Tipps für die Einstellung des besten Veranstaltungsplaners oder Produzenten

Die Einstellung eines externen Veranstaltungsplaners oder -produzenten muss keine entmutigende Aufgabe sein, aber Sie sollten sicherstellen, dass Sie die besten Veranstaltungsplaner sorgfältig aussuchen und sorgfältig prüfen, bevor Sie sich für einen Auftrag für Ihr Unternehmen verpflichten. Event.

Es gibt eine Reihe von Variablen, die bei der Auswahl berücksichtigt werden müssen, einschließlich des Ziels Ihrer Veranstaltung, des Budgets, mit dem Sie arbeiten, des Grunds für die externe Einstellung und der verfügbaren Kandidaten für den Job, und zum Glück gibt es Anzahl der großen Ressourcen, die Unternehmen nutzen können, um den besten Event-Planer oder -Produzenten für die Erstellung ihrer Firmenveranstaltung auszuwählen.

Verwenden Sie den folgenden Leitfaden, um festzustellen, ob Sie einen Veranstaltungsplaner für Ihr nächstes Firmenevent benötigen oder nicht, und wie Sie den besten Kandidaten für den Job auswählen.

Bestimmen Sie Ihr Eventziel und den Bedarf an Event Planner

Die meisten Leute denken, dass die Einstellung eines externen Veranstaltungsplaners oder Caterers mit der Bestimmung des Budgets des Events beginnt, aber die Wahrheit ist, dass es wichtiger ist, zu definieren, warum Sie eine Veranstaltung an erster Stelle. Bevor Sie sich an eine externe oder interne Ressource wenden, die Ihnen bei der Planung dieser Veranstaltung hilft, möchten Sie in der Lage sein, die wichtigen Ziele der Veranstaltung zu teilen. Beantworten Sie Ihre eigenen relevanten Fragen darüber, wer, was, wo, wann, warum und wie - es wird viel Zeit bleiben, um später Anpassungen vorzunehmen.

Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, werden sich einige klare Vorstellungen über das Thema und die Botschaft, die Sie bei Ihrer Veranstaltung vermitteln möchten, ergeben. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie bestimmen möchten, welche Aktivitäten und Dienste benötigen Sie die externe Ressource in Ihrem Namen zu behandeln.

Sie müssen bestimmen, welches Budget Sie für einen Planer haben und ob sie dabei helfen, den Veranstaltungsort auszuwählen, Menüs zu erstellen und Empfehlungen zu Speisen und Getränken, Quellsprechern und Unterhaltung zu geben, vor Ort zu sein Produktionsbedürfnisse und / oder helfen bei der Erstellung der wichtigen Kommunikationsdokumente wie Einladungen und Gästelisten.

Wenn Sie Ihre Veranstaltung alleine planen und dennoch einen dieser Bedürfnisse nicht erfüllt haben, werden Sie wahrscheinlich einen Veranstaltungsplaner einstellen müssen, um diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verwalten.

Verwenden Sie lokale Quellen, um einen qualifizierten Veranstaltungsplaner zu finden

Oft glauben die Leute, dass Mundpropaganda der beste Weg ist, um einen Eventplaner für ihre Jubiläumsfeier, Geschäftsessen, Wochenendaufenthalte oder eine andere Art von Veranstaltung zu buchen. und während es sicherlich hilft, ist dies wahrscheinlich nicht der effektivste Ansatz.

Wenn Sie versuchen, den besten Veranstaltungsplaner für Ihre Angelegenheit zu finden, ist es am besten, jemanden zu recherchieren, der erfahren ist und einen guten Ruf in der Gemeinschaft der Veranstaltungsplaner hat.Mundpropaganda bietet eine Möglichkeit für einen einfachen Verkauf für einen Planer, der neue Kunden finden will, aber Peer-Reputation ist sehr effektiv.

Unabhängig davon, ob es sich um ein gesellschaftliches Ereignis oder ein Unternehmenstreffen handelt, die Regeln für die Einstellung eines Veranstaltungsplaners oder Caterers bleiben im Großen und Ganzen gleich: Sie möchten jemanden einstellen, der Erfahrung in der Erstellung Ihrer Veranstaltung hat.

