Formale Einladungsbriefe und Materialien

Es wird erwartet, dass Veranstaltungs- und Tagungsplaner zu formellen Einladungsbriefen und Materialien für die von ihnen organisierten Meetings, Incentive-Reisen und anderen Programme beitragen oder diese verfassen. Es muss nicht wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen, aber es ist wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen, um die richtige Einladungsetikette zu befolgen und zu vermeiden, wichtige Details für Ihre Gäste zu verpassen.

So geht's:

1. Erstellen Sie ein Ereignisthema. Vor dem Schreiben von formellen Einladungsbriefen und Materialien müssen Planer sicherstellen, dass sie ein verlockendes Thema für das Programm haben. Die folgenden Fragen helfen beim Beginn des Brainstorming-Prozesses: Ist es eine Bildungskonferenz, ein Seminar oder eine Incentive-Reise? Wo wird es gehalten? Was ist an diesem Reiseziel oder Veranstaltungsort einzigartig? Wie lautet der grobe Zeitplan für die Veranstaltung? Was sind einige der Ziele hinter dem Programm? Warum sollte ein Teilnehmer teilnehmen wollen? Diese Fragen werden helfen, ein großes Veranstaltungsthema zu etablieren.

2. Erstellen Sie eine elektronische Einladung. Viele formelle Einladungsschreiben und Materialien für Großveranstaltungen wurden nun auf Online-Registrierungssysteme verlagert, da wichtige Ereignislogistik während des RSVP-Prozesses erfasst werden muss: Schreibweise von Namen, Kontaktinformationen, Ernährungsanforderungen, Zugang zu Behinderungen, Transportbedarf, Programmdetails, Aktivitäten Informationen und mehr. Hinweis: Bei weniger komplizierten Ereignissen kann eine einzelne Webseite oder ein Grafikdesign-Bild verwendet werden, die per E-Mail gesendet werden, um Ereignisdetails und RSVP-Kontakte zu übermitteln.

3. Erstellen Sie eine gedruckte Einladung. Abhängig von der Art Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung kann die Einladungsetikette darauf hindeuten, dass Sie förmliche Einladungsschreiben und Notizen verfassen sollten, damit Ihre Gäste wissen, dass Sie ihre Anwesenheit wirklich schätzen. Das ist anders als das Veranstaltungsmaterial; Betrachten Sie stattdessen eine einfache Einladungskarte, die Ihrem Gast wertvolle Informationen liefert, einschließlich des Gastgebers und seines / ihres Titels, Thema des Ereignisses, Datum (e) und / oder Uhrzeit (en) und einen RSVP-Kontakt.

4. Formale Einladungen schreiben. Als Teil der elektronischen Einladung sollten Sie Informationen auf hoher Ebene über das Programm und das Ereignis festlegen. Wenn es sich beispielsweise um eine Incentive-Reise oder eine mehrtägige Konferenz handelt, sollten Sie Folgendes mit einbeziehen: Ziel, Haupthotel / Konferenzort, Hauptthema, Referenten (einschließlich Bios), Zeitplan, Aktivitäten, Logistik und Details. über die Registrierung. Einladungsbriefe und Materialien sollten den Gästen einen Grund zur Teilnahme geben und immer einen Call to Action enthalten.

5. Einladungsetikette beginnt mit der Ziel- / Veranstaltungsübersicht. Wenn Sie formale Einladungsschreiben und Materialien schreiben, ist es am sichersten, anzunehmen, dass niemand an dem Ort war, an dem Sie das Programm hosten.Das heißt, Sie sollten einen kurzen Überblick über das Ziel und / oder Hotel / Einrichtung / Veranstaltungsort schreiben, in dem das Programm stattfindet. Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung planen, halten Sie diese Informationen so hoch wie möglich, aber stellen Sie sicher, dass genügend Informationen vorhanden sind, um dem Gast einzigartige Einblicke in den Ort zu geben und warum sie ihre Zeit dort mit Ihnen verbringen sollten.

6. Einladungsetikette benötigt den Veranstaltungsplan. Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung wie ein Incentive-Programm planen, sollten Einladungsmaterialien so detailliert wie möglich sein, damit die Gäste ihre Zeit angemessen planen können. Es bedeutet, dass Ihre Einladung Ankunftsmethoden und -zeiten, wann sie erwartet werden, zu identifizieren, Zeiten für Geschäftstreffen und Aktivitäten (und Auswahl von Aktivitäten), Informationen über Mahlzeiten und Abfahrtsinformationen.

7. Einladungsetikette erfordert Aktivitätenbeschreibungen. Wenn Sie formale Einladungsschreiben und -materialien verfassen, geben Sie einen Überblick über die verschiedenen Aktivitäten, um den Gästen zu helfen, besser zu bestimmen, was ihren Interessen entspricht. Ist Ihr Golfprogramm ein halbtägiger oder ganztägiger Event? Was ist die "Klasse" der Stromschnellen? In welcher Höhe üben Sie die Veranstaltung aus und wie hoch wird das Mountainbike-Programm sein? Wie lange dauert eine Malklasse und was lernen sie?

