Was der Projektmanager kennt Die Arbeit erledigt

Der Projektmanager ist zunehmend eine der wichtigsten Rollen in der heutigen, von Initiativen geprägten Welt der Gruppenarbeit. Schließlich sind Projekte überall in unseren Organisationen.

Per Definition ist ein Projekt die ganze Arbeit, die wir einmal machen; Es ist temporär und einzigartig. Wir entwickeln neue Produkte in Projekten. Wir implementieren neue Softwareprogramme wie unsere unternehmensweite Ressourcenplanung oder unsere Customer-Relationship-Management-Software über Projektteams.

Selbst die Arbeit der Innovation und Strategieentwicklung und -durchführung findet in Form von Projekten statt.

Die Personen, die die Rolle des Projektmanagers in unseren Organisationen innehaben, sind für das Überleben und den Erfolg unseres Unternehmens von wesentlicher Bedeutung. Sie erleichtern und koordinieren und treiben die Arbeit voran und tun dies, indem sie sowohl Wissenschaft als auch Kunst anwenden.

Erfahrene Projektmanager sind in der Lage, Gruppen dabei zu helfen, komplexe Ideen umzusetzen - Produktspezifikationen oder Kundenanforderungen - und die Ideen in verdauliche Arbeitsschritte zu zerlegen. Sie koordinieren die Ressourcen und den Fluss der Arbeit. Sie verwalten und berichten über Budgets und sie führen und leiten ihre Teammitglieder durch schwierige Entscheidungen und herausfordernde Probleme.

Die besten Projektmanager sind unschätzbare Produktivitätsressourcen, und die Lektionen, die sie erlernen und Fähigkeiten, die sie kultivieren, sind für uns alle in unserem "nicht genug Stunden am Tag" Arbeitsleben leicht anwendbar.

Neun Lektionen zur Produktivität aus der Welt des Projektmanagements:

1. Zeitaufwand für die Planung zahlt sich aus. In unserer schnelllebigen Welt haben wir eine ausgeprägte Tendenz, uns in Initiativen zu stürzen, ohne uns Zeit für Klärung und Planung zu nehmen. Ihr Projektmanager weiß, dass die Zeit, die in die Vorausplanung investiert wird, dem Team Zeitersparnisse in Form von weniger Abfall und Nacharbeiten in der Zukunft einbringt.

In meinen MBA-Kursen zum Projektmanagement wird dieser Punkt immer wieder von Studenten wiederholt, die ihre neu gewonnene Perspektive auf die Vorteile einer Investition in ausreichend frühzeitige Klärung und Planung beschreiben. Wie ich vor langer Zeit von meinem Vater gelernt habe, als er an Projekten zur Verbesserung des Haushalts arbeitete, "zweimal messen, einmal schneiden. "

2. Eine klare Charta ist unbezahlbar. Das Gründungsdokument im Projektmanagement ist quasi die Geburtsanzeige der neuen Initiative. Es beschreibt den Zweck des Projekts und wichtige Timing-Parameter. Es identifiziert Schlüsselrollen, darunter: den Kunden, den Projektmanager, den Projektsponsor und die Kernteammitglieder. Erweiterte Versionen der Charta können eine Liste der wichtigsten Stakeholder und zusätzliche Erwartungen für das Projekt enthalten. Das Dokument wird in der Organisation gemeinsam genutzt, um sicherzustellen, dass jeder die Bedeutung dieser Initiative und der beteiligten Personen versteht.Es minimiert Churn und Verwirrung und schafft die Grundlage für eine breite Zusammenarbeit.

Sie können das Konzept der Charta auf jede Aktivität in Ihrem Team anwenden, um alle zu informieren und verantwortungsbewusste Teammitglieder zu befähigen. Halten Sie es einfach und entwerfen Sie eine kurze Ankündigung der Initiative.

Erklären Sie den Zweck, identifizieren Sie die wichtigsten Teilnehmer und bitten Sie um Unterstützung. Ihr Team wird Ihre Informationsweitergabe zu schätzen wissen.

3. Wissen Sie, wer von Ihrer Initiative berührt wird und binden Sie sie ein! Erfahrene Projektmanager verstehen, wie wichtig es ist, alle von einer Initiative betroffenen Parteien (Stakeholder) zu identifizieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Ein uninformierter Stakeholder ist wahrscheinlich ein unkooperatives Individuum. Um die Identifizierung von Stakeholdern zu erleichtern, erstellen Sie ein Bild oder eine Karte, in der alle Personen aufgeführt sind, die von Ihrem Projekt betroffen oder an diesem beteiligt sind. Dazu gehören Manager, die Ressourcen bereitstellen, Abteilungen, die aufgrund Ihrer Initiative Prozesse ändern müssen, und natürlich Ihre Kunden. Die richtige, zeitnahe und konsistente Einbindung der Stakeholder reduziert Verwirrung, verbessert die Zusammenarbeit und beschleunigt die Problemlösung.

Wenden Sie die Lehren der Projektmanager für das Stakeholder-Management auf Ihre eigenen Programme und Aktivitäten an. Zeichnen Sie ein Diagramm der Personen, die von der Initiative berührt werden, und treffen Sie sich mit ihnen, um Unterstützung und Input zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass sie angemessen in die Kommunikationsschleife einbezogen werden, wie in Punkt 9 unten beschrieben.

