Der beste Weg, um Mitarbeitern für ihre Meilenzahl zu raten

Was ist der beste Weg, um den Mitarbeitern die Kilometerleistung für ihre Fahrgeschäfte zu erstatten? Ich habe diese Frage mit Craig Powell, CEO von Motus, besprochen. Motus bietet eine Fahrzeugmanagement- und Rückerstattungsplattform, die faire und genaue Erstattungen für mobile Mitarbeiter gewährleistet.

Welche Möglichkeiten gibt es, ein Fahrsystem für mein Unternehmen einzurichten?

Die Belegschaften des Unternehmens werden immer mobiler, und täglich kommen mehr Mitarbeiter zur Arbeit.

Sie haben zwei Alternativen für Ihr Unternehmen: ein Flottenprogramm von firmeneigenen Fahrzeugen oder ein Erstattungsprogramm für Mitarbeiter, die eigene Autos fahren.

Ein Flottenprogramm (firmeneigene Fahrzeuge) ist eine attraktive Option für Arbeitgeber, die bestimmte Funktionen wie Servicewagen, Lieferwagen, Lieferfahrzeuge oder andere Ausrüstungsgegenstände transportieren müssen. Das Flottenprogramm gibt Ihrem Unternehmen Kontrolle und Kontrolle über Dinge wie Versicherung und Fahrzeugwartung und die Möglichkeit, die Fahrzeugmerkmale auszuwählen, die das Unternehmen für wichtig hält. Dazu gehören Funktionen wie Corporate Branding, Sicherheitselemente und Telematik, mit denen Sie rund um die Uhr wissen, wo sich Ihre Fahrzeuge befinden und wohin sie fahren.

Ein Rückerstattungsprogramm für Mitarbeiter, die ihre eigenen Autos fahren, wird von Unternehmen genutzt, die keine speziellen Fahrzeuge oder Lastwagen für ihre Mitarbeiter benötigen, wie z. Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmen.

Die Erstattung bietet Flexibilität und Auswahl für die Arbeitnehmer, erfordert weniger interne Verwaltung und erfordert keine Vorlaufkosten oder Kapitalabflüsse.

Was ist wichtig bei der Entscheidung, welches System verwendet werden soll?

Unabhängig vom Modell - Flotte oder Erstattung - müssen Sie die Mitarbeiter für die geschäftliche Nutzung ihrer Fahrzeuge angemessen entschädigen oder die Konsequenzen wie kostspielige IRS-Audits oder, noch schlimmer, Sammelklagen tragen. Rechtsstreitigkeiten.

Bei einem Flottenprogramm, stellen Sie sich den Hauptzweck des Programms vor - als Mitarbeiterprämie (Benefit) oder für den Transportbedarf Ihres Unternehmens. Wenn es Ihr vorrangiges Ziel ist, ein Business-Tool bereitzustellen, sollten Sie die Flottenkosten reduzieren, indem Sie die Kosten für die persönliche Nutzung der Fahrzeuge durch die Mitarbeiter zurückgewinnen.

Mit einem Erstattungsprogramm, , können Sie entweder eine Pauschalzulage, ein Cents-per-Meile-Programm oder den Standard-IRS-Meilenpreis zur Erstattung ihrer Arbeitsleistung wählen. Aber alle drei dieser Optionen können dazu führen, dass Unternehmen jedes Jahr Tausende von Dollar pro Mitarbeiter verlieren, weil sie die Kosten jedes einzelnen Fahrers nicht genau berücksichtigen, wie z. B. unterschiedliche Gaspreise und die Anzahl der gefahrenen Meilen.

Was ist FAVR und warum ist es die beste Alternative für die Meilenrückerstattung?

FAVR ist ein IRS-Einnahmeverfahren, bei dem Arbeitnehmer steuerfrei für fixe und variable Kosten im Zusammenhang mit Fahrten für Unternehmen entschädigt werden. Feste Kosten können Versicherungs-, Lizenz- und Registrierungsgebühren umfassen, während variable Kosten Treibstoff und Wartung beinhalten.

