktionen anbieten können, die nicht Ihre Hauptpriorität sind. Während sie attraktiv erscheinen mögen, werden viele auffällige Funktionen und Funktionen keinen Wert für Ihre Organisation schaffen, wenn sie nicht von Ihren Nutzern übernommen werden.
• Hat der Hersteller das System in einer anderen Organisation mit ähnlicher Größe installiert?
• Ihr Ausschuss sollte Zugriff auf Referenzen haben, die Ihnen Einblicke in Fragen wie Kundenzufriedenheit und -nachverfolgung, den Implementierungsprozess und versteckte Gebühren geben können. Denken Sie daran, dass Funktionen ohne eine starke Benutzerakzeptanz keinen Wert haben.
• Was beinhaltet der Umsetzungsprozess? Eine erfolgreiche Adoptionsrate beginnt mit der richtigen Implementierung. Sie möchten sicher sein, dass der von Ihnen ausgewählte Anbieter Ihre Benutzer nicht ohne angemessene Schulung und kontinuierliche Unterstützung verlässt. Die Implementierung sollte sich auf den Rekrutierungsprozess Ihrer Organisation konzentrieren und nicht lernen, wie sie sich an ihr System anpassen können.
  Sie sollten nie das Gefühl haben, dass Sie durch Ihr Implementierungsprogramm verloren gehen und sich der Fähigkeiten des Anbieters nicht sicher sind. Während des Evaluierungsprozesses sollte Ihr Ausschuss den Eindruck haben, dass Ihre Implementierung auf der Grundlage Ihrer Fachprioritäten und Geschäftsziele eine starke Grundlage für eine lange Partnerschaft mit Ihrem Bewerberverfolgungssystemanbieter schafft. Denken Sie daran, dass eine hohe Benutzerakzeptanz für das Bewerber-Tracking-System einen höheren ROI generieren wird.

Weitere Informationen zu Anbieter-Tracking-Systemen Lieferantenbewertung

• Welche Vision und Wachstumsstrategie hat der Anbieter? Der Anbieter muss Führung und Weitsicht als Marktführer demonstrieren. Um eine umfassende Lösung vorzustellen, sollte der Anbieter Ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigen und sich auf Veränderungen und Wachstum in der Zukunft vorbereiten.
• Stellen Sie fest, ob diese Lösung zu Ihrem Geschäftsplan beiträgt. Am Ende wird der Selection Executive wahrscheinlich einen erwarteten ROI anzeigen müssen, um ein überzeugendes Argument für die Lösung zu finden.
  Der Selection Executive muss nach Einsparungen suchen, die sich auf Rekrutierungswerbung, Mitarbeiterwert der Nutzung von Suchfirmen und Prozessoptimierung durch den Anbieter beziehen. Das Unternehmen sollte außerdem die Mitarbeiterbindung und die Qualität der Kandidaten einsparen. Es kann überwältigend sein, ein vollständig detailliertes Dokument mit Anfragen zu erstellen, das alle notwendigen Themen umfasst, um ein Bewerberverfolgungssystem zu bewerten.
• Über Funktionen und Funktionen hinaus sollte Ihr Ausschuss sicher sein, dass Sie die Fähigkeit des Anbieters, als langfristiger Partner Ihrer Organisation zu dienen, berücksichtigen. Da Ihr Ausschuss seinen Lieferantenbeurteilungsprozess durchführt, möchten Sie sicher sein, Faktoren wie folgende zu berücksichtigen:
• Finanzstabilität: Führen Sie eine Due Diligence-Prüfung für die Abschlüsse aller in Betracht kommenden potenziellen Lieferanten durch. Sie werden feststellen, dass dies ein perfektes Thema ist, durch das Ihr Finanzkomiteemitarbeiter Sie führen kann.
• Qualitäten strategischer Partner: Um eine vollständige Lösung anbieten zu können, werden einige Anbieter Partnerschaften mit anderen Dienstleistungsunternehmen eingehen, um ihren Kunden ein umfassenderes Dienstleistungsangebot anbieten zu können. Ihr Ausschuss sollte sich über Partnerschaften im Klaren sein, die mit den konkurrierenden Anbietern zusammenhängen. Die Informationen können einen Einblick in die mögliche Partnerschaft zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter geben.
• Rekrutierungsmöglichkeiten: Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens müssen Sie sicherstellen, dass der Anbieter den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter unterstützen kann, von der Bewerberverfolgung über das Onboarding, die Nachfolgeplanung bis hin zum Offboarding. Dies wird verhindern, dass Ihr Unternehmen aus seiner Lösung herauswächst, was wahrscheinlich zu Ärger, einer neuen Bewertung und kostspieligen Implementierungsgebühren führen würde.
• Zukünftige Produktentwicklung: Stellen Sie sicher, dass der Verkäufer ein starkes Verständnis für die Herausforderungen bei der Personalbeschaffung heute und in der Zukunft vermittelt. Der von Ihnen ausgewählte Anbieter muss am Puls der Technologie- und Branchennachrichten sein, um sich an Ihre sich ändernden Bedürfnisse anzupassen und sicherzustellen, dass die Konfigurationen der Lösung optimal genutzt werden.
• Integration mit HRIS: Obwohl Sie möchten, dass Ihr IT-Ausschussmitarbeiter Beiträge zu diesem Thema liefert, sollte er Ihren Ausschuss nicht dazu bewegen, ein Bewerber-Nachverfolgungssystem zu verwenden, das die gesamte Abteilung nicht angemessen bedient. Jeder Anbieter, der eine Überlegung wert ist, sollte in der Lage sein, wichtige Informationen mit minimaler Schwierigkeit aus seinem System in Ihr HRIS-System zu übertragen.

