5 Kritische Ereignisplanungsfehler, die jeder Event Manager vermeiden muss!

Nehmen wir es mal an, Murphys Gesetz sagt, wenn etwas schief gehen kann, dann wird es das wahrscheinlich tun! Das ist nur eine grundlegende Tatsache des Lebens, mit der wir oft leben müssen.

Aber wenn es um Event-Planung geht, wird ein kompetenter Event-Manager immer versuchen, Murphys Gesetz abzuschwächen, indem er das Potenzial für Fehlentwicklungen erkennt und entsprechend plant.

Als Veranstaltungsmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos und so reibungslos wie möglich verläuft.

In der realen Welt ist es nicht möglich, alle Möglichkeiten abzudecken, aber zumindest sollten Sie sich der kritischen Planungsfehler bewusst sein, die jeder Event Manager vermeiden muss.

Vorgewarnt ist gewappnet, also lass uns in einige wichtige Tipps eintauchen, die dir helfen können, eine unheilige Katastrophe bei deinem nächsten besonderen Ereignis zu vermeiden.

1. Schlechte Kommunikation - Dies ist wahrscheinlich der häufigste Fehler unerfahrener Eventplaner und sollte um jeden Preis vermieden werden, da eine schlechte Kommunikation buchstäblich eine Katastrophe bedeuten kann.
   Schlechte Kommunikation ist oft das Ergebnis mangelnder Aufmerksamkeit für Details, insbesondere wenn es um Ihre Event-Checkliste geht. Es ist absolut wichtig, dass Sie sowohl mit Ihrem internen Veranstaltungsteam als auch mit Ihren Lieferanten effektiv kommunizieren. Obwohl es nicht in Ihrem Interesse ist, sich selbst zu manipulieren oder sich selbst zu belästigen, müssen Sie den Kommunikationsprozess im Auge behalten und sicherstellen, dass alle Beteiligten genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wann genau.

1. Schlechte oder fehlende Notfallplanung - erinnern Sie sich an Murphys Gesetz? Es ist wahrscheinlich, dass im Vorfeld und natürlich während des bevorstehenden Special Events etwas schief geht. Das ist normal und zu erwarten. Ein professioneller Veranstaltungsplaner wird vorausdenken, das Potenzial für Fehlentwicklungen identifizieren und eine gute Notfallplanung haben. Zum Beispiel, wenn Ihr Registrierungssystem an dem Tag nicht funktioniert, was passiert, wenn Ihnen das Essen oder Trinken ausgeht, was passiert, wenn nicht genügend Parkplätze zur Verfügung stehen, was passiert, wenn Ihr Hauptredner nicht pünktlich ankommt? System- oder Projektionssystem geben Probleme am Tag Ihrer Veranstaltung - wären Sie in der Lage, damit zurechtzukommen? Hättest du einen Plan B?
2. Unzureichender Transport - Sind Sie absolut sicher, dass der Transport, den Sie organisiert haben, um Delegierte und Moderatoren zu und von Ihrer Veranstaltung zu bekommen, angemessen ist? Es ist wichtig, in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung und sogar (in letzter Minute) am Tag der Veranstaltung selbst zu überprüfen, ob all Ihre Transportanforderungen angemessen erfüllt werden. Denken Sie auch hier an die Kontingenz - was passiert, wenn am Tag Ihrer Veranstaltung ein Fahrzeug oder eine Panne ausfällt? Haben Sie einen Backup-Plan?
3. Mangel an klarer Beschilderung - es gibt nichts Frustrierenderes für die Delegierten, als an einer besonderen Veranstaltung teilzunehmen und unsicher oder verwirrt darüber zu sein, wo die nächste Präsentation oder Demonstration stattfindet. Vermeiden Sie dies, indem Sie absolut sicher stellen, dass Sie ausreichende Beschilderungen anzeigen, die leicht zu lesen und zu verstehen sind. Es ist besser, hier über Bord zu gehen, als die Teilnehmer verloren und verwirrt zu lassen und ständig nach dem Weg zu fragen.
4. Unzureichendes Personal - am Tag Ihrer Veranstaltung haben Sie es wahrscheinlich mit sehr vielen Teilnehmern zu tun. Machen Sie nicht den Fehler, sich nur auf eine oder zwei Personen zu verlassen, um sich mit den Fragen oder Bedenken des Delegierten zu befassen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zahlen kennen und stellen Sie vor allem sicher, dass Sie zwischen Ihrem Event-Planungsteam und dem von den Anbietern bereitgestellten Personal ausreichend Personal zur Hand haben.

Und schließlich gibt es ein altes Sprichwort, das lautet: "Annahme macht einen Esel von dir und mir", und das war nie wahrer als bei der Anwendung auf das Event-Management. Niemals, nimm an, dass alle Basen abgedeckt sind - vergewissere dich, dass sie es sind! Im Zweifelsfall ist die beste Politik immer zu prüfen und zu überprüfen. Lass die Dinge nicht bis zur letzten Minute stehen und brenne am Tag deiner Veranstaltung Feuer.