Intelligente Ideen für eine effektive Registrierungstabelle

Die Registrierung ist der erste Kontaktpunkt mit Ihren Gästen und ein reibungsloser Check-in-Prozess hält die Aufregung hoch und gibt den Ton für ein großartiges Event vor. Auf der anderen Seite kann eine ungeordnete und zeitraubende Erfahrung die Menge bis zum Beginn Ihrer Veranstaltung grummeln lassen. Mit so viel Reiten auf dem Registrierungstisch wollen Sie es auf jeden Fall gleich beim ersten Mal richtig machen. Befolgen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie einen guten Start haben.

Größer ist besser

Einfache Mathematik sagt uns, dass große Menschenmengen mehr Arbeitskraft benötigen, wenn Sie lange Schlangen vermeiden wollen. Ich empfehle einen Begleiter für alle hundert Gäste und einen Floater für alle zweihundert Gäste. Nehmen Sie, soweit es der Tischbedarf betrifft, zwei Teilnehmer pro Acht-Fuß-Tisch an und fügen Sie dieser Berechnung eine zusätzliche Tabelle für Verbrauchsmaterial und Arbeitsbereich hinzu.

Bleiben Sie in Verbindung

Sie möchten nicht durch die Hallen laufen, um nach einer Steckdose oder einer Internetverbindung zu suchen. Stellen Sie daher sicher, dass diese Leitungen im Voraus an Ihren Tisch gelangen. Sie möchten auch einen Laptop mitbringen, auch wenn Sie ihn nicht verwenden möchten. Der Online-Zugriff kann nützlich sein, wenn Sie E-Mails abrufen oder verlorenen Gästen dabei helfen müssen, den Weg zum und vom Veranstaltungsort zu finden. Überprüfen Sie nicht zuletzt die Beleuchtungssituation. Wenn der Flur schwach beleuchtet ist, können Sie ein paar Schreibtischleuchten hinzufügen, um das Lesen Ihrer Listen zu erleichtern.

Vergessen Sie keine Büroartikel

Jeder Planer sollte eine Tackle Box mit Büroutensilien wie Klebeband, Schere und einer Auswahl an Markern haben.

Weitere wichtige Artikel für Ihre Packliste sind leere Nametags, Tabellennummern und reservierte Schilder, die Sie bei Bedarf verwenden können. Ja, Ihr Veranstaltungsort wird Zugang zu den meisten dieser Dinge haben, aber die Zeit und Frustration, die Sie sparen, indem Sie sie neben sich haben, ist unbezahlbar.

Expedite Answers

Einer der größten Unterbrecher Ihres "Registrierungsrhythmus" wird die Flut von einfachen Fragen sein, die von Freiwilligen und Teilnehmern kommen.

Sie können verhindern, dass diese Anfragen die Registrierungszeile verlangsamen, indem Sie eine Hilfstabelle einrichten. Sie werden erstaunt sein, wie viel effizienter ein Check-in-Tisch sein kann, wenn Sie eine engagierte Person haben, die Fragen wie "Wo ist das Bad?" Beantwortet. "

Bleiben Sie offen

Es ist wichtig, während der gesamten Veranstaltung mindestens eine Person am Anmeldungstisch zu halten. Sie wollen nicht, dass ein relativ kleines Problem zu etwas Größerem wird, weil niemand zur Verfügung steht. Dies passiert normalerweise, wenn Gäste gezwungen sind, woanders hinzuschauen, wenn Ihr Team nicht gefunden werden kann. Es dauert nur eine schlecht zeitgesteuerte Toilettenpause, um einen ungeduldigen Teilnehmer in Richtung Küche zu schicken und einen Salat ohne Zwiebeln zu bestellen!

Halten Sie Ihre Freunde geschlossen

Es gibt einige Kontaktnummern, die Sie vor dem Beginn der Veranstaltung gut kennenlernen sollten. Die erste ist die Handynummer für Ihren Veranstaltungskoordinator. Es wird keine Zeit sein, das Gebäude zu durchsuchen, wenn die Papierhandtücher im Badezimmer ausgehen, also ist diese Nummer ein absolutes Must-Have. Eine weitere gute Zahl für Lebensmittelfragen ist die des Catering-Managers. Bestätigen Sie abschließend die besten Notrufnummern für Polizei und Feuerwehr. Einige Hotels verfügen über eigenes Sicherheitspersonal, das oft der beste Ansprechpartner in diesen Situationen ist.

Registrierungstabellen sollten mehr als nur ein Willkommensschild und ein Namensschild enthalten. Sie repräsentieren aus Sicht des Gastes das Customer Service Center für Ihre Veranstaltung. Aber um dieser Erwartung gerecht zu werden, muss man vorbereitet sein. Wenn Gäste es nicht über die Registrierung hinaus schaffen, bleibt der Rest Ihrer Planung unbemerkt.