Zusammenfassung der Lieferantenauswahl für Bewerber-Nachverfolgungssysteme

Die Zeitachse für einen Lieferantenauswahlprozess für ein Bewerber-Nachverfolgungssystem kann von einem Monat bis zu sechs oder mehr reichen, um abgeschlossen zu werden. Das Folgende ist ein empfohlener Zeitplan, der es Ihrem Ausschuss ermöglicht, einen Zeitrahmen für den Lieferantenauswahlprozess für ein Bewerberverfolgungssystem zu projizieren.

Bitte beachten Sie, dass sich dies aufgrund eines bevorzugten Implementierungsdatums ändern kann.

Zeitplan für Ihre Lieferantenauswahl für Bewerber-Nachverfolgungssysteme

• Bildung eines Auswahlausschusses - 1 Woche
• Ermittlung des Unternehmensbedarfs - 1-2 Wochen

Bewerten Sie die Lieferanten objektiv anhand der folgenden Unternehmensanforderungen: < Erstellen Sie eine lange Liste möglicher Lieferanten - 1 Woche

1. Fordern Sie RFPs an, um Erläuterungen zu einem beliebigen Thema oder Anliegen zu geben - 4 Wochen
2. Erstellen Sie anhand Ihrer Schlüsselbewertungskriterien eine Auswahlliste - 1-2 Wochen
3. Anbieter abschließen - 3-6 Wochen
4. Demonstrieren Sie verschiedene Systeme - so bald wie möglich
5. Verkaufsvorstellungen - so bald wie möglich
6. Vor-Ort-Besuche - je nach Bedarf
7. Beachten Sie, dass das Hauptziel eines Bewerber-Tracking-Systems ist um Ihre Benutzer zu befähigen.Die Ausschussmitglieder sollten in der Lage sein, Technologiewerkzeuge, Prozessoptimierung, Unternehmensvision und Kundenbetreuung zu erkennen und zu bewerten, um die Anbieter strategisch auf eine kurze Liste realer Möglichkeiten zu beschränken.

Es ist wahrscheinlich, dass Ihre kurze Liste nicht viele unterscheidende funktionale Unterschiede aufweist. Daher ist es wichtig, die weniger greifbaren Elemente dieses Anbieters im Auge zu behalten.

Ihr Ausschuss sollte nach Informationsquellen wie der Website des Anbieters, Newsgroups, Personalportalen und Messen Ausschau halten. Verbinden Sie sich mit Kollegen anderer Unternehmen, die sich in Größe, Bedürfnissen und Branche ähneln, um aus ihren Erfahrungen zu lernen.

Die Partnerschaft mit einem serviceorientierten Anbieter, der am besten mit der Vision und den Zielen Ihrer Organisation für die Zukunft kompatibel ist, wird sich für alle Hauptakteure bei der Evaluierung, Auswahl und Implementierung Ihres Bewerber-Tracking-Systems als unschätzbar erweisen.

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