Was ist die Kostenerstattung am Arbeitsplatz?

Die Kostenerstattung ist eine Methode, um Mitarbeiter zu bezahlen, wenn sie ihr eigenes Geld für betriebswirtschaftliche Ausgaben ausgeben. Diese Kosten entstehen im Allgemeinen, wenn ein Mitarbeiter geschäftlich unterwegs ist, aber in anderen arbeitsbezogenen Situationen auftreten kann.

Reisekosten können Unterkunft, Flüge, Bodentransport, Trinkgelder, Mahlzeiten und andere Nebenkosten umfassen, die ein Mitarbeiter unterwegs erfahren könnte.

Zu ​​den sonstigen betrieblichen Aufwendungen gehören unter anderem die Einnahme von Kunden oder potenziellen Mitarbeitern zum Mittagessen, der Kauf von Büchern oder anderen Unterrichtsmaterialien, die der Arbeitgeber deckt, oder die Kosten für die Wiederverwertung von Firmeneigentum.

Arten von Ausgaben, die eine Organisation erstatten wird, finden Sie in den Richtlinien zu Geschäftsreisen, Unterhaltung und allgemeinen erstattungsfähigen Ausgaben des Unternehmens im Mitarbeiterhandbuch. Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, da Ihr Arbeitgeber so viele Kosten wie die Reinigung und Mitgliedschaft im Fitnessstudio auf längeren Reisen abdecken kann.

Kundenunterhaltung auf Geschäftsreisen ist eine weitere erstattungsfähige Ausgabe, aber Sie kennen die Richtlinien Ihres Unternehmens, damit Sie keine Ausgabengrenzen überschreiten. Sie möchten Gastfreundschaft und Höflichkeit demonstrieren, ohne das Budget Ihres Arbeitgebers für solche Ausgaben zu überschreiten.

Beliebt sind jetzt Unternehmenskreditkarten, die Personen anvertraut sind, die leitende Angestellte sind, und anderen Angestellten, die häufig geschäftlich reisen müssen.

Anstatt die Kosten mit ihrem eigenen Geld zu bezahlen, belasten die Angestellten alle außer den Nebenkosten und Trinkgelder mit der Kreditkarte des Unternehmens.

Dies ist ein bequemer Ansatz für die Kostenrückerstattung für den Mitarbeiter, da die Kreditkartenrechnungen die genauen Ausgaben dokumentieren, ohne dass der Mitarbeiter Quittungen speichern und Reisekostenabrechnungen ausfüllen muss.

Ausfüllen eines Spesenabrechnungsberichts

Sowohl im Falle der Verwendung der Firmenkreditkarte als auch der Zahlung in bar müssen die Mitarbeiter wahrscheinlich bei der Rückkehr von der Reise einen Spesenerstattungsbericht ausfüllen. Mit der Firmenkreditkarte müssen sie weniger als offensichtliche Gebühren erklären, die auf der Kreditkarte Rechnung angezeigt werden (viel einfacher, als einen Ausgabenbericht von der Stange ausfüllen zu müssen). Sie werden auch die Gesellschaft für die zusätzlichen Nebenkosten belasten, die sie mit ihrem eigenen Geld oder Kreditkarte bezahlten.

Wenn ein Mitarbeiter Bargeld zahlt, muss er jede Ausgabe, für die eine Erstattung beantragt wird, auflisten und gelegentlich begründen. Diese werden von der Buchhaltung überprüft, ebenso wie die Aussagen des Kreditkartenunternehmens. Eine ungerechtfertigte oder von der Firmenpolitik ausgeschlossene Kostenerstattung wird nicht erstattet - daher müssen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf Geschäftsreisen kennen.

Die meisten Unternehmen legen ein Datum fest, an dem Kostenerstattungsberichte eingereicht werden müssen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter erstattet werden, und um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Mitarbeiter müssen diese Regeln sorgfältig befolgen, da einige Organisationen keine Kosten erstatten, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden. Kennen Sie die Regeln Ihres Unternehmens.

Eine andere Methode zur Bezahlung von Geschäftsreisen für Mitarbeiter ist ein Tagessatz.