8. Einladungsetikette benötigt Informationen über die Besprechungslogistik. Auch wenn Sie ein mehrtägiges Programm anbieten, müssen Ihnen die Gäste Details zu jedem der folgenden Punkte mitteilen:

   • Flugbuchungen
   • Ereignisregistrierung
   • Zimmerreservierungen
   • Flughafentransfers > Dresscode
   • Wetter
   • Check-in-Verfahren
   • Nicht erstattungsfähige Posten
   • Kontaktpersonen des Host-Personals
   • Entwickeln Sie die Abschlussveranstaltung.

9. Dies sieht anders aus als das anfängliche Einladungsmaterial, sollte aber geliehenen Gästen bei der Ankunft oder kurz vor der Teilnahme an einer Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden. Es sollte eine Stunde-nach-Stunde (es ist gut, Stunden zu kombinieren) Überblick über was wann und wo geplant ist enthalten. Wenn mehrere Lernspuren gleichzeitig geplant werden, ist es hilfreich, diese Titel in Gruppen zu gliedern, damit die Teilnehmer wissen, welche Themen wann und wo eingeplant sind. Erstellen Sie den Begrüßungsbrief für die Veranstaltung.

10. Viele Planer kämpfen mit den Informationen, die sie in Begrüßungsschreiben aufnehmen sollten oder sollten. Der beste Rat ist, die Willkommensnachricht einfach zu halten und die Gäste wissen zu lassen, dass sie willkommen und geschätzt sind. Einladungsetikette schlägt vor, dass der Brief vom offiziellen Gastgeber der Veranstaltung unterzeichnet werden sollte. Eine der am häufigsten übersehenen Veranstaltungseinladungspunkte ist die Abflugmitteilung. Als Teil des Begrüßungsbriefs und der Anreisegeschenke ist es wichtig, Details darüber anzugeben, wie die Gäste abreisen werden.

    Erstellen Sie Menükarten.

11. Ganz gleich, ob Sie ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen planen, die Gäste freuen sich immer über Menükarten, die die Menüpunkte für jeden Gang der Mahlzeit beschreiben. Es gibt ihnen etwas, worüber sie reden können, wenn sie sich mit anderen an ihrem Tisch versammeln und es den Kellnern ermöglichen, schnell Menüauswahl von Gästen zu erhalten, was hilft, den Zeitplan auf Kurs zu halten. Hinweis: Wenn Sie während des Essens eine besondere Überraschung planen, z. B. ein Themen-Dessert für eine einzigartige Unterhaltung, ist es hilfreich, diese Elemente von der Speisekarte zu entfernen, um den Spezialeffekt zu verstärken. Erstellen Sie Wertschätzung Geschenk-Grußkarten.

12. Ob es sich um ein Geschenk für die Ankunft oder um ein Kissengeschenk handelt, jedes Wertschätzungsgeschenk sollte eine Geschenkkarte haben. Es ist eine Gelegenheit, Dankesbotschaften zu verstärken und Ihren Gästen ein besonderes Gefühl zu geben. Es ist hilfreich, Formulierungen und Botschaften zu verwenden, die das Thema des Ereignisses selbst widerspiegeln. Erstellen Sie individuelle Abfahrtshinweise.

13. Am Tag vor der Abreise sollten Sie den Gästen die Zimmer mitteilen, die sie daran erinnern, wann sie abreisen, einschließlich der Flugnummer und der Abflugzeit. Es bietet die Möglichkeit, Fehler in letzter Minute zu beheben, die bei der Planung der Logistik möglicherweise übersehen wurden.

    Tipps:

Stellen Sie sicher, dass Sie einen großartigen Grafikdesigner und einen Online-Registrierungsprozess haben. Die Herausforderung besteht heute noch darin, dass es viele verschiedene Online-Event-Registrierungssysteme gibt, die jedoch entweder sehr individuell angepasst werden müssen oder die Verwendung von Drittanbietersystemen immer noch als etwas teuer empfunden werden. Deswegen verlassen sich viele Planer immer noch auf ihre eigenen Werkzeuge und Ressourcen.

1. Suchen Sie sich einen großen Schreibwarenladen. Obwohl Organisationen immer mehr auf die Nutzung elektronischer Kommunikationsformen umsteigen, ersetzt dies immer noch nicht die Wirkung, die gedruckte Einladungen und Veranstaltungsmaterialien bieten. Suchen Sie nach Schreibwaren, die Ihr Veranstaltungsthema ergänzen, und variieren Sie die Stile von Papier und Größen, um mehr Interesse und Drama zu schaffen. Ihre Gäste werden den Aufwand bemerken.
2. Erstellen Sie eine Vorlage und replizieren Sie von dort aus. Planer sollten Einladungsschreiben und Materialien für Vorlagen erstellen und neue Ereignisse einfach aus den Vorlagen früherer Programme und Ereignisse aktualisieren. Natürlich sollten neue Briefpapiere, Grafiken, Text usw. ausgewählt und verwendet werden, so dass jedes Mal ein gewisses Maß an Anpassung erforderlich ist.