Quellbelege für Buchhaltungsvorgänge

Jedes Mal, wenn ein Unternehmen eine Finanztransaktion durchführt, wird eine Art Papierpfad generiert. Diese Papierspur wird Quelldokument genannt. Wenn ein kleines Unternehmen einen Scheck aus seinem Girokonto für Büromaterial abschreibt, sind die Quelldokumente beispielsweise der Scheck und der Büromaterialbeleg.

Warum Quelldokumente wichtig sind

Das Quelldokument ist für den Buchhaltungs- und Buchhaltungsprozess von wesentlicher Bedeutung, da es der Beweis dafür ist, dass eine finanzielle Transaktion stattgefunden hat.

Wenn ein Unternehmen geprüft wird, sichern Quelldokumente die Buchungsjournale und das Hauptbuch als unanfechtbares Prüfprotokoll.

Das Halten eines Quellendokuments für ein Unternehmen ist so, als ob Sie Belege für steuerlich absetzbare Gegenstände für Ihre persönlichen Steuern aufbewahren. Wenn Ihre Steuern geprüft werden, liefern sie den Nachweis, dass Sie diese Einkäufe getätigt haben. Das Gleiche gilt für Ihr Geschäft, aber im Geschäftsverkehr behalten Sie keine Belege nur für steuerlich absetzbare Ausgaben. Sie behalten Originaldokumente für jede Finanztransaktion.

Welche Quelldokumente liefern

Ein Quellendokument beschreibt alle grundlegenden Fakten der Transaktion, wie z. B. den Betrag der Transaktion, an den die Transaktion vorgenommen wurde, den Zweck der Transaktion und das Transaktionsdatum.

Hier einige Beispiele für allgemeine Quelldokumente:

stornierte Scheck
Rechnung
Registrierkassenbeleg
computergenerierte Quittung
Gutschrift für eine Kundenrückerstattung
Mitarbeiterzeitkarte
Einzahlungsschein

Bestellung

So behandeln Sie Quelldokumente

Das Quelldokument sollte so bald wie möglich nach der Transaktion im entsprechenden Buchungsjournal erfasst werden. Nach der Aufnahme sollten alle Quelldokumente in einer Art System abgelegt werden, wo sie abgerufen werden können, wenn sie benötigt werden.

In bestimmten Fällen kann es sogar wichtig sein, die Chain of Custody bereitzustellen, um bestimmen zu können, dass das betreffende Quelldokument in Ihrer Kontrolle geblieben ist.

Quelldokumente vs. Fotokopien

In den meisten Fällen sind Fotokopien von Quelldokumenten rechtlich zulässig. So hat beispielsweise der Internal Revenue Service seit 1997 Fotokopien von Quittungen akzeptiert, sofern sie lesbar sind, alle im Original vorhandenen Informationen enthalten und diese Informationen im Rahmen des Scanvorgangs in einem Format darstellen, das mit dem Original.

Ein Materialbeleg, der die gekauften Objekte und den bezahlten Preis angibt, aber ohne den Namen des Lieferanten gescannt wurde, würde nicht qualifiziert. Ein Dokument, das alle Informationen in der Originalbestätigung enthält, aber im Word- oder Excel-Format erneut eingegeben wurde, würde ebenfalls nicht qualifiziert.

Der IRS-Standard - vollständig, lesbar und eine genaue Wiedergabe des Originals - ist derselbe Standard, der in vielen Unternehmen und Regierungsbehörden verwendet wird.Andere Institutionen ergänzen jedoch diese allgemeinen Anforderungen.

Die Universität von Washington akzeptiert zum Beispiel nur als Ersatz für das Originaldokument Fotokopien, die mit einer Mindestdichte von 300 Punkten pro Zoll (dpi) gescannt und entweder im PDF- oder im TIFF-Format präsentiert werden; Es akzeptiert keine JPEG-Fotokopien.

Wenn Sie planen, Buchhaltungs- oder Rechtsdokumente zu scannen, um die Speicherung zu erleichtern, wenden Sie sich an die zuständige Institution, um sicherzustellen, dass sie die Dokumente in dem Format akzeptiert, das Sie verwenden möchten.