Tipps für die Vorbereitung von Formular 1099-MISC

UPDATE: Die Frist für die Einreichung von 1099-MISC-Formularen und 1096 Übermittlungsformularen mit dem IRS wurde geändert. Für 2016-Formulare ist der Anmeldeschluss der 31. Januar 2017. Details in diesem Artikel über die Jahresarbeitssteuerbescheide 2017 2017.

Der Januar ist traditionell die Zeit, sich auf das neue Abrechnungsjahr vorzubereiten. Eine dieser Gehaltsabrechnungen besteht darin, Jahresberichte an Vertragsarbeiter zu senden, die Sie im Vorjahr bezahlt haben. Das Formular, das Sie an unabhängige Auftragnehmer senden müssen, ist das Formular 1099-MISC.

Bevor Sie Formular 1099-MISC senden:

1. Überprüfen Sie das Jahr auf Steuerformulare.

Der IRS ändert diese Formulare jedes Jahr, also stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version des Jahres haben. Das Jahr des Formulars ist das Jahr der Zahlung, NICHT das Jahr, in dem Sie das Formular ausfüllen. Wenn Sie also im Januar 2017 einem Auftragnehmer ein Formular 1099-MISC für die Arbeit 2016 senden, verwenden Sie das Formular 2016.

2. Senden Sie 1099-MISC an unabhängige Auftragnehmer, nicht an Mitarbeiter

Formular 1099-MISC ist nicht für Mitarbeiter bestimmt. Es ist an externe Unternehmen und Vertragsarbeiter zu senden, denen Sie mindestens $ 600 für das Jahr bezahlt haben. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie erfahren, ob Sie einen 1099-MISC oder einen W-2 an einen Mitarbeiter senden sollen. Und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer ein Formular 1099-MISC erhalten soll.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Zahlungsempfänger ein Formular W-9 haben.

Bevor Sie einen 1099-MISC an einen unabhängigen Auftragnehmer senden, müssen Sie ein W-9-Formular ausgefüllt haben. Der Zweck des Formulars W-9 ist die Überprüfung der Steueridentifikationsnummer der Person.

Wenn Sie kein W-9-Formular von einem Nicht-Angestellten erhalten oder die Steuer-ID nicht gültig ist, werden Sie vom IRS benachrichtigt, dass Sie die Einbehaltung von Sicherheit bei Zahlungen an diese Person einleiten müssen.

4. Bestellung von 1099-MISC-Formularen und Verwenden des richtigen Formulars

Wenn Sie Ihre eigenen 1099-MISC-Formulare senden (Jahresabschluss-Zusammenfassung für unabhängige Auftragnehmer), ist es jetzt an der Zeit, Formulare für dieses Steuerjahr zu bestellen.

Wenn Sie einen Gehaltsabrechnungsdienst haben, stellen Sie sicher, dass sie im Januar über die erforderlichen Informationen für die Erstellung dieser Formulare verfügen.

Sie können 1099-MISC-Formulare aus Bürobedarfsgeschäften oder vom IRS erhalten. Sie können kein 1099-MISC-Formular verwenden, das Sie aus dem Internet herunterladen, da die rote Tinte auf Kopie A speziell ist und nicht kopiert werden kann. Sie müssen das offizielle Formular verwenden.

5. Überprüfen Sie auf Fehler, bevor Sie sich an den IRS senden

Häufig auftretende Fehler beim Ausfüllen von 1099 Formularen umfassen die Verwendung des Formulars für das falsche Jahr, nicht das korrekte Formular, das Senden des Formulars an die falsche Person oder Firma, nicht alle angeforderten Informationen, und andere Formfehler.

6. Zahlungen im richtigen Jahr erfassen

Stellen Sie sicher, dass Zahlungen an Auftragnehmer im richtigen Jahr erfasst werden. Dabei kommt es auf das Buchhaltungskonzept des konstruktiven Zugangs als Datum an, an dem die Person uneingeschränkten Zugang zu den Geldmitteln hat.Also, setzen Sie Zahlungen in das richtige Jahr, indem Sie das Gehaltsscheckdatum verwenden.

Wenn Sie für die letzte Dezemberwoche einen Vertragsarbeiter bezahlen, der Scheck aber im Januar datiert ist, dann zählt dieses Einkommen gegen Januar. Weitere Informationen zu Timing-Prüfungen für Kontraktoren und Lieferanten am Jahresende sowie zu anderen zeit- und einnahmenbezogenen Problemen am Jahresende

Im Januar 1099-MISC-Formulare / Datei mit dem IRS

1099 vorbereiten und verteilen. MISC-Formulare müssen bis zum 31. Januar des nächsten Jahres an Nicht-Mitarbeiter verteilt werden.

Also 1099-MISC-Formulare für 2015 Arbeit und Zahlung muss dem Nicht-Angestellten bis spätestens 31. Januar 2016 gegeben werden.

Ab 2016 Formulare müssen Sie Kopien aller dieser 1099-MISC-Formulare an die IRS, zusammen mit einem Übermittlungsformular (Formular 1096) bis spätestens 31. Januar 2017.

Lesen Sie mehr über die Vorbereitung und Verteilung von Formular 1099-MISC.