5 Event Planungskompetenzen, die Sie für den Erfolg benötigen

Wenn Sie eine Karriere als Veranstaltungsplaner planen, sei es bei einer Event-Planungsfirma, bei einer Event-Planung innerhalb einer Unternehmensorganisation oder beim Aufbau eines eigenen Event-Planning-Geschäfts, dann ist es smart um sicherzustellen, dass der Event-Planer-Job gut passt. Neben dem Erlernen der Besonderheiten der Veranstaltungsplanung und den Anforderungen an die Arbeit ist es ebenso wichtig, dass Sie über die Fähigkeiten verfügen, die Sie für den Erfolg benötigen.

Die erfolgreichsten Eventplaner haben eine Toolbox mit einem beeindruckenden Skillset. Von diesen sind dies die Top-5-Event-Planungskompetenzen, die Sie regelmäßig erreichen werden und diejenigen, die Ihren Erfolg ausmachen oder unterbrechen können.

5 Event Planning Skills, die Sie benötigen

1. Hochorganisiert

Bei der Veranstaltungsplanung liegt der Erfolg im Detail. Und es gibt viele von ihnen! Den Überblick über zahlreiche Aufgaben, mehrere Anbieter und die ständige Änderung von To-Do-Listen auf einmal zu behalten - und gleichzeitig Ihren Kunden zufrieden zu stellen - kann für manche schwierig und für andere einschüchternd sein. Eine gute Organisation ist ein Muss für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Für diejenigen, die Listen erstellen und verwalten, um ihr persönliches Leben reibungslos zu gestalten, kann es selbstverständlich sein, organisiert zu werden. Für andere, die Schwierigkeiten haben, sich an Fristen zu erinnern oder die chemische Reinigung in Anspruch zu nehmen, kann die Organisation mehr Aufwand erfordern.

Veranstaltungsplaner können jeweils ein Ereignis verwalten oder sich gleichzeitig in mehreren Planungsphasen befinden.

Bei einigen Veranstaltungen, z. B. jährlichen Konferenzen, dauert die Planung mehr als ein Jahr, sodass Veranstaltungsplaner auf lange Sicht organisiert bleiben müssen.

Organisationswerkzeuge für Veranstaltungsplaner gibt es reichlich, von Software, die die Registrierung bis zu Vorlagen für Formulare und Tabellenkalkulationen verfolgt. Eine Checkliste für die Ereignisplanung, die für jedes Ereignis angepasst wird, ist unabhängig von Ihrer natürlichen Organisationsfähigkeit eines der wertvollsten Werkzeuge für die Ereignisplanung.

Stellen Sie sich ein organisatorisches System vor, das für Sie funktioniert, denn dies ist eine der wichtigsten Fähigkeiten zur Event-Planung, die Sie haben können.

2.

Was haben alle Ereignisse gemeinsam? Menschen! Mit wem interagieren Sie und arbeiten Sie bei der Planung von Veranstaltungen? Menschen! Erfolgreiche Veranstaltungsplaner sind sympathisch, engagiert, gute Gesprächspartner und hervorragende Zuhörer. Eventplanung ist ein sehr sozialer Beruf, in dem das Endergebnis - das Ereignis selbst - oder eine Gruppe von Menschen, groß oder klein, ist. Menschen zu verstehen und mit ihnen zu reden, gehört dazu. Dies bedeutet nicht, dass Sie als Veranstaltungsplaner den größten Teil Ihres Tages mit Mittagessen und Cocktail bei gesellschaftlichen Veranstaltungen verbringen werden. Ganz und gar nicht. Event-Planung ist harte Arbeit und viel davon wird an einem Schreibtisch mit einem Telefon oder Computer ausgegeben.Persönlich zu sein ist jedoch ein Muss bei der Bewältigung einer dieser gemeinsamen Veranstaltungsplanungsaufgaben:

• Verhandeln mit Hotels
• Besprechen von Menüs mit Catering-Managern
• Treffen mit Anbietern
• Stellen Sie Ihre Event-Ideen einem potenziellen Kunden vor
• Immer und überall vernetzen
• Event-Mitarbeiter betreuen
• Ihre Veranstaltung bearbeiten und mit Gästen und Mitarbeitern interagieren

Schließlich erinnern sich die meisten von uns im alltäglichen Leben an die angenehmen, hilfsbereiten Menschen, mit denen wir in Kontakt stehen. Interaktion kann eine Erfahrung machen, die für beide Parteien viel angenehmer ist.

Zu ​​wissen, wie man sich auf verschiedene Persönlichkeiten bezieht, wie man sich mit jemandem verbindet, mit dem man Geschäfte machen möchte und jemand ist, der einen positiven Eindruck macht, ist der Schlüssel zum Erfolg. Niemand möchte mit jemandem arbeiten oder ihm helfen, mit dem man schwer sprechen kann, schwer verständlich oder unhöflich und unprofessionell ist.

3. Hervorragender Kommunikator (der auch Zuhören einschließt!)

Exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind in vielen Berufen unverzichtbar. In der Veranstaltungsplanung kann Fehlkommunikation zu zahlreichen Problemen sowohl für den Veranstaltungsplaner als auch für den Kunden führen, und ein einfaches Missverständnis kann katastrophale Folgen haben. In der Lage zu sein, Gedanken und Ideen effektiv zu kommunizieren, ist eine sehr praktische Fähigkeit, die Tag für Tag von Eventplanern aller Erfahrungsstufen genutzt wird.

Hier einige Beispiele dafür, wie diese Event-Planungskompetenzen bei der Planung von Ereignissen verwendet werden:

Schriftliche Kommunikation:

• Schreiben von Ereignisvorschlägen für einen potenziellen Kunden
• Erstellen von Materialien für die Vermarktung Ihrer Firma
• mit Kunden und Lieferanten
• Erstellung von Dankesschreiben an Gastredner und VIPs

Verbale Kommunikation:

• Fähigkeit, den Umfang und Zweck einer Veranstaltung
• zu erläutern und Ihre Ideen effektiv einem Vorgesetzten, Kunden oder Lieferanten mitzuteilen < Informationen zu verstehen und zu verarbeiten, die zur Verfügung gestellt werden, wie etwa die Anliegen eines Kunden oder Fragen von einem Caterer
• , der geschickt Hotelpreise, Vertragsdetails oder Extras von einem Verkäufer
• 4 aushandelt. Creative

Erfolgreiche Veranstaltungsplaner haben Ideen. Viele von ihnen. Und mit dieser Kreativität die Fähigkeit, die Idee in etwas Greifbares zu verwandeln. Sie können eine Vision annehmen und sie zum Leben erwecken. Von der Entwicklung eines einzigartigen Themas für eine Party bis hin zu einer erschwinglichen Dekorationslösung, die ein kleines Budget erfüllt, ist Kreativität bei der Planung einer Veranstaltung unerlässlich.

Kreativität spielt auch eine Rolle, wenn es um die unvermeidlichen Probleme geht, die sich selbst bei der fleißigsten, professionell geplanten Veranstaltung ergeben. In diesem Szenario entsteht Kreativität in Form von Problemlösungen. In der Lage zu sein, kreativ zu denken, um Problemlösungen zu entwickeln, kann sich positiv auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung auswirken.

5. Multitasker

In verschiedenen Phasen des Ereignisplanungsprozesses werden zahlreiche Aufgaben verwaltet. Sie verhandeln möglicherweise einen Hotelvertrag, treffen sich mit dem Kunden, um potenzielle Gastredner zu besprechen, einen Caterer zu buchen, Mietverkäufer zu interviewen und Unterhaltungsoptionen zu erkunden.Und das ist nur für eine Veranstaltung. Fügen Sie mehrere Ereignisse in der Planungsphase gleichzeitig hinzu, und das Ergebnis ist ein Jonglierakt. Erfolgreiche Veranstaltungsplaner müssen wissen, wie sie effektiv Multitasking durchführen können und gleichzeitig viele Aspekte des Events mitnehmen können, ohne dass diese Aufgaben auf der Strecke bleiben.

Erfolg liegt in der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich auf jede Aufgabe in dieser Prioritätsreihenfolge zu konzentrieren, ohne sich von anderen Dingen ablenken zu lassen, die von den zahlreichen Dingen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, überwältigt oder überwältigt werden. Ruhe, Konzentration und Flexibilität sind die Attribute des erfolgreichen Multitaskers.