FAVR ist die genaueste Erstattungslösung, weil sie jedem mobilen Mitarbeiter eine individuelle Erstattung auf der Grundlage der lokalen Kosten und Geschäftskilometer der Person bietet, die von Monat zu Monat variieren können.

Die genaue Erfassung aller fixen und variablen Kosten kann jedoch komplex sein - weshalb die meisten Arbeitgeber sie nicht verwenden.

Viele Arbeitgeber entscheiden sich stattdessen für einfachere Pauschalabgaben als "one size fits all" -Ansatz (z. B. 500 US-Dollar pro Monat pro Mitarbeiter). Aber diese Methode berücksichtigt nicht die Tatsache, dass keine zwei Geschäftsreisen die gleichen sind, also sollten keine zwei Angestellten den gleichen Betrag zurückerstattet werden. Eine Cent-pro-Meile Programmrückerstattung ist fairer, aber immer noch nicht korrekt.

Warum ist die IRS-Standardmeilenzahl nicht die beste Alternative?

Die meisten Unternehmen verwenden die IRS-Geschäftsmeilenzahl, um zu berechnen, wie jeder einzelne Mitarbeiter zurückgezahlt werden sollte. Der IRS-Satz ist jedoch keine erforderliche Erstattungsrate, da er auf den nationalen Durchschnittskosten für den Betrieb eines Fahrzeugs während des vorherigen Jahres basiert.

Die IRS-Rate ist ein Point-in-Time-Durchschnitt der Kosten, die die Daten der Vorjahre verwenden, nicht eine tatsächliche Erstattungsrate. Mitarbeiter könnten mehr für Reisen ausgeben, als sie zurückgezahlt werden, oder sie könnten überhöht werden, wenn die Gaspreise gesunken sind - und es würden keine Anpassungen vorgenommen, weil sie auf den Zahlen des letzten Jahres basieren.

Was machen die meisten Unternehmen falsch, wenn es um Pauschalvergütungen im Vergleich zu Erstattungen geht?

Pauschalbeträge sind nicht fair, wenn es um die Erstattung von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten geht. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter in einem Gebiet wohnen, in dem die Gaspreise um 12 Cent günstiger sind als die Preise in der nächsten Stadt, in der ein anderer Angestellter wohnt. Auch die Fixkosten für Geschäftsreisen, wie zum Beispiel der Preis für Kfz-Versicherungsprämien und -steuern, unterscheiden sich stark nach Standort.

Andere Fahrkosten sind ebenfalls unterschiedlich. Zum Beispiel variieren Auto Versicherungsprämien stark von Staat, von 825 $ in Charlotte, North Carolina bis $ 3, 150 in Detroit, Michigan. Steuern für die gleiche $ 21, 000 Limousine kosten $ 249 in Nevada, können aber bis zu $ ​​1 689 in Rhode Island kosten. Die jährlichen Reparaturkosten sind nicht in allen Bundesstaaten gleich und betragen in New Jersey durchschnittlich 393 Dollar, in Vermont aber nur 270 Dollar. Die gleiche Flatrate an Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu zahlen, ignoriert diese Abweichungen vollständig.

Da Autokosten wie eine Entschädigung behandelt werden, sind sie auch für den Arbeitgeber steuerpflichtig, der die FICA-Steuern (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern) zahlt, und für den Arbeitnehmer, der sowohl FICA- als auch Einkommensteuern zahlt. Dies bedeutet, dass das Unternehmen den Betrag für die Fahrzeugzulage zuzüglich des dazugehörigen FICA-Steuerbeitrags zahlt, während der Mitarbeiter den Betrag für die Fahrzeugzulage, abzüglich der Einkommenssteuern und des FICA-Beitrags mit nach Hause nimmt.In einem steuerfreien Erstattungsmodell wie FAVR "nimmt" der Mitarbeiter genau den Betrag mit, den der Arbeitgeber erstattet.

Welche Fehler machen Unternehmen bei der Erhebung von Gebühren für den persönlichen Gebrauch eines Flottenfahrzeugs?

