Vorbereiten eines Konferenzplanungsleitfadens

Die Planung einer Konferenz erfordert ein Fachwissen, das unglaubliche organisatorische Fähigkeiten, die Fähigkeit zum Multitasking, Energie, Kreativität, Geschäftssinn, zwischenmenschliche Fähigkeiten und Liebe zum Detail beinhaltet. Dazu benötigen Sie einen umfassenden Konferenzplanungsleitfaden, der Sie nicht nur im Zeitplan hält, sondern auch die dringend benötigte Sicherheit bietet, dass Sie unterwegs nichts vergessen haben.

Die Konferenzplanung unterscheidet sich von anderen Arten der Ereignisplanung und enthält zusätzliche Schritte.

Konferenzen sind in der Regel Großveranstaltungen, die normalerweise ein Jahr oder länger dauern. Ihre To-Do-Liste kann die Auswahl eines Veranstaltungsortes, die Buchung von Hotelzimmern, die Einrichtung einer Online-Registrierung, die Sicherung von Referenten, die Einrichtung von Hospitality-Suiten, die Ausrichtung einer Ausstellungshalle, die Planung von Besprechungen, den Umgang mit Speisen und Getränken und vieles mehr umfassen. Die Vorbereitung eines gut organisierten Konferenzplanungsleitfadens, der die Schritte abbildet, ist ein Muss für jeden erfolgreichen Konferenzplaner.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Vorbereitung eines Konferenzplanungshandbuchs, das als Vorlage für die Planung einer Konferenz dient. Passen Sie das Handbuch auf der Grundlage des von Ihnen geplanten Ereignisses an und passen Sie es an, und halten Sie es griffbereit. Wenn es richtig vorbereitet und verwendet wird, wird es bald Ihr wertvollstes Konferenzplanungstool.

Beginnen Sie mit den Grundlagen

Der erste Teil Ihrer Konferenzplanung sollte die Grundlagen der Konferenz enthalten:

• Ereignisdatum und -zeit
• Ereignisposition (falls bekannt)
• Ereigniszweck

Enthält alle anderen bekannten Elemente, wie z. B. alternative Daten oder Anzahl der Teilnehmer.

Was ist der Plan?

Bevor Sie die verschiedenen Elemente einer Konferenz planen, müssen Sie herausfinden, was diese verschiedenen Elemente sind und wo sie in das Gesamtschema Ihrer Veranstaltung passen.

Nehmen Sie also Stift und Pad heraus oder setzen Sie sich vor den Computer und schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt. Kümmern Sie sich nicht darum, Dinge in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit oder in einer chronologischen Reihenfolge aufzulisten. Das wird später kommen. Im Moment erstellen Sie im Wesentlichen eine sehr lange und dennoch einfache Version Ihrer To-Do-Liste, die in verschiedene eigenständige Komponenten zerlegt wird, um während des Planungsprozesses individuell behandelt zu werden.

Dieser Abschnitt kann eine der folgenden Angaben enthalten:

• Veranstaltungsortauswahl
• Hotelauswahl
• Tagungsraum
• Hospitality Suiten
• Konferenz Ausstellungshalle und Stände
• Eröffnungsfeier
• Sprecher / Ausstelleranmeldung
• Teilnehmerregistrierung
• Reisearrangements
• Teilnehmerabzeichen
• Veranstaltungsprogramm
• Speisen und Getränke
• Audiovisuell
• Personal vor Ort

Nehmen Sie sich etwas mehr Zeit diese Liste zusammenzustellen, damit Sie nichts übersehen und alles hinzufügen, was später auftaucht.Lassen Sie sich nicht von den vielen aufgeführten Verantwortungsbereichen überwältigen; Der Zweck hier ist, an alles jetzt zu denken, also können Sie jedes Einzelteil effizient planen und handhaben.

Wählen Sie einen Veranstaltungsort aus

Nachdem Sie festgelegt haben, wann die Konferenz stattfinden soll und Sie den Gesamtumfang der Veranstaltung verstanden haben, wählen Sie als nächsten Schritt einen Veranstaltungsort.

Abhängig von der Größe der Konferenz können Sie möglicherweise einen Veranstaltungsort für alle Ihre Konferenzbedürfnisse auswählen, von der Ausstellungshalle bis zu Konferenzräumen, Bankettsälen und Hotelzimmern. Wenn die Konferenz zu groß ist, um an einem Ort untergebracht zu werden, suchen Sie einen Veranstaltungsort, der sich in der Nähe von Hotels oder Catering-Standorten befindet, damit die Konferenzteilnehmer nicht zu weit reisen müssen, um von einem Konferenzereignis zum nächsten zu pendeln.

