Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Personalabrechnung für kleine Unternehmen

Die korrekte Berechnung der Gehaltsabrechnung kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Sie ein Kleinunternehmer sind. Ihre Expertise liegt im Unternehmertum - nicht unbedingt in der Verfolgung der verschiedenen Arbeits- und Steuergesetze, die für jeden Ihrer Mitarbeiter gelten. Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder eine große Belegschaft haben, wird die Einrichtung eines genauen und zuverlässigen Gehaltsabrechnungssystems ernsthafte Probleme für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen verhindern.

Beantragen Sie eine Employer Identification Number (EIN)

Ihre EIN ist eine eindeutige Nummer, die Ihrem Unternehmen für IRS-Zwecke zugeordnet ist. Diese Nummer identifiziert Ihr Unternehmen, wenn Sie Bundes- und Landesbehörden Informationen über Ihre Mitarbeiter melden. Beispiele für diese Informationen umfassen die in ihrem Namen gezahlten Gesamteinkünfte und Steuern. Sie können das EIN Formular SS-4 oder eine Steuer-ID anhören - das ist das gleiche wie das EIN.

Beantragen Sie Ihr EIN direkt über die IRS. Die bequemste Art, diese Transaktion abzuschließen, ist eine Online-Anwendung. Anwendungen werden jedoch auch per Fax und Post akzeptiert.

Prüfung der staatlichen und lokalen Vorschriften für zusätzliche EIN-Anforderungen

Obwohl viele Bundesstaaten und Ortschaften Ihre Bundes-EIN zur Identifizierung akzeptieren, benötigen einige für Steuerzwecke separate Nummern. Beispiele hierfür sind New York, Massachusetts und South Carolina. Sie können Ihre Stadt und / oder staatliche Vorschriften auf der entsprechenden Website des Kleinstaates festlegen.

Verstehen Sie den Unterschied zwischen einem selbstständigen Unternehmer und einem Angestellten

Unabhängig davon, ob Sie selbstständige Auftragnehmer oder Angestellte beschäftigen, hat dies erhebliche Auswirkungen auf Einkommen, Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuern. zwischen den beiden.

Der Basistest läuft auf die folgenden drei Fragen hinaus:

• Kontrolliert der Arbeitgeber wann, wo und wie die Arbeit abgeschlossen ist? Wenn dies der Fall ist, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Angestellter.
• Kontrolliert der Arbeitgeber die finanziellen Aspekte der Arbeit? Werden beispielsweise Ausgaben erstattet? Gibt der Arbeitgeber arbeitsbezogene Werkzeuge wie Computer an? Wenn dies der Fall ist, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Angestellter.
• Ist die Beziehung fortlaufend, oder ist der Arbeitnehmer für ein bestimmtes Projekt ohne Erwartung einer Weiterbeschäftigung beschäftigt? Bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Leistungen wie Krankenversicherung und bezahlte Freistellung an? Wenn die Beziehung andauert und / oder wenn Leistungen angeboten werden, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Angestellter.

Erforderliche Mitarbeiterformulare anfordern

Sobald Ihre eigenen Dokumente in Ordnung sind, können Sie Ihre Mitarbeiter einstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb der ersten Tage der Beschäftigung Steuer- und Gehaltsinformationen erhalten, um sicherzustellen, dass sie ihren ersten Gehaltsscheck rechtzeitig erhalten.Vielleicht möchten Sie die Mitarbeiter dazu ermutigen, die direkte Einzahlung für schnellere Zahlungen zu verwenden.

Jeder Mitarbeiter muss ein Formular zur Quellensteuer auf Quellensteuer W-4 ausfüllen, mit dem Sie die korrekte Steuerrückbehaltung berechnen können. Mitarbeiter müssen auch ein I-9-Formular ausfüllen, um zu verifizieren, dass sie rechtmäßig in den Vereinigten Staaten arbeiten dürfen.

Wählen Sie Ihre Zahlungsperiode

Je weniger Zahlungszeiträume Sie haben, desto einfacher ist es, Ihre Abrechnung abzuschließen. Einige Staaten verlangen jedoch, dass die Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitplan bezahlt werden, z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich. Wenn Sie weniger häufig als einmal pro Woche eine Gehaltsabrechnung durchführen möchten, wenden Sie sich an Ihr US-Arbeitsministerium, um zu ermitteln, ob Ihre vorgeschlagene Auszahlungsfrist den staatlichen Vorschriften entspricht.