Einige Arbeitgeber gestatten ihren Mitarbeitern, firmeneigene Flottenfahrzeuge als Vergünstigung für ihre persönliche Fahrt zu nutzen. Aber Sie wären überrascht, wie viele Unternehmen nicht wissen, dass diese persönliche Nutzung für den Arbeitnehmer steuerpflichtig ist. Unternehmen haben auch keine gute Möglichkeit, den Betrag zu berechnen, den jeder Fahrer für diesen steuerpflichtigen Vorteil berechnen sollte.

Oftmals berechnen Organisationen einfach einen Pauschalbetrag, um den persönlichen Verbrauch für alle ihre Fahrer zu decken, unabhängig davon, wie viele persönliche Meilen sie fahren. Dies kann sich als großer monetärer Vorteil für Mitarbeiter erweisen, die Flottenfahrzeuge sehr oft für den persönlichen Gebrauch einsetzen. Aber Mitarbeiter, die Flottenfahrzeuge ausschließlich für geschäftliche Zwecke fahren und ihre eigenen Autos außerhalb der Arbeitsbedingungen für den persönlichen Gebrauch behalten, können unfair überladen werden.

Was passiert, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter nicht korrekt vergütet?

Die ungenaue Erstattung von geschäftsbedingten Fahrkosten durch die Mitarbeiter kostet viele Unternehmen jedes Jahr Tausende von Dollar (etwa 3 000 Dollar pro Mitarbeiter pro Jahr, wie von Motus berechnet). Dies ist jedoch nichts im Vergleich zu den Kosten von Sammelklagen. In den letzten Jahren haben die Beschäftigten ihre Arbeitgeber erfolgreich für bis zu 7 Millionen Dollar verklagt, um ungerechte Rückerstattungspraktiken auszugleichen. Im Bundesstaat Kalifornien werden diese Klagen schnell zur Regel und nicht zur Ausnahme, weil der California Labour Code Section 2802 besonders streng ist.

Der kalifornische Code stellt sicher, dass "Ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer schadlos halten muss für alle notwendigen Ausgaben oder Verluste, die dem Arbeitnehmer unmittelbar infolge der Erfüllung seiner Pflichten entstehen. " Dies wurde von den Arbeitgebern gemeinhin als auf die Kosten von Ausrüstung oder Werkzeugen beschränkt interpretiert, die bei der Arbeit verwendet werden, wird aber zunehmend bei der Rückerstattung von Meilen verwendet (Radio Shack und Toys" R "Us Beispiel).

Flottenprogramme bringen auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, Mitarbeiter für den persönlichen Gebrauch dieser Fahrzeuge genau aufzuladen. Die persönliche Nutzung von Firmenfahrzeugen muss angemessen dokumentiert und die Mitarbeiter für den persönlichen Gebrauch zurück belastet werden. Unter-gemeldete persönliche Meilenzahl gefährdet Unternehmen von kostspieligen IRS-Audits und kann das Unternehmen in verpassten Rückbuchungen kosten.

Welche Ressourcen können meinem Unternehmen helfen?

Ihr Unternehmen kann die gleiche Technologie nutzen, die es dem neuen digitalen Arbeitsplatz ermöglicht, seine Geschäftsmeilenkosten zu erfassen. Hier einige Beispiele:

• GPS-fähige Smart-Geräte zum Sammeln und Speichern von Mitarbeiter-Geschäftsreiseinformationen
• Mobile Apps zur automatischen Verfolgung der Mitarbeiter-Meilen und zur präzisen Berücksichtigung der genauen Geschäftsabläufe, des Pendelns und der persönlichen Daten jedes Mitarbeiters. Meilen.

Mit den richtigen mobilen Anwendungen und Softwareplattformen können Sie manuelle Aufgaben für Fahrer eliminieren, um die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und die IRS-Konformität zu gewährleisten. Gleichzeitig erhalten Sie Einblicke in Fahrverhalten und Effizienz mobiler Mitarbeiter.