5 Schritte zu einem Geschäftsaufzeichnungssystem, das funktioniert

Sie haben wahrscheinlich den Ausdruck "Garbage In, Garbage Out" gehört. "Dieser Satz, der ursprünglich für Computerhardware und -software verwendet wurde, funktioniert auch für die finanzielle Seite Ihres Unternehmens. Wenn Sie Erfolg haben wollen, müssen Sie ein Finanzsystem erstellen, das den Müll aus dem Weg räumt und Ihnen genaue und nützliche Informationen liefert, damit Sie sehen können, wie Sie vorgehen und wissen, wann Sie mit diesen Informationen umgehen müssen.

Hier sind fünf einfache Schritte zum Erstellen eines einfachen Finanzbuchhaltungssystems: Erfassen, Prüfen, Aufzeichnen, Prüfen, Handeln.

Erfassen Sie zuerst die Informationen.

Wenn es nicht da ist, existiert es nicht. Wenn Sie Ihr Geschäft beginnen, gewöhnen Sie sich daran, alles zu erfassen, also wird es automatisch. "Capture" ist der schwierigste und wichtigste Teil des Prozesses. Es geht darum, die Gewohnheit zu bilden, Informationen zu sammeln. Verfolgen Sie jeden Betrag, den Sie für Ihr Unternehmen ausgeben, und jeden Betrag, den Sie als Umsatz einnehmen. Machen Sie sich zu diesem Zeitpunkt keine Sorgen darüber, dass Sie mit den Informationen etwas anfangen könnten. Stellen Sie nur sicher, dass alles, was Sie erfassen, (a) eine Beschreibung des Artikels, (b) den Betrag und (c) das Datum enthält.

Zweitens, ÜBERPRÜFEN, um sicherzustellen, dass die Informationen vollständig und richtig sind.

Alle zwei Wochen eine Stunde damit verbringen, alles durchzusehen und es zu überprüfen. Überprüfen Sie, ob alle Informationen, die Sie haben, für die Aufnahme bereit sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und den Betrag angegeben haben und genügend Details darüber angegeben haben, wie hoch die Kosten dafür waren, dass Sie sie genau erfassen können. Zum Beispiel eine Notiz für "paper, $ 3. 55, 7/12 "sind möglicherweise nicht ausreichend. Wofür war das Papier? War das eine Zeitung, die Sie für das Büro gekauft haben? Oder haben Sie ein Stück Papier für den Computer gekauft?

Richten Sie eine bestimmte Zeit für einen Termin mit sich selbst am Ende der abwechselnden Wochen ein (z. B. jeden zweiten Freitag), um alles zu überprüfen. Warten Sie nicht zu lange. Je länger Sie darauf warten, desto schwieriger wird es, sich zu erinnern und Informationen zu sammeln.

Drittens, Speichern Sie die Informationen, um sie zu speichern.

Aufzeichnung bedeutet, Ihre Finanzinformationen in eine verwendbare Form zu bringen. Nachdem alles überprüft wurde, übergeben Sie es Ihrem Buchhalter, um es aufzuzeichnen, oder nehmen Sie es selbst auf. Tun Sie das monatlich. Geben Sie die Informationen in eine Tabellenkalkulation oder Buchhaltungssoftware ein. Vielleicht finden Sie auch, dass Online-Software für Sie funktioniert, so dass Sie und Ihr Buchhalter die Informationen sehen und diskutieren können. Seien Sie sicher, dass Sie jeden Monat alles aufgezeichnet bekommen, damit Sie es überprüfen können.

Viertens konsolidieren und überprüfen Sie die Informationen.

Nachdem Ihre Finanzinformationen jeden Monat aufgezeichnet wurden, drucken Sie vier Berichte aus:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung (p & l)
• Debitorenalterungsbericht und
• Kreditorenbericht.

Fügen Sie für jeden Bericht einen Vergleich mit denselben Berichtsinformationen des letzten Monats hinzu. Achten Sie besonders auf bestimmte Informationen in diesen Berichten.

Schließlich ACT, basierend auf dem, was Sie wissen.

In den meisten Fällen kann "ACT" nichts bedeuten, wenn alles in Ordnung ist.

In anderen Fällen kann es bedeuten, eine Änderung vorzunehmen. Erstellen Sie "Triggerpunkte", an denen die Informationen Sie zum Handeln zwingen. Hier einige empfohlene Triggerpunkte:

1. Bilanz . Wenn Sie sehen, dass sich die Verbindlichkeiten jeden Monat um drei Monate erhöhen (was wahrscheinlich auch bedeutet, dass die Vermögenswerte und / oder Ausgaben steigen), reduzieren Sie die Ausgaben.
2. Erfolgsrechnung . Wenn Sie sehen, dass eine bestimmte Ausgabe als Prozentsatz des Umsatzes steigt, fragen Sie sich, warum sie sich erhöht. Wenn die Erhöhung notwendig ist, möchten Sie möglicherweise die Ausgaben für andere Ausgaben kürzen, um Ihr Gewinnniveau zu halten.
3. Debitoren Alterung . Seien Sie selbstbewusst, wenn Sie nach langsamen Zahlern suchen. Je länger Sie die Schulden unbezahlt lassen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie das Geld erhalten. Richten Sie ein Sammelsystem ein, wie ich oben besprochen habe, um sicherzustellen, dass Sie sofort bezahlt werden und dass langsame Zahler nicht davon ausgehen, dass Sie Ihr Geld nicht wollen.
4. Kreditorenbuchhaltung . Bezahlen Sie so schnell wie möglich, was Sie können. Versuchen Sie früh zu bezahlen, um Rabatte zu erhalten. Wenn Sie nicht alle Ihre Rechnungen bezahlen können, zahlen Sie diejenigen, die Sie zu Strafen führen, oder die Ihre Kreditwürdigkeit beeinflussen wird. Selbst wenn jemand anderes für die Bezahlung von Rechnungen verantwortlich ist, sind Sie die Person, die letztlich dafür verantwortlich ist, dass Ihre Geschäftsschulden bezahlt werden.

Selbst wenn Sie mit Finanzsystemen nicht vertraut sind, sollten Sie in der Lage sein, diese in Bewegung zu setzen und sie am Laufen zu halten. Der schwierigste Teil ist das Sammeln der Informationen. Sobald Sie die "Sammlungsgewohnheit" gebildet haben, werden Sie feststellen, dass der Rest dazu kommt.

Denken Sie daran, CCRRA - Erfassen Sie Finanzinformationen für Ihr Unternehmen, Prüfen Sie jede zweite Woche, Erfassen und überprüfen Sie die Informationen monatlich , dann Act , um Ihre finanzielle Situation reibungslos in Gang zu halten. Wenn Sie diesem einfachen fünfstufigen System folgen, minimieren Sie den "Müll" und die damit verbundenen Probleme und maximieren Ihre finanzielle Situation.

Ein gut organisiertes Finanzsystem wird Ihr Unternehmen für viele Jahre finanzierbar halten.