Über die Teilnehmerregistrierung nachdenken

Wie werden sich die Teilnehmer für diese Konferenz anmelden? Wie werden sie eine Anmeldebestätigung erhalten? Wie werden Namenstags generiert und auf der Konferenz verteilt? Ihr Konferenzplanungshandbuch enthält Antworten auf alle diese Fragen und sollte aktualisiert werden, sobald die Konferenzregistrierung läuft.

Wenn erwartet wird, dass ein Ereignis große Menschenmengen anzieht, ist ein Online-Konferenzregistrierungssystem der richtige Weg.

Das System kann Zahlungen verarbeiten, Registrierungen nachverfolgen und andere relevante Informationen organisieren sowie die Erstellung von Berichten unterstützen.

Ausstellungs- und Konferenzausstellungshallen

Ausstellungsbereiche sind bei Konferenzen ein gemeinsames Merkmal, das Sponsoren und Verkäufern die Möglichkeit bietet, Flächen zu mieten, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben. Dies ist auch eine Gelegenheit für den Konferenzveranstalter, Einnahmen zu erzielen, wenn das Ausstellungsmerkmal effektiv gefördert und gut angenommen wird. Abhängig von der Größe Ihrer Konferenz erfordert die Verwaltung der Aussteller und der Ausstellungshalle zusätzliche Zeit und Ressourcen, also planen Sie entsprechend.

Wie oben erwähnt, sind Online-Konferenzregistrierungssysteme der beste Weg, Registrierungen zu verfolgen. Wenn Sie also eine große Anzahl von Ausstellern erwarten, sollten Sie die Registrierung der Aussteller in Ihr Teilnehmerregistrierungssystem integrieren. Die Aussteller benötigen außerdem Folgendes:

• Ausstellerabzeichen
• Karte der Konferenzausstellungshalle mit den aufgeführten Standnummern
• Handbücher für den Standaufbau und -abbau
• Standausstellungsverträge
• Liste der Vor-Ort-Standorte Anbieter stehen zur Verfügung, um Ihnen bei der Vermietung von Ausstellungsstücken und Dienstleistungen behilflich zu sein.

Als Konferenzplaner sind Sie verantwortlich für die Einstellung von Sicherheit, um die Sicherheit der in der Ausstellungshalle befindlichen Materialien zu gewährleisten.

Planen der Konferenzdetails

Wenn einige der größeren Aufgaben in Angriff genommen werden, z. B. die Auswahl des Konferenzortes und die Registrierung der Teilnehmer, können Sie sich auf die Planung der Konferenzdetails konzentrieren. Wie bei der Planung eines Ereignisses jeglicher Art ist die Organisation ebenso wichtig wie die Liebe zum Detail.

Jetzt ist es an der Zeit, die lange Wäscheliste mit Aufgaben zu erstellen, die Sie zu Beginn des Konferenzplanungsprozesses zusammengestellt haben.Sehen Sie sich die Liste an und nehmen Sie Änderungen oder Ergänzungen vor, um die neuesten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu berücksichtigen. Als nächstes stellen Sie diese Elemente in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit Elementen, die weit im Voraus abgeschlossen werden können oder müssen. Zum Beispiel:

• Hotelzimmer buchen
• Ausstellungsfläche reservieren
• Online-Konferenz-Registrierungssysteme recherchieren
• Konferenz-Marketingplan planen

Beginnen Sie am Anfang und gehen Sie von dort aus. Fügen Sie für jedes Detail, das beachtet werden muss, eine Nachverfolgung ein, um sicherzustellen, dass die Verträge unterzeichnet und empfangen werden. Wenn sich der Konferenztermin nähert, werden Ihre Aktionselemente kurzfristige Aufgaben umfassen, wie:

• Farbschema und Dekor auswählen
• Blumenarrangements erstellen
• Menü
• auswählen Für Flughafentransport für Redner oder VIPs arrangieren > Betrachten Sie Ihren Konferenzplanungsleitfaden als Ihr Handbuch für alles, was bei der Planung einer Konferenz berücksichtigt wird, egal wie klein sie ist. Dieser Ratgeber wird schnell zu einem unschätzbaren Werkzeug, das Sie nicht nur organisiert und im Zeitplan hält, sondern auch die Nerven beruhigt, wenn sich das große Datum nähert und Sie sich fragen, ob Sie etwas vergessen haben.