Was kann ich tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Frage: Was kann ich tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Sammlungsregel # 1 besagt, dass je länger eine Rechnung aussteht, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie bezahlt wird. Collections-Regel # 2 ist fast genauso wichtig:

Collections-Regel # 2: Manche Leute zahlen nicht, egal was passiert.

In diesen Fällen haben Sie einen Rückgriff: Nehmen Sie den Betrag von Ihren Verkäufen und nehmen Sie den Steuerabzug für die faulen Schulden.

Bevor Sie einen Forderungsabzug vornehmen können, müssen Sie das Periodenabrechnungssystem verwenden.

Die meisten kleinen Unternehmen nutzen das Kassensystem. Unter dem Abgrenzungssystem können Sie einen Verkauf zu dem Zeitpunkt erfassen, zu dem Sie den Kunden in Rechnung stellen. Wenn Sie jedoch nicht bezahlt werden, können Sie ein uneinbringliches Konto erhalten.

Nehmen wir an, Sie verwenden das Abgrenzungssystem und möchten das Geld abheben oder einen Steuerabzug für den Betrag vornehmen.

Vergewissern Sie sich zuerst, dass Sie die Gesetze in Bezug auf Verbraucherkredite verstehen und anwenden und sich auf uneinbringliche Forderungen stützen. Sie möchten nicht von einem wütenden Kunden angeklagt werden oder belästigt werden.

So starten Sie den Sammelvorgang

Sie haben seit Monaten versucht, einen Kunden zur Zahlung zu bewegen, Briefe zu senden und sogar diesen Kunden zu einer Inkassostelle zu bringen. Nichts hat funktioniert. Es gibt jedoch einen hellen Fleck in dieser finanziellen Dunkelheit. Sie können einen Steuerabzug nehmen, um diese faulen Schulden von Ihren Forderungen zu bereinigen. So funktioniert dieser Prozess:

• Im Laufe des Jahres haben Sie Forderungen, die Sie sammeln … und einige Forderungen, die Sie nicht sammeln können.
• Führen Sie am Ende des Jahres einen Bericht zur Alterung der Buchhaltung aus, um zu sehen, wer Sie lange Zeit nicht bezahlt hat und von wem Sie sorgfältig versucht haben, zu sammeln.
• Wenn der Kunde nicht mehr aktiv ist oder nicht mehr zahlt, können Sie möglicherweise den Saldo dieses Kunden von Ihrem Gesamtumsatz reduzieren, um Ihr Einkommen zu reduzieren.
• Addieren Sie alle faulen Schulden, die Sie abschreiben wollen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schulden wirklich abschreiben wollen. Wenn Sie das Geld später vom Kunden erhalten, müssen Sie die Abschreibung stornieren und die Zahlung als Einkommen deklarieren.
• Überprüfen Sie die Liste mit Ihrem Steuerberater und addieren Sie die Nichtzahler. Dann können Sie einen Abzug für den Gesamtbetrag Ihrer faulen Schulden auf Ihrer Gewerbesteuererklärung beantragen.

Was zahlt der Kunde später? Manchmal kommen Kunden, von denen Sie dachten, sie würden niemals zahlen, später zurück und bezahlen Sie. Sie müssen dieses Einkommen zählen, und Ihr Buchhalter muss die Umkehrung der faulen Schuld auf Ihrer Steuererklärung berücksichtigen.

Wie dokumentiere ich, dass dies wirklich eine schlechte Schuld ist?

Wie bei anderen Steuerabzügen verlangt der IRS eine Dokumentation; Sie wollen sicher sein, dass Ihre Forderungsabzüge legitim sind.Einige Möglichkeiten, wie Sie diese faulen Schulden dokumentieren können:

• Behalten Sie den Papierkram in Ihren Inkassobemühungen: Briefe an die Kunden, Telefonate und Ergebnisse
• Behalten Sie Ihren Debitoren-Altersbericht bei, um anzuzeigen, wie lange diese Schulden ausstehend waren.
• Wenn Sie ein Inkassobüro angestellt haben, bewahren Sie die Dokumente oder den Vertrag, die sich auf diese Transaktion beziehen, und jede Korrespondenz auf, die die Erhebungsbemühungen der Inkassobüros zeigt.
• Notieren Sie alle Informationen, die Sie glauben machen, dass diese Kunden nicht zahlen werden oder dass Sie eine Sackgasse in Ihren Inkassobemühungen erreicht haben, wie zum Beispiel eine Insolvenzanzeige in einer Zeitung oder ein Brief, der Ihnen als unzustellbar zurückgeschickt wurde.

Mit anderen Worten, bewahren Sie alle Aufzeichnungen über diese uneinbringlichen Forderungen auf, um Ihre Abschreibung an die IRS zu belegen.

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