Eine ungewöhnliche Leserfrage im Zusammenhang mit der Kostenrückerstattung

Ein Leser fragte: "Unsere Außendienstmitarbeiter haben große Gebiete (mehrere Staaten) und reisen routinemäßig, oft mit Übernachtungen. Das wurde mir durch die Buchhaltungsabteilung mitgeteilt, dass eine Vertriebsmitarbeiterin auf einer solchen Reise ein Haustier mitgenommen und die Hotelhaustiergebühr der Kreditkarte des Unternehmens in Rechnung gestellt hatte. Sie behauptete, das Hotel würde die Gebühr nicht trennen, und sie hatte geplant, die Firma zu erstatten.

"I bin verblüfft und suche nach Vorschlägen, wie ich mit dieser Situation umgehen soll. Meine HR-Instinkte sagen mir, dass ich diesen Angestellten wegen Missbrauchs von Firmengeldern schreiben soll, aber ich bekomme Widerstände von der Verkaufsleitung, die wollen, dass ich eine bestimmte Haustierpolitik mache.

"Unsere Verwendung der Firmenkreditkarte besagt eindeutig, 'Diese Karte ist NUR für UNTERNEHMENSKOSTEN zu verwenden.

Der persönliche Gebrauch der Karte kann zum Verfall der Karte oder Kündigung führen. für unautorisierte Anklagen verantwortlich sein. "Haben Sie in der Vergangenheit schon über ein solches Thema geschrieben?"

HR Response: Hier ist was Sie beachten müssen. Ging der Mitarbeiter zur Buchhaltung und erklärte das Problem, dass das Hotel die Tiergebühren nicht trennen konnte? Oder wurde sie von einer sorgfältigen Überprüfung ihrer Ausgaben in der Buchhaltung überrascht?

Erstens ist es schwer zu glauben, dass das Hotel die Tiergebühren nicht trennen konnte. Zweitens, wenn das Hotel nicht in der Lage war, die Gebühr für das Haustier zu trennen, wie wusste sie, was sie an die Buchhaltung zurückzahlen sollte?

Wenn sie vorhatte, die Gebühr des Tieres nur zu bezahlen, wenn sie erwischt wurde, und nicht freiwillig angeboten hat, zu zahlen, hat sie aufgrund ihrer Politik Disziplinarmaßnahmen verdient. Dies würde auch davon abhängen, wie Sie in der Vergangenheit ähnliche Situationen angesprochen haben. Haben andere Mitarbeiter das Unternehmen für verschiedene Ausgaben erstattet und keine Disziplinarmaßnahmen eingeleitet?

Wenn Sie sich in eine Situation hineinversetzen, werden Sie feststellen, dass es einerseits die Richtlinie gibt und andererseits, wie sie implementiert und angewendet wurde. Sie möchten diese Person nicht anders behandeln als andere Mitarbeiter in der Vergangenheit behandelt wurden.

Disziplinarmaßnahmen sind nicht in Ordnung, wenn andere Mitarbeiter der Gesellschaft in der Vergangenheit lediglich ähnliche Kosten erstattet haben. Denken Sie daran, dass ich kein Anwalt bin, also ist dies nur die Meinung eines HR-Kollegen.

Es ist nicht empfehlenswert, eine Haustierreisepolitik zu machen, da dies ein Beispiel dafür ist, dass das Unternehmen sich in das persönliche Leben eines Mitarbeiters einmischt und diese überträgt. Wenn die Angestellten für ihr Haustier bezahlen wollen, um mit ihnen zu reisen, ist es nicht die Sorge des Unternehmens.

Solange das Haustier die Aufenthaltskosten oder die Fähigkeit, an den geschäftlichen Zwecken der Reise teilzunehmen, nicht beeinträchtigt, ist es nicht das Geschäft des Arbeitgebers. Der Angestellte sollte selbstverständlich alle zusätzlichen Gebühren zahlen, die das reisende Haustier erzeugt.

Ihre Reiserichtlinie ist etwas verwirrend und könnte in dem Teil über "verantwortlich für nicht autorisierte Gebühren" verwendet werden, wenn die Police bereits angegeben hat, dass nur die Ausgaben des Unternehmens erlaubt sind.

Mehr: 10 Tipps zur Senkung der Reisekosten | Sollten Mitarbeiter Zimmer teilen?

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