Betrachten Sie Kapitel professioneller Mitgliedergruppen oder wenden Sie sich an das nationale oder lokale Chapter von Meeting Professionals International, die International Special Events Society, die National Association of Catering Executives oder die Association of Wedding Professionals; Es ist auch wichtig herauszufinden, wer Artikel in ihrer Branche veröffentlicht.

Wenn Sie wissen möchten, wer für die Bereitstellung von Dienstleistungen oder Fachwissen in einem bestimmten Markt bekannt ist, wenden Sie sich an das lokale Kongress- und Besucherbüro, da viele Veranstaltungsplaner aktive Mitglieder sind und auch Beziehungen zu örtlichen Handelskammern pflegen. Eine andere Möglichkeit, Experten zu finden, ist, sich an die Hotel-Convention-Verkaufsabteilung zu wenden - sie werden mit Ihnen teilen, wem sie vertrauen.

Interviews und Besprechung von Veranstaltungsbedürfnissen mit Bewerbern

Die meisten Veranstaltungsplaner werden gerne etwas über Ihre spezifische Veranstaltung erfahren, aber zunächst mit kurzen Informationen aufwarten und sich in der ersten Interviewrunde noch etwas mehr auf ihr Fachwissen konzentrieren. Während dieser Zeit sollten Sie die Anzahl der Kandidaten auf die drei stärksten Bewerber reduzieren.

Sie sollten dann jeden Veranstaltungsplaner oder ihre Firma bitten, Informationen über ihr Unternehmen, Erfahrungen mit vergangenen Ereignissen und deren Planung für Eventualfälle zu teilen, wobei sie sorgfältig auf die Art und Weise der Antwort des Antragstellers und etwaige Folgefragen achten. Sie könnte für Ihre Firma, die Veranstaltung oder ihre Ziele haben.

Gute Planer führen Sie durch eine Diskussion, um mehr über die allgemeinen Ziele, den Zeitplan, das Budget, die Anzahl der Gäste und Ihre persönlichen Vorlieben zu erfahren. Gute Planer werden Ihnen Fragen zu Ihrer Organisation stellen und sich über Ihre Ziele und Ihre spezielle Veranstaltung informieren - halten Sie beim Bewerbungsgespräch Ausschau nach diesen Zeichen, um Kandidaten zu finden, die sich von anderen abheben.

Obwohl es nicht immer möglich ist, jemanden persönlich während der ersten Interviewrunde zu treffen, insbesondere wenn Ihr Programm nicht in der Stadt ist, kann dies ein entscheidender Schritt bei der Auswahl des richtigen Planers oder Produzenten für Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen sein.

Face-to-Face-Meetings geben einen Einblick über einen Know-how des Planer oder Erfahrung in seine Beziehung mit dem Team in Ihrem Unternehmen, das dieses Ereignis-Sie helfend schaffen werden wollen, einen Kandidaten wählen, die nicht nur ein großes hat Track Record für die Produktion von Qualitäts-Events, aber auch einer, der mit Ihrem Team zurechtkommt.

Optionen eingrenzen und eine Auswahl treffen

Es ist nicht gut genug, um auf Ihren Bauchtrieb, den Rat Ihrer Freunde oder sogar Kollegen und Kollegen oder das persönliche Treffen allein zu gehen - das ist Ihre Veranstaltung und < Ihr Name und Ihr Ruf wird damit verknüpft - Sie müssen auch die Referenzen Ihrer Kandidaten überprüfen.Achten Sie darauf, nach Namen von Kunden zu fragen, mit denen die Kandidaten zuvor gearbeitet haben, aber auch in die Geschichte jedes Planers zu graben, um Ereignisse zu finden, die er oder sie vielleicht nicht erwähnt haben - Sie könnten herausfinden, dass er oder sie ein paar Ereignisse mit einem bestimmten Kunden verpfuscht hat. nicht seinen Lebenslauf machen. Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass ein Kandidat gut mit Ihrem Unternehmen kooperiert, sein Fachwissen auf diesem Gebiet demonstriert und ein ziemlich gutes Verständnis des Ereignisses hat, das Sie mit ihm oder ihr machen möchten, ist es an der Zeit, Ihre Auswahl auf ein einziges zu beschränken. und hören Sie sich seine Ideen über die Veranstaltung an. Auf der Grundlage Ihrer Ziele und Ideen wird Ihnen ein guter Veranstaltungsplaner einen Plan vorstellen, mit dem Sie Ihr Thema verwirklichen können. Wenn es sich um einen privaten Abend und ein Abendessen für eine intime Gruppe von Menschen handelt, sollte der Planer mit Ideen zu Ihnen kommen. die Details für Ihr Programm.

