Warum sollte ich die Personalabrechnung auslagern?

Warum sollte ich die Personalabrechnung auslagern? Ein Unternehmen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen erklärt

Teresa Ray, Inhaberin und Präsidentin von The Payroll Department, Inc., beantwortet Ihre Fragen zu den Vorteilen der Outsourcing-Gehaltsabrechnung.

Ist es nicht teurer, jemand anderen für meine Gehaltsaufgaben zu bezahlen?

Es ist sicherlich NICHT teurer, Ihre Lohnabrechnung zu buchen. Wenn Sie die Löhne eines Mitarbeiters berücksichtigen und Vorteile hinzufügen, die sich schnell summieren können.

Wenn Sie der Eigentümer einer sehr kleinen Firma sind und versuchen, selbst eine Gehaltsabrechnung durchzuführen, sind die Kosten Ihrer Zeit noch höher.

Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern, brauchen Sie sich auch keine Sorgen zu machen, dass Ihre Lohnbuchhaltungsfirma krank ist oder einen Urlaub machen möchte ODER einen möglichen Mutterschaftsurlaub beantragen möchte, für den Sie bezahlen müssen. Es gibt auch die Vertraulichkeit, wenn es um die Gehaltsabrechnung geht. Wenn ein Angestellter "teilen" möchte, wie viel ein Kollege macht, kann das zu extremer Dramatik am Arbeitsplatz führen.

Was kann ein Gehaltsabrechnungsdienst tun, den ich nicht selber machen kann?

Sie können alles tun, was ein Gehaltsabrechnungsdienst tut, aber es gibt einen Grund dafür, dass er dies als Beruf tut. Änderungen in der Gehaltsabrechnung sind die ganze Zeit wie nie zuvor in der Geschichte der Gehaltsabrechnung passiert. Sie, als Unternehmer, müssen sich die Zeit nehmen, um über die Änderungen neben der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung zu halten, die Lohnsteuern rechtzeitig zu bezahlen, alle Lohnsteuerberichte rechtzeitig einzureichen und W-2 am Jahresende zu verarbeiten.

Würde Ihre Zeit nicht besser für das Wachstum Ihres Unternehmens aufgewendet?

Wie sicher ist die Information?

Die Gehaltsabrechnungsinformationen sollten äußerst sicher sein, und diese Frage sollte bei der Befragung eines Lohnabrechnungsunternehmens gestellt werden. Die Frage, ob das Unternehmen papierlos ist, wäre eine weitere große Frage. Es ist viel besser, wenn Dokumente nicht mit vertraulichen Informationen wie Sozialversicherungsnummern herumliegen.

Woher weiß ich, dass der Service die Dinge richtig macht? Was ist, wenn sie einen Fehler machen?

Sie wissen nicht, ob der Dienst die Dinge richtig macht, aber eine große rote Fahne wäre, wenn Sie Nachrichten von einer der verschiedenen Bundes- oder Landesbehörden erhalten.

Die Lohnformulare während des ganzen Jahres sind wie "Quiz" und die "Abschlussprüfung" ist die W-2. W-2s MÜSSEN genau mit allen im Laufe des Jahres eingereichten Formularen zusammenkommen oder sie werden abgelehnt. Wenn die Lohnbuchhaltung einen Fehler macht, sollte sie bereit sein, sie zu korrigieren, ABER schließlich ist der Unternehmer verantwortlich. Sie müssen noch wissen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert und welche Lohnabrechnungsgesetze gelten. Außerdem müssen Sie Ihren Lohnabrechnungsdienstleister überwachen.

Welche Fragen sollte ich bei einem Payroll-Service stellen?

• Wie lange bist du schon im Geschäft?
• Woher weiß ich, dass Sie alle Lohnsteuern zahlen?
• Wie viel Verantwortung tragen Sie für die Gehaltsabrechnung?
• Wie sicher ist die Information?
• Kann ich eine echte Person anrufen und mit ihr sprechen, ohne mehrere Minuten in eine Schlange zu gehen?
• Wie lange wird es dauern, Korrekturen in der Gehaltsabrechnung vorzunehmen?
• Wie hoch sind Ihre Gebühren für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung?

Geben Sie mir drei Gründe, warum ich meine Gehaltsabrechnung auslagern sollte.

1. Zeit! ! Zuallererst braucht es Zeit, um mit allen bundesstaatlichen Änderungen Schritt zu halten, und dies beinhaltet nicht die staatlichen Lohnsteuerforderungen und -änderungen. Zum Beispiel ist Ohio einer der am schwierigsten zu erstellenden Bundesstaaten. Ohio hat nicht nur die staatliche Quellensteuer, sondern kann auch Stadtsteuer, Schulbezirkssteuer und Gemeindesteuer haben. All dies basiert auf der Anschrift des Mitarbeiters, daher braucht es Zeit, jeden Mitarbeiter zu recherchieren. Jeder Staat ist anders und hat andere Anforderungen. Jeder Arbeitgeber muss konform sein oder es kann zu harten Strafen kommen.
2. Geld! ! Die Kosten für die Auslagerung an eine Dienstleistung sollten nicht einmal annähernd den Kosten eines Mitarbeiters entsprechen.
3. Genauigkeit! ! Wenn der Arbeitgeber seine Hausaufgaben gemacht hat, um einen guten Gehaltsabrechnungsservice zu recherchieren, sollten sie beruhigt sein in dem Wissen, dass ihre Gehaltsabrechnung genau durchgeführt wird, damit sie Strafen und Zinsen auf ihrer Gehaltsliste vermeiden können.

Soll ich einen Online-Service oder eine "echte Live-Person" nutzen?

Online-Dienste stellen die Software für den Arbeitgeber bereit, um die Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, aber der Arbeitgeber muss weiterhin über alle Änderungen auf dem Laufenden sein. Sie müssen sich die Zeit nehmen, um den Prozess des Online-Service zu erlernen. Im Falle eines Problems muss die Personalabrechnung sofort korrigiert werden, damit der Mitarbeiter zufrieden bleibt.

Das Anrufen einer gebührenfreien Nummer wäre für die meisten Unternehmer nicht attraktiv.

Eine "echte Live-Person" (Buchhalter, Buchhalter oder CPA), die Sie mit Namen kennen und sich wohlfühlen können, ist eine viel bessere Option. Sie sollten darauf vertrauen können, dass Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister den gesamten Prozess der Gehaltsabrechnung auf Ihrem Schreibtisch verarbeitet und übernimmt. Tun Sie, was Sie am besten können, und lagern Sie den Rest aus!