3 Häufige Ereignisoperationen Zu vermeidende Fehler

Über die reine Erfahrung hinaus ist der beste Weg für einen Veranstaltungsplaner, ein noch besserer Veranstaltungsplaner zu werden, indem er eine andere Funktion als Gast besucht. Die meisten Event-Planer verbringen die Dauer einer Veranstaltung, um die Hinter-den-Kulissen zu koordinieren, aber ein Ereignis mit den Augen eines Gastes zu erleben, kann Augenlicht sein.

Wenn Sie als Gast und nicht als Veranstaltungsplaner anwesend sind, haben Sie die Möglichkeit, ein Mitarbeiter von Event Operations in Aktion zu beobachten, eine Perspektive, aus der oft leichter zu erkennen ist, was gut funktioniert - und was nicht.

Hier sind drei Fehler, die Sie wahrscheinlich bei schlecht gemanagten Ereignissen sehen werden, sowie Tipps zur Vermeidung solcher Fehler bei Ihren Veranstaltungen.

Missmanagement-Registrierungstabelle

Wenn Gäste zu einem Anmeldungstisch gehen, sollte das Veranstaltungspersonal freundlich sein und bereit sein, den Gästen zu helfen - egal in welcher Situation.

Es ist nicht serviceorientiert oder gar höflich, anzunehmen, dass jemand, der zur Registrierungstafel geht, nicht zur Veranstaltung gehört. Und genau das kann passieren, wenn das Personal nicht richtig vorbereitet oder unterrichtet wird. Erinnern Sie das Ereignispersonal daran, dass eine Registrierungstabelle das Abbild des Hosts und der Organisation hinter dem Ereignis darstellt. Die Mitarbeiter sollten alle Gäste am Anmeldetisch begrüßen und fragen, ob sie dort sind, um sich durch die Veranstaltung oder den Namen des Gastgebers für die Veranstaltung anzumelden. Wenn ein Fehler gemacht wurde, werden sich die meisten Gäste selbst korrigieren und sich entschuldigen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten die Mitarbeiter Anweisungen erhalten, wie sie die Situation am besten angehen können.

Güte geht bei Event-Operationen weit.

Einrichtung unordentlicher Ereignisse

In den meisten Veranstaltungsorten reinigt das Housekeeping einen Veranstaltungsraum, und die Mitarbeiter der Bankettbetriebe schließen dann das Setup ab. Wenn Bankett-Operationen ein Glas fallen lassen und die Scherben nicht aufräumen, bleiben die Scherben auf dem Boden - es sei denn, das Ereignispersonal räumt auf.

Scherben von Glasscherben und anderen Trümmern hinterlassen nicht nur ein schreckliches Bild, sondern können auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Daher werden die besten Veranstaltungsplaner immer 1-2 Stunden vor der Startzeit eintreffen, um das Setup zu beobachten und eine Reihe von Walkthroughs des Gebiets durchzuführen und nach Glas und anderen Gegenständen 30 Minuten und noch einmal 15 Minuten vor der Veranstaltung zu suchen. Sollte etwas fehl am Platze sein, kann der Eventplaner es dem Bankett-Personal zur Kenntnis bringen.

Ill-Timed Clean Up

Bei jeder Veranstaltung wird es zwei (manchmal konkurrierende) Zeitpläne geben: die Tagesordnung der Organisatoren und den Arbeitsplan des Veranstaltungspersonals. Es liegt in der Verantwortung des Event-Planers sicherzustellen, dass beide synchron sind.

Die Präsentation des Programms oder die Keynote erfolgt normalerweise unmittelbar nach einer Art Empfangsempfang, der Registrierungstische, Speisen und Getränke umfassen kann.Der Zeitpunkt der Aufräumarbeiten muss daher sorgfältig geplant werden, um die Programmagenda nicht zu stören oder zu unterbrechen. Wenn eine Reinigung und ein Abriss nicht vorab mit den Mitarbeitern der Event-Abteilung besprochen wird, kann ein Event-Planer herausfinden, dass Tische und andere Elemente direkt vor den Hosts oder Gastrednern entfernt werden können, was jeden im Raum ablenkt.

Sollten Veranstaltungsplaner Bankettmanager daran erinnern, wann ihre Mitarbeiter arbeiten sollen und wann sie still sein sollten? Die Antwort ist ja.

The Bottom Line

Während gut geführte Veranstaltungsorte mit fleißigen Event-Operations-Managern und -Mitarbeitern die Arbeit eines Event-Planers erleichtern, ist eine solche perfekte Event-Ausführung nicht immer der Fall. Große Veranstaltungsplaner machen jedes Detail einer Eventausführung zu ihrem Geschäft. Sie nehmen sich die Zeit, um alle Aspekte der Einrichtung, des Veranstaltungsservice und der Bankettmanager vor der Veranstaltung selbst zu besprechen und die Veranstaltungsabläufe vor, während und nachher zu überwachen, um das bestmögliche Event für den Kunden sicherzustellen.