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Firmenveranstaltungen machen Spaß bei der Planung, und die Ideenfindung und Veranstaltungsorte bringen ein Maß an Kreativität mit sich, das viele Unternehmensveranstalter genießen. Unglücklicherweise können diese Ideen in ihren Spuren aufhören, sobald die Budgetzahlen einlaufen, und die Umsetzung stellt fest, dass Ihr Veranstaltungsbudget nicht der Vision der Veranstaltung entspricht.
Kreativität hört jedoch nicht mit dem Ereignisplanungsprozess auf. Es ist auch notwendig, eine erfolgreiche Veranstaltung mit begrenztem Budget zu planen.
Hier finden Sie einige Spartipps für Firmenveranstalter:
1. Kennen Sie Ihr Budget
Bevor Sie mit der Planung Ihrer Unternehmensveranstaltung beginnen, bestimmen Sie Ihr Budget. Es macht keinen Sinn, Ihre Zeit damit zu verbringen, Ideen und potenzielle Veranstaltungsorte zusammenzustellen, die Sie sich nicht leisten können. Zugewiesene Kosten für:
- Catering
- Entertainment
- Veranstaltungsort
- Gastreferenten
- Dekorationen
- Andere Nebenprodukte
Wenn Sie dies wissen, bevor Sie mit der Planung beginnen, können Sie innerhalb Ihrer Grenzen bleiben.
2. Übersehen Sie diese Budgetpositionen nicht
Berücksichtigen Sie bei der Planung einer Firmenveranstaltung unbedingt die Kosten für die folgenden Elemente:
- Drucken für Handouts, Präsentationen
- Kosten für Beschilderung und Banner
- Marketing- und Werbekosten < Vor-Ort-Registrierungsdienste
-
Haben Sie Champagner nach einem Bierbudget? Verzweifle nicht. Sparen Sie sich die Frustration, wenn Sie versuchen, ein großes Budget-Event mit einem kleinen Event-Budget zu planen. Akzeptiere das Budget, das du hast. Anstatt durch den Mangel an Ressourcen frustriert zu werden, sei kreativ.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmensplaner, erfolgreiche, denkwürdige Veranstaltungen mit begrenzten Mitteln zu planen.
4. Seien Sie flexibel, wenn Sie Ihren Verhandlungsort verhandeln
Wenn möglich, seien Sie flexibel, wenn Sie mit einem Veranstaltungsort verhandeln. Betrachten Sie ein paar potenzielle Termine für Ihre Firmenveranstaltung und erkundigen Sie sich, ob das Hotel während dieses Zeitraums geöffnet hat.
Hotels bieten oft Preisnachlässe an, um eine Öffnung um Ihr Zieldatum herum zu füllen, und Sie können bessere Tarife aushandeln, wenn Sie ihre Spitzenbedarfszeiten bewältigen können.
Wenn es außerdem mehrere Veranstaltungsorte in dem Gebiet gibt, die Ihren Anforderungen entsprechen, nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil. Wenn Sie um das Geschäft Ihres Unternehmens konkurrieren, können die Veranstaltungsorte über den Preis verhandeln und andere Einrichtungen in der Region unterbieten, um Ihr Geschäft zu gewinnen.
5. Vermeiden Sie Sit-Down-Mahlzeiten
Wenn Sie bei Ihrem Firmenevent Speisen servieren, ist es viel kosteneffektiver, ein Buffet anstelle einer Sitzmahlzeit zu servieren. Buffets beseitigen nicht nur die Kosten für Kellner und Tischservice, sondern Sie können auch das Geld für das Essen selbst reduzieren.
Wenn Sie möchten, dass Gäste sich unterhalten und sich begegnen, sollten Sie erwägen, Fingerfood zu servieren und den Platz zum Sitzen und Essen zu reduzieren.Wenn Gäste stehen und kleine Teller haben, essen sie weniger und verbringen mehr Zeit mit Gesprächen.
Vollständig geöffnete Bars können Ihrem Eventbudget etwas anhaben, also sollten Sie die Bar auf Bier, Wein, Soda und Saft beschränken.
6. Frühere Gästebetreuung buchen
Wie bei Flugtickets und Hotelzimmern steigen auch die Gebühren für Redner, je näher Sie der Verlobung kommen. Buchen Sie früh, um die beste Rate zu erhalten.
Erkundigen Sie sich, ob es einen geeigneten Gastredner gibt, der sich zu diesem Zeitpunkt bereits in Ihrer Nähe aufhält. Sie können einen reduzierten Preis anbieten und Sie können Transport- und Unterbringungskosten sparen.
7. Betrachten Sie Sponsoren
In der heutigen Welt gibt es überall Sponsoren, von Arenen und Konzertsälen bis hin zu Sportveranstaltungen. Ziehen Sie Sponsoren in Betracht, um die Kosten Ihrer Veranstaltung auszugleichen. Unternehmen, die eng mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche verbunden sind, können die Möglichkeit begrüßen, ihren Namen für Ihr Publikum bekannt zu machen. Stellen Sie sicher, dass es gut zu Ihrem Unternehmen und der Kundschaft bei Ihrer Firmenveranstaltung passt, und erkunden Sie, was sie als Gegenleistung für die Belichtung anbieten.
8. Seien Sie bei der Verfolgung Ihrer Ausgaben vorsichtig
Bei der Planung von Firmenveranstaltungen werden Sie wahrscheinlich ein Team von mehreren Personen haben, die für einzelne Aufgaben verantwortlich sind.
Behalten Sie alle diese Personen im Hinblick auf ihre Ausgaben im Auge. Kommunizieren Sie Ihre Budgetrichtlinien klar und achten Sie auf die Kostenkontrolle. Bitten Sie um eine regelmäßige Berichterstattung über getätigte Käufe und legen Sie Richtlinien fest, für welche Ausgaben Sie vor der Erstellung genehmigen müssen. Dies ist ein Bereich der Planung von Unternehmensveranstaltungen, bei dem die Kontrolle von entscheidender Bedeutung ist, um Ihre Ausgaben innerhalb Ihres Veranstaltungsbudgets zu halten.
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