4. Teams werden mit Coaching schneller produktiv. Projektmanager sind in der Lage, produktive Teams für temporäre und einzigartige Initiativen zu bilden, oft mit Personen, die nie zusammengearbeitet haben. Sie verstehen die Herausforderung, eine Gruppe zusammenzustellen und sie von der Formungs- in die Aufführungsphase zu bringen, und sie trainieren ihre Teams durch diese Herausforderungen. Sie legen besonderen Wert darauf, jedem zu helfen, ihre Rollen zu verstehen und Standards für Diskussionen, Debatten und Entscheidungen zu entwickeln. Sie bieten den Mitgliedern ein umfassendes Feedback und fördern eine Kultur der Rechenschaftspflicht für die Leistung.

Ob Sie eine führende Funktion haben oder eine Arbeitsgruppe zusammenstellen, um eine neue Initiative in Angriff zu nehmen, gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Team schnell produktiv wird, nur weil Sie eine Charta erlassen und bevollmächtigt haben. In der Realität bilden sich Gruppen schneller und lernen, wenn sie geführt und trainiert werden.

5. Die Arbeit der Risikobewertung hört nie auf. Die besten Projektmanager verstehen, dass sich ihre gesamte Arbeit mit dem Risikomanagement beschäftigt. Sie sind unermüdlich in allen Phasen des Projekts, um mit ihrem Team zusammenzuarbeiten, um potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zur Abschwächung oder Vermeidung von Risiken zu entwickeln.

Integrieren Sie Risikokennungs- und Risikobewertungstechniken in Ihre eigene Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie Personen identifizieren, die für die Identifizierung von Risiken verantwortlich sind, und entwickeln Sie einen Minderungsplan für die größten Anliegen. Ob Sie im Vertrieb, in der Kundenbetreuung oder im operativen Geschäft arbeiten, die Risikoplanung und das aktive Risikomanagement werden Kopfschmerzen, Zeit und Geld sparen.

6. Ein Ansatz oder Werkzeug passt nicht alle. Von agilen Vorgehensweisen bis hin zu kritischen Pfad- oder kritischen Projektmanagementtechniken hängt der richtige Ansatz von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter: die Art des Projekts; die Erfahrung und Ausbildung von Teammitgliedern in unterschiedlichen Ansätzen und den Zugang zu unterstützenden Ressourcen. Große Projektmanager wählen den Ansatz aus, den sie am besten für die Situation und die Umgebung kennen.

Als Manager bleiben wir oft in der Spur, wenn wir uns der Arbeit unserer Teams nähern. In der Realität gibt es mehrere Wege, um jedes Problem zu lösen. Prozesse können gestrafft, neue Ansätze oder neue Technologien können übernommen werden. Seien Sie flexibel und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, unterschiedliche Ansätze für ihre Arbeit zu identifizieren und Problemlösungen zu finden. Gib ihnen Autonomie, den Ansatz zu übernehmen, der ihrer Meinung nach am besten zu der Situation passt.

7. Veränderung passiert, aber es muss so gehandhabt werden, dass Chaos vermieden wird. Jeder erfahrene Projektmanager weiß, dass Veränderungen bei jedem Projekt unvermeidbar sind. Anstatt Veränderungen zu widerstehen, entwickeln sie Prozesse und Werkzeuge, um Änderungen früherer Pläne zu bewerten, zu entscheiden und zu kommunizieren.

Unkontrollierte Änderungen an früheren Plänen führen zu Chaos und Verwirrung. Übernehmen Sie die Praktiken des Projektmanagers und erstellen und teilen Sie einen Änderungsmanagementprozess, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Ideen vorzuschlagen, eine Genehmigung zu erhalten und die Änderungen dann zu kommunizieren.

8. Leadership ist der Unterschied in der Leistung von Projektteams . Die stärksten Projektmanager tragen mehrere Hüte, und die Rolle des Führers ist vielleicht die wichtigste von allen. Sie verstehen, dass sie dafür verantwortlich sind, eine klare Vision zu liefern, eine Richtung vorzugeben und die Umgebung zu gestalten und zu gestalten, die für das Team notwendig ist, um erfolgreich zu sein. Sie stellen sicher, dass klare Werte für Leistung und Verantwortlichkeit festgelegt und durchgesetzt werden, und sie nutzen Coaching-Fähigkeiten, um kontinuierliches Lernen und Verbesserungen zu fördern.

Es ist leicht, sich in den endlosen Strom von Aufgaben vor Ihnen und Ihrem Team zu verlieben. Denken Sie daran, dass Ihr Team Sie führen muss, nicht die Arbeit für sie. Stellen Sie sicher, dass Sie sich jeden Tag als eine Gelegenheit zur Unterstützung, Anleitung und Coaching nähern.

9. Kommunizieren Sie mit genau der richtigen Lautstärke und Frequenz . Wenn es darum geht, Informationen über den Status einer Initiative zu vermitteln, verstehen effektive Projektmanager die Notwendigkeit, sich auf die Bedürfnisse der wichtigsten Interessengruppen einzustellen. Der CEO möchte nicht den Detaillierungsgrad, der vom Qualitätsmanager gefordert wird. Ein entfernter Stakeholder braucht keine täglichen Updates.

Arbeiten Sie daran, die wahren Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe nach Informationen und Häufigkeit zu bewerten und Ihre Aktualisierungen entsprechend anzupassen. Sie schaffen guten Willen und minimieren die Zeit für die Erstellung von Berichten und Updates, die niemand liest oder braucht.

Die Quintessenz für jetzt:

Es gibt mehr als nur ein paar wichtige Lektionen über Produktivität, Management und Führung, um von großen Projektmanagern zu lernen. Wenden Sie den Unterricht sinnvoll an und verbessern Sie Ihre persönliche und Team-Produktivität und Leistung.