Video: How to Manage Scope Creep in Project Management 2024
Laut Projektleiter Mike Harding Roberts: "Es gibt kein Scree Creep, nur Scope Galopp. "Und während dieses Gefühl entschieden komisch ist, ist es schmerzhaft wahr, besonders bei Bauprojekten.
Projektumfang ist der Satz von Aufgaben, Zielen, Ergebnissen, Kosten und Fristen, die von den beteiligten Parteien bei der Planung eines Projekts festgelegt werden. Im Baubereich ist es zwingend erforderlich, dass der Umfang umfassend ist, vereinbart und von allen Beteiligten verstanden wird. Dies bedeutet, dass der Auftraggeber, die Auftragnehmer und sogar die Subunternehmer sich darüber einig sein müssen, wer was tut, wer verantwortlich für was, wann es getan werden muss, und für wie viel.
Diese Vereinbarung wird in einem Vertrag formalisiert.
Es ist wichtig, dass der Geltungsbereich klar definiert wird - niemand möchte, dass der Auftragnehmer oder Subunternehmer weniger oder mehr tut, als der Auftraggeber wünscht oder bereit ist zu zahlen. Wenn ein Änderungsauftrag vorliegt, können die beteiligten Parteien die Änderung des Geltungsbereichs besprechen und wenn es als zu groß für eine Änderung des Umfangs erachtet wird, kann dies als Vertragsbruch betrachtet werden.
Die größten Hindernisse für die Beschränkung des Spielraums können auf Missverständnisse und Unklarheiten reduziert werden. Um diesen Druck zu bekämpfen, sollten Bauprojektmanager Zeit darauf verwenden, genau zu verstehen, was ein Kunde von dem Projekt wünscht, eine gründliche Schätzung für das Projekt (einschließlich Arbeits- und Gemeinkosten) zu geben und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte schriftlich vereinbart werden.
Verstehen Sie die Vision des Projekts
Die wichtigsten Gespräche, die ein Bauleiter führen wird, sind mit dem Kunden, bevor ein Projekt beginnt.
Tom Ewer schreibt,
Ich meine das nicht: Mein Klient möchte, dass ich ihm eine neue Website baue.
Ich meine das: Mein Kunde möchte den Online-Umsatz um 30% steigern, indem er ein benutzerfreundlicheres Website-Design erstellt.
Bei der Arbeit mit einem Kunden muss der Fokus immer auf dem gewünschten Ergebnis in Bezug auf die Geschäftsziele liegen. (Kursiv-Mine).
Der erste Schritt zur Verhinderung von Scope Creep besteht darin, nach bestem Wissen zu verstehen, was der Stakeholder aus dem Projekt herauszuholen hofft. Von der Umgestaltung einer Schule bis zur Errichtung eines neuen Bürogebäudes beschränken Sie sich nicht darauf, Fragen zu den Besonderheiten der Arbeit zu stellen, sondern darum, warum die Interessenvertreter ein neues Gebäude oder eine Umgestaltung wünschen. Das Verständnis des Zwecks des Builds eröffnet Möglichkeiten, das Projekt zu erweitern.
Zusammengefasst: Nutzen Sie Ihr Fachwissen, um Ihre Kunden zu den besten Lösungen für ihre Konstruktionsprobleme zu führen.Haben Sie keine Angst davor, kritisch zu sein, was Ihr Kunde will - das Letzte, was Sie wollen, ist Versprechungen zu machen, die unmöglich zu halten sind. Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen, um einen Plan zu definieren, der eine hohe Erfolgschance hat.
Erstellen Sie eine klare Schätzung
Im Großen und Ganzen kümmern sich Ihre Kunden nicht darum, wie Ihr Unternehmen das Endergebnis produziert, aber sind von Ihren Prozessen betroffen. Sie können Sie - ganz aus Unwissenheit oder Unschuld - dazu auffordern, mitten in der Konstruktion die Richtung zu wechseln und alle Chancen auszuschalten, sich in Reichweite zu halten.
Deshalb ist es wichtig, dass eine klar umrissene, geschriebene Schätzung vorliegt. Es ist weniger wichtig, dass Ihr Kunde das Dokument signiert - die Signatur wird meistens für legale Zwecke verwendet -, als dass sie verstehen, was im Vertrag steht. Wenn Sie die Schätzung und den Prozess und die Ziele des Bauvorhabens durchsprechen, kann dies nur die Beziehung zu Ihrem Kunden verbessern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Erwartungen dem entsprechen, was im Vertrag enthalten ist.
Die Schätzung sollte auch einen detaillierten Überblick darüber enthalten, welche Materialien Ihre Baufirma kaufen und anwenden muss. Da die Schätzung dem Kunden einen Einblick darüber gibt, wie teuer eine Änderung sein wird, wird es weniger wahrscheinlich sein, dass er nach Änderungen verlangt.
Formulieren Sie einen Bauprojektplan
Lassen Sie sich nicht zu viel Flexibilität bei der Gestaltung Ihres Projektplans zu. Egal ob Sie sich auf schlanke Konstruktionen oder andere formale Projektmanagementtechniken wie Agile verlassen, investieren Sie in Baumanagementsoftware, um einen reibungsloseren Bauprozess zu ermöglichen und Bereiche zu identifizieren, die für das Risikomanagement geeignet sind.
Die Software selbst kann Bauprojektmanagern dabei helfen, ihre Materialien im Auge zu behalten, Termine einzuhalten und ihr Projekt in Reichweite zu halten.
Bei der Erstellung eines formalisierten Plans sollte ein sorgfältig umrissener Prozess für Änderungsaufträge erstellt werden. Der Verband für Bauwesen und Entwicklung fügt hinzu: "Durch die Implementierung und Durchsetzung eines starken Change-Control-Prozesses werden Grenzen für die Projektanforderungen gesetzt. Es fügt außerdem ein Sicherheitsniveau hinzu, das es Projekten ermöglicht, sich im Laufe der Zeit zu verbiegen und zu entwickeln. "So können formale Change-Management-Prozesse die Chance, dass der Umfang schleicht, dramatisch reduzieren, indem sie Kunden davon abhalten, mehr zu verlangen, als vernünftig ist.
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