An diesem Punkt sollte der Event-Planer Ihnen Ideen vorstellen, die Ihnen das Gefühl geben, Ihr Budget gekostet und seinen Wert verdoppelt zu haben. Dies sollte sich in der Art und Weise bemerkbar machen, wie sie ihre Vision für Ihre Veranstaltung festlegen.

Vergleichen des Budgets mit dem Veranstaltungsplaner

Basierend auf Ihren Veranstaltungszielen ist es möglich, ein allgemeines Bild davon zu erstellen, wie viel es für verschiedene Elemente Ihres Programms kostet, je nachdem, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt. Hosting und was es beinhaltet. Viele Menschen, die zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, geraten oft in die Falle, eine Champagnerveranstaltung mit Bierbudget planen zu wollen, weshalb sich viele Menschen an ihren Veranstaltungsplaner wenden.

Ein idealer Kandidat braucht das Budget, das Sie ihm präsentieren, und verwandelt es in etwas Magisches, aber diese Ideen haben ihren Preis, und es ist wichtig, dass Sie den Planer auffordern, alle seine Kosten und potenziellen Quellen anzugeben. Diese Gebühren werden gedeckt und in das Gesamtbudget eingehen. Event-Planer-Gebühren variieren von Planer zu Planer oder Veranstaltungsunternehmen zu Veranstaltungsunternehmen.

Abhängig von der Art Ihrer Veranstaltung werden Sie gebeten, dem Veranstaltungsplaner und den Veranstaltungsorten und -dienstleistungen, die sie anbieten, Einlagen, Formulare und Verträge vorzulegen. Dies ist eine vollkommen akzeptable Art der Abwicklung von Geschäften, aber der beste Rat an dieser Stelle ist es, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen und niemals einen Vertrag zu unterzeichnen, der nicht von Ihrem eigenen Rechtsbeistand überprüft wurde - insbesondere im Umgang mit Privatpersonen. gleiche Ressourcen einer großen Firma.

Bleiben Sie mit Ihrem Planer und bereiten Sie sich darauf vor, zu feuern und neu zu starten

Die meisten schlechten Geschichten, die im Zusammenhang mit der Ereignisplanung auftreten, sind in der Regel das Ergebnis eines fehlenden Follow-Throughs. Event-Planung erfordert die effektive Koordination der Logistik und die Verschiebung dieser auf eine dritte Person kann nach hinten losgehen, wenn der von Ihnen gemietete Event-Planer nicht in vollem Umfang für die Ziele Ihres Unternehmens für die Veranstaltung verantwortlich ist.

Aus diesem Grund sollten Sie als Personalverantwortlicher eng mit dem Planer oder Produzenten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass jedes Element der Produktion reibungslos funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Veranstaltungsorte und Lieferanten für die Veranstaltung bereit sind, um sicherzustellen, dass Zahlungen geleistet wurden. an jeden Verkäufer vorher und nachher gemacht.Das heißt nicht, dass die meisten Veranstaltungsplaner ihre versprochenen Dienstleistungen nicht erbringen, es bedeutet lediglich, dass Sie sicherstellen sollten, dass die Logistik bestätigt wurde.

Wenn alles nach Plan läuft, haben Sie eine erfolgreiche Veranstaltung und eine hervorragende Veranstaltungsplaner-Ressource für die Zukunft, aber wenn der Planungsprozess nicht reibungslos für die schriftlich vereinbarten Services läuft, ist es wichtig zu überprüfen, ob Das Projekt passt gut zum Planer.

Während es sinnvoll ist, geduldig zu sein und sich durch die Logistik und mögliche Missverständnisse auf dem Weg zu arbeiten, sollten Sie bereit sein, ernsthafte Diskussionen zu führen, wenn Sie nicht die gewünschten Dienstleistungen erhalten. Wenn Sie müssen, seien Sie bereit, einen schlechten Planer abzufeuern und eine Unterstützungsoption jederzeit zu haben.