Vorbereiten und Verwenden eines Berichts zur Forderungsalterung

Ein Debitorenalterungsbericht ist ein wichtiger Bericht, der mindestens einmal im Monat oder häufiger überprüft werden muss, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden Sie bezahlen.

Was sind Debitoren?

Debitorenbuchhaltung (manchmal auch "Forderungen" oder "A / R" genannt) sind die Beträge, die ein Unternehmen seinen Kunden schuldet. Sie können sie als "Zahlungen aufgrund meines Geschäfts" betrachten.

Forderungen werden als Geschäftsvermögen angesehen, da sie einen Wert haben, da der Gesamtbetrag Ihrem Unternehmen geschuldet ist.

Forderungen werden aufgrund ihrer Fähigkeit, in Bargeld umgewandelt zu werden, in die Liste der Vermögenswerte hoch eingestuft. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz der Gesellschaft ausgewiesen, da diese geschuldeten Beträge als Vermögenswerte gelten. Sobald sie ausbezahlt sind, hoffen wir, werden sie Bargeld.

Einige Cash-Unternehmen oder Unternehmen, die stark auf die Nutzung von Kreditkarten durch Kunden angewiesen sind, haben möglicherweise nicht viele Forderungen. Wenn Sie jedoch ein Geschäft haben, in dem Sie Kunden abrechnen und Ihnen Konditionen anbieten (Zahlung im Laufe der Zeit, müssen Sie in der Lage sein, einen A / R-Alterungsbericht auszuführen, können Sie sehen, was von jedem Kunden fällig ist.)

Bilanzierungsmethode und Forderungen

Wenn Ihr Unternehmen Kunden hat, die nicht sofort zahlen, verwenden Sie wahrscheinlich die periodengerechte Buchhaltung (im Gegensatz zur Kassenbuchhaltung). Einkommen, wenn es in Rechnung gestellt wird, nicht, wenn das Geld gesammelt wird.Das bedeutet, Sie müssen Steuern basierend auf Einkommen zahlen, die Sie nicht erhalten haben.

Der Prozess des Sammelns von Geld von Kunden in dieser Art von Geschäft beginnt mit einer Rechnung - eine Rechnung an einen Kunden In der Rechnung wird der fällige und fällige Betrag einschließlich der Zahlungsbedingungen angegeben Die Zahlungsbedingungen enthalten manchmal einen Rabatt für die vorzeitige Zahlung.

Der Debitorenbericht basiert auf dem Betrag und den Bedingungen, die in der Rechnung für diesen Kunden angegeben sind.

Was ist ein Debitorenbuchungsbericht?

Debitoren-Alterung (manchmal als Debitorenabstimmung bezeichnet) ist ein Prozess, in dem alle von allen Kunden geschuldeten Beträge kategorisiert werden, einschließlich der Dauer, in der die Beträge ausstehend (unbezahlt) waren. in Anbetracht ihres Alters oder "Alterns" dieser Informationen. Die Standardkategorien für diese Art von Bericht sind:

• Aktuell - sofort fällig
• 1 - 30 Tage - fällig innerhalb der nächsten 30 Tage
• 31-60 Tage - ein Monat überfällig
• 61 - 90 Tage - zwei Monate überfällig
• 91 und mehr - mehr als zwei Monate überfällig

Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen hat, die zu verschiedenen Zeiten angefallen sind, zeigt der Bericht an, wie viel zu welcher Zeit fällig ist. Zum Beispiel für Jim Jones:

• $ 230 30 Tage
• $ 120 60 Tage
• $ 390 Über 90 Tage.

Der Zweck dieser Forderungsalterung besteht darin, dem Geschäftsinhaber zu zeigen, welche Forderungen dringender behandelt werden müssen, weil sie länger überfällig sind.

Der Report "Accounts Receivable Aging" ist ein Standardbericht, der mit allen Geschäftsbuchhaltungssoftwareprogrammen, einschließlich Online-Systemen, bereitgestellt wird.

Warum ist ein Bericht zur Alterung der Buchhaltung so wichtig?

Regel Nr. 1 bei der Forderungseinziehung lautet: "Je länger eine Schuld geschuldet ist, desto unwahrscheinlicher ist es, sie einziehen zu können." Wenn Sie also über Ihre Kunden und ihre Schulden Bescheid wissen, müssen Sie sie unbedingt abholen.

Eines Ihrer wichtigsten Inkassowerkzeuge ist ein Debitorenalterungsbericht.

Wie kann ich einen A / R-Bericht lesen und verwenden?

Lesen Sie einen Debitorenalterungsbericht, in dem Regel # 1 der Sammlungen berücksichtigt wird / Hier einige Richtlinien, die beim Lesen eines A / R-Alterungsberichts zu beachten sind:

Sehen Sie sich zunächst t an. Kunden. Sind diese Beträge aktuell? Sind sie 30 Tage? Oder haben diese Rechnungen 120 Tage oder länger Bestand gehabt? Wenn Sie nach dem 80/20-Prinzip arbeiten, werden die größten Täter (natürlich unter Verwendung Ihres Collections-Management-Systems) die höchste Rendite erzielen. Bestimmen Sie, wie Sie mit jeder dieser großen Rechnungen umgehen, schreiben Sie einen Plan und lassen Sie Ihren Debitorenmanager starten.

Sehen Sie sich als nächstes die Rechnungen an, die seit langem fällig sind. Legen Sie fest, ob Sie bereit sind, diesen Kunden zum nächsten Schritt des Inkassoprozesses zu bringen: Inkassobüro oder Bagatellgericht.

Oder glauben Sie, dass diese Rechnung nicht bezahlt werden kann?

Verwenden Sie schließlich Ihr Sammelsystem , um festzulegen, wie Sie alle Kunden mit Rechnungen über 30 Tage oder mehr kontaktieren möchten. Lassen Sie sich vom System leiten, zögern Sie aber nicht, Ausnahmen zu machen. Zum Beispiel wissen Sie vielleicht, dass die Frau eines Kunden Krebs im Endstadium hat, und Sie könnten sich entscheiden, diese Person nicht vor Gericht zu bringen. Es ist deine Firma; du entscheidest.

Möglicherweise möchten Sie auch ein Geschäftsanalyseverhältnis berechnen, das als "durchschnittliche Erfassungsperiode" bezeichnet wird. Diese Berechnung zeigt die Anzahl der Tage an, die Sie im Durchschnitt benötigen, um Ihre Geschäftsumsätze zu erfassen. Im Laufe der Zeit können Sie sehen, ob dieses Verhältnis steigt (es dauert länger, die Daten zu sammeln).

Wenn Sie Ihre Inkassoprozesse verbessern, indem Sie den Debitorenalterungsbericht und andere Finanzanalysetools verwenden, z. kann Zahlungen verbessern und mehr Geld in Ihrem Geschäft haben.

Zusammenfassend können Sie für alle Kunden, die Ihnen Geld schulden, einen Debitorenalterungsbericht verwenden, um Entscheidungen über die nächsten Schritte zu treffen. Verwenden Sie den von Ihnen eingerichteten Sammlungsprozess und beachten Sie Regel Nr. 1.

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