Abrechnungsbezogene Prozesse erstellen

Bevor Sie genaue Gehaltsabrechnungen vornehmen können, benötigen Sie eine Methode zur Verfolgung der Arbeitszeit. Zu diesem Zweck stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, von einfachen Anmeldeformularen bis hin zu Plattformen, auf denen Mitarbeiteraktivitäten auf Telefonen oder Computern aufgezeichnet werden. Es ist auch wichtig, Richtlinien für bezahlte Freistellung, wenn Sie planen, es anzubieten, Überstundenlohn und irgendwelche anderen Nutzen zu gründen.

Auf der anderen Seite müssen Sie über einen Prozess verfügen, um sicherzustellen, dass Abzüge für Leistungen, Steuern und Ähnliches im Namen Ihrer Mitarbeiter an die entsprechenden Lieferanten und Agenturen gezahlt werden.

Auswählen einer Abrechnungsplattform

Wenn Sie planen, die Abrechnung im Haus abzuwickeln, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie oder Ihr Buchhalter mit den Nuancen dieser Aufgabe vertraut sind. Es gibt mehrere hochwertige Payroll-Plattformen zur Verfügung, um die Dinge einfacher zu machen. Die meisten kleinen Unternehmen bevorzugen jedoch ausgelagerte Controller-Dienste, da diese Fachleute über das Wissen und die Erfahrung verfügen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung genau und pünktlich zu erstellen.

Produzieren Sie Ihre Abrechnung

Sobald Sie oder Ihr Controller die persönlichen Daten der Mitarbeiter in Ihr Abrechnungssystem eingegeben haben, können Sie Ihre erste Abrechnung durchführen. Verwenden Sie die Zeitmessungstools, die Sie für stündliche (nicht freigestellte) Mitarbeiter einsetzen, und geben Sie die Anzahl der Stunden für jeden Mitarbeiter ein. Angestellte (ausgenommen) Arbeiter müssen nicht ihre Stunden melden. Sie erhalten jede Woche den gleichen Betrag.

Hinweis: Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung eine Auftragskalkulation durchführen, möchten Sie dennoch, dass die Angestellten ihre Stunden verfolgen. Es wird nicht in ihre wöchentliche Vergütung einfließen, aber Sie werden in der Lage sein, Zeit auf Jobs genau zuzuordnen, um Kosten zu verstehen. Ziehen Sie die Verwendung eines Zeiterfassungsprogramms in Betracht, das mit Ihrer Hauptbuchhaltungssoftware synchronisiert wird, um diese Berichte zu erstellen. Viele werden auch eine Synchronisierung mit Ihrer Gehaltsabrechnung haben, so dass Sie sie sowohl für Angestellte als auch für Stundenarbeiter verwenden können.

Erforderliche Datensätze beibehalten

Bestimmte abrechnungsbezogene Datensätze müssen für IRS-Zwecke aufbewahrt werden. In der Regel müssen Sie alle Datensätze für Personen, die aktiv beschäftigt sind, unabhängig von der Dauer ihrer Amtszeit aufbewahren. Viele Aufzeichnungen müssen für einen bestimmten Zeitraum nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Beispielsweise müssen die Lohnsteuereintragungen mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden.Spezifische Anweisungen sind über die IRS erhältlich.

Lohn- und Gehaltsabgaben berechnen und entrichten

Schließlich sind Sie als Arbeitgeber dafür verantwortlich, Lohnsteuerzahlungen zu leisten und bestimmte Berichte zu erstellen. Im Allgemeinen sind Berichte entweder vierteljährlich oder jährlich fällig. Nutzen Sie Ressourcen, die über das IRS und Ihr staatliches Finanzamt verfügbar sind, um sicherzustellen, dass alle Steuern und Berichte angemessen gehandhabt werden.

Genaue, pünktliche Abrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Unternehmens. Erstens sind Gehaltsabrechnungsfehler eine todsichere Möglichkeit, Mitarbeiter zu verärgern. Zweitens können Steuerfehler zu erheblichen Bußgeldern und Strafen führen. Überlegen Sie sorgfältig, wie Ihre Gehaltsabrechnung behandelt wird, um sicherzustellen, dass Sie die häufigsten Fallstricke vermeiden.