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Da Veranstaltungsplaner verschiedene Optionen für die diesjährigen Firmenfeiertage in Erwägung ziehen (sowohl bei den Kunden als auch bei den Mitarbeitern), suchen viele nach Möglichkeiten, die Kosten zu kontrollieren, ohne den Gesamtwert zu beeinträchtigen. Natürlich suchen auch die meisten Veranstaltungsplaner nach Wegen, eine heitere, festliche Umgebung zu schaffen, ohne verschwenderisch zu erscheinen, was heutzutage ein gemeinsames Ziel für alle Firmenveranstaltungen ist.
Die neue Corporate Holiday Party
"Als Veranstaltungsplaner sind wir der Überzeugung, dass viele Unternehmen - von kleinen bis zu großen Unternehmen - die Ferienveranstaltung über das Geschäft hinaus auf Frivolität, eine Balance zwischen Spaß und Inhalt ", erklärt Greg Jenkins, Partner bei Bravo Productions, einem Full-Service-Event-Planungs- und Produktionsunternehmen in Long Beach, Kalifornien.
Also, was ist los von dem Festtagsmenü in diesem Jahr? Für die meisten Unternehmen könnte es bedeuten, auf vollständig gehostete Bars und extravagante Menüwahlen zu verzichten, aber für alle wird es bedeuten, dass Eventplaner die Ärmel hochkrempeln und Firmenfeiertagspartys entwerfen, die der Absicht würdig sind, ohne Budgets negativ zu beeinflussen. Jenkins bietet folgende budgetfreundliche Urlaubsplanungstipps und Ideen, die Ihren wichtigen Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden nicht die falsche Botschaft vermitteln:
Machen Sie die Holiday Party zu einem Auszeichnungsprogramm
Geben Sie der diesjährigen Weihnachtsfeier ein bisschen Business-Fokus und betonen Sie die Dankesbotschaft mit Blick auf ein großartiges neues Jahr.
Dieser Ansatz muss den Urlaubsspaß nicht zerstören, aber er kann dazu beitragen, die Veranstaltung mit messbareren und greifbareren Vorteilen zu verbinden und gleichzeitig die Gelegenheit zu bieten, Ihre Leistungsträger zu erkennen.
Beseitigen Sie die Carving Stations
Kurz gesagt, wählen Sie kostengünstigere Menüpunkte. Überspringen Sie die Prime Rib und Truthahn Carving Stationen zugunsten weniger extravagante Optionen.
Sie können sogar schwere Aperitifs bevorzugen. Die einfache Entscheidung kann die Kosten für Lebensmittel senken und die Kosten für die erforderlichen Pfleger und Köche senken.
Wählen Sie saisonale Früchte und Gemüse und beseitigen Sie die Crudités
Außerhalb der Saison Früchte wie Mangos und Papayas und außerhalb der Saison Gemüse wie Spargel und Artischocken sind in der Regel über die Winterferien teurer. Wenn Sie Menüpunkte planen, sehen Sie nach, ob die Berücksichtigung saisonaler Optionen das Budget ausgleicht. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie garantiert frische Zutaten erhalten. Wenn es um die scheinbar obligatorischen Crudités geht, überlegen Sie sich, wie sie sich letztes Jahr entwickelt haben. Angesichts der allgemeinen Abneigung gegen rohes Gemüse unter vielen Partygästen, werden viele dieser Elemente in der Regel verschwendet.
Entscheiden Sie sich für Mini-Desserts statt für volle Portionen
Als Faustregel gilt, dass die meisten Gäste zwei Bissen Dessert essen und der Rest geworfen wird.Vermeiden Sie diese kostspielige Verschwendung, indem Sie eine Nachtischstation mit kleinen Portionen und kleineren Mengen einrichten, wo die Gäste sich selbst in mundgerechte oder appetitanregende Portionen von nur was sie mögen helfen können. Gehen Sie voran und überspringen Sie das Kuchenschneiden und -service und volle Scheiben Schokoladenmousse dieses Jahr.
Verwenden Sie Beleuchtung, um Atmosphäre zu schaffen
Anstatt in die Verwendung von Mietwäsche und teuren Mittelstücken zu investieren, wählen Sie einen Veranstaltungsort, der diese stilvollen Elemente bereits enthält.
Während das Dekor für den Urlaub Sie in den Urlaubsspirit versetzen kann, kann die Beleuchtung bei einem knappen Budget Wunder wirken. Arbeiten Sie auf kreative Weise eng mit dem Veranstaltungsort zusammen, um die Beleuchtung im Raum zu positionieren und so die festliche Atmosphäre zu verbessern.
Veranstalten Sie eine Mittagspause oder machen Sie Ihr Abendessen Business Casual
Es ist immer kosteneffektiver, das Catering für die Festtagsveranstaltung von einem Menü zum Mittag- oder Abendessen zu gestalten. Die Menüoptionen sparen nicht nur Geld, sondern ein Tagesereignis während der Woche kann auch die Gästeliste halbieren, indem die Gäste nur auf Mitarbeiter oder Kunden ohne Ehepartner oder persönliche Gäste beschränkt werden. Wenn Sie jedoch immer noch eine Abendveranstaltung veranstalten möchten, denken Sie daran, dass die formelle Kleidung im Allgemeinen bedeutet, dass die Gäste eine höhere Speise- und Getränkeerfahrung erwarten, was die Gesamtkosten erhöht. Machen Sie stattdessen Business Casual.
Alkoholische Getränke begrenzen
Viele andere Organisationen haben dies in den letzten Jahren getan. Ein paar erfolgreiche Strategien beinhalten ein einzigartiges Getränk, limitierte Optionen für Bier und Wein oder ein Maximum für zwei Drinks. Ein weiterer Vorschlag ist die vollständige Eliminierung von alkoholischen Getränken, was auch jegliche potenzielle Haftung ausschließt. Kennen Sie Ihre Organisation und entscheiden Sie sich für eine Strategie, die so vielen Menschen wie möglich gerecht wird, ohne die Kosten einer offenen Bar zu tragen.
Bringen Sie Ihre eigenen CDs oder iPods für Hintergrundmusik
Anstatt Geld für ein Jazztrio oder andere Live-Musiker auszugeben, sollten Sie mit Ihrem Veranstaltungsort oder Catering-Manager zusammenarbeiten, um Optionen für das Abspielen von Hintergrundmusik im Raum zu erkunden. Viele Veranstaltungsorte bieten eine große Auswahl an kostenlosen Musikangeboten.
Betrachten Sie das Co-Hosting der Feiertagsveranstaltung
Das Co-Hosting der Ferienparty mit einem anderen Verband, einer professionellen Gruppe, einer anderen internen Abteilung oder sogar wichtigen Geschäftspartnern kann helfen, die Kosten zu decken.
Fragen Sie den Veranstaltungsort, ob sie die Kosten senken können
Manchmal kommt es nur darauf an, dass es nie schmerzt zu fragen. Sogar eine Ersparnis von 1% oder 2% Ermäßigung kann signifikant sein, wenn sie für alles von Essen zu Getränken und Vermietung von Räumlichkeiten bis zur Besetzung addiert wird. Sie werden überrascht sein, was ein Veranstaltungsort tun wird, um Ihr Geschäft